PROCESO DE COMPRA Y DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES GRUPO EULEN

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PROCESO DE COMPRA Y DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES GRUPO EULEN

DOCENTE:         JAIME ACEVEDO

PRESENTADO POR:

DANIELA GONZALEZ CASTILLO

YANETH PARDO MIRANDA

GABRIEL ANTONIO SIERRA

LUIS HERRERA CONTRERAS

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE BOLIVAR

CARTAGENA

2016

GRUPO EULEN se especializa en las áreas de Facility services, limpieza, servicios auxiliares, mantenimiento, medio ambiente y servicios sociosanitarios.

Actualmente Grupo EULEN Colombia, cuenta con aproximadamente 1.700 profesionales especializados, repartidos por todo el territorio desde Leticia hasta San Andrés.

El Grupo EULEN está adherido al Pacto Mundial y firmemente comprometido con la sociedad a través del desarrollo de políticas sociales responsables, mecenazgo cultural y protección del medio ambiente.

PROCESO DE COMPRA Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

1. OBJETIVO:

Establecer y documentar la metodología a aplicar por Eulen Colombia S.A., para asegurar que el producto comprado correspondiente a insumos y materiales cumpla con los requisitos específicos de Sistema de Gestión de Calidad.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica para todas las compras de insumos y materiales, que soliciten los procesos operativos de los clientes en la Compañía.

1. DEFINICIONES

3.1. COMPRAS: Adquisición de insumos y materiales para el cumplimiento de las actividades propias de la compañía.

3.2. PRODUCTO: Conjunto de elementos físicos y químicos engranados para uso   y desarrollo del objeto de la empresa.

3.3. PROVEEDOR OUTSOURSING LOGISTICO: Aquellas personas físicas o jurídicas que surten a la empresa de existencias que posteriormente ésta venderá y/o utilizará en los clientes de EULEN.

3.4. Evaluación: Calificación del grado en que las empresas se adaptan a los criterios de selección de proveedores; puede ser cualitativa y cuantitativamente. El proveedor que tenga más puntos puede ser el más adecuado para las compras.

3.5 Reevaluación: Se realiza en función de los resultados obtenidos a trabajar con un proveedor y conocer su desempeño en un periodo establecido con el fin de revisar su comportamiento posterior a la selección y se establece si continúan sin novedades o si se les exigen planes de mejoras e inclusive hasta si se debe de dar de baja a alguno de ellos por desempeño deficiente.

1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

4.1 CONDICIONES GENERALES

Las solicitudes de compras nacionales como son: insumos de aseo y papelería deberán canalizarse a través de la página WEB del proveedor vigente de Outsourcing que tenga asignado la compañía, en el cual se especifica por cada centro de costos los artículos y cantidades a requerir de manera mensual, cubriendo las necesidades contratadas en cada cliente por cada centro de costo creado por el área contable.

Los artículos especificados en el catálogo serán los determinados por el área de Producción y la Dirección económico financiera, de manera previa cada año, así como los costos y unidades de Empaque.

Se debe verificar que los insumos comprados han sido recibidos a satisfacción y cumplen con los requisitos fijados en la orden de compra, aprobada en el sistema WEB del proveedor de outsourcing.

El departamento de compras realizará una orden de compra, verificando las cantidades solicitadas por cada centro de costo y a los precios negociados de manera anual, la cual debe ir firmada por el Jefe y/o Coordinador de Compras y la Dirección Económico Financiera.

Todas las órdenes de compras deben estar numeradas, autorizadas y aprobadas.

Las devoluciones de productos comprados deben ser reportadas por el Director de Proyecto, Supervisores y Delegados, al Jefe de Compras máximo de 3 días después de la entrega del pedido, en el formato establecido OPSERFO13 lista de verificación la cual debe tener cada persona encargada de recibir pedidos para manifestar la conformidad de recibido de pedido.

Esta debe ser entregada o enviada via e-mail al jefe de compras y/o Coordinador que debe dar solución a la No conformidad de producto reportada informando al proveedor correspondiente de manera que se emitan los reportes de solución y/o Nota débitos respectivos a contabilidad.

4.2 DESARROLLO DEL PROCESO

4.2.1 SELECCIÓN DE PROVEEDORES

La pauta para realizar la selección de proveedores será a través de licitación de como mínimo 3 proveedores para ser estudiadas y evaluadas, después de lo cual se elegirá al mejor proveedor.

Los criterios que se tendrán en cuenta para  la selección de proveedores serán:

1. Experiencia
2. Garantía
3. Precio.
4. Forma de pago
5. Asesoría
6. Nivel de Servicio
7. Cumplimiento de requisitos básicos de ley en Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el trabajo.

El registro de los proveedores seleccionados se hará en el formato GAFFO03, registro de proveedores.

1. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

La evaluación de los proveedores se realiza en el proceso de selección del mismo teniendo en cuenta los siguientes aspectos diligenciando el formato CPFO04

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1. REEVALUACION DE PROVEEDORES

La reevaluación se realiza 6 meses después de la evaluación.

Los criterios de Reevaluación son los mismos que se tuvieron en cuenta para seleccionarlo

• Experiencia
• Garantía
• Precio.
• Forma de pago
• Asesoría
• Nivel de Servicio
• Cumplimiento requisitos legales medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo.

Calificación:

Calificación                                         Clasificación

Igual o mayor de 8                        Confiable

Entre 7 y 6                                Condicionado

Inferior a 5                                No confiable

Los proveedores con un resultado igual o superior a 4% en su reevaluación serán calificados como Confiables y seguirán en la base de datos de proveedores activos.

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