PROPUESTA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO CONTABLE PARA EL CENTRO CLÍNICO FAMILIA S.A. PUERTO ORDAZ ESTADO BOLÍVAR

PROPUESTA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO CONTABLE PARA EL CENTRO CLÍNICO FAMILIA S.A.

PUERTO ORDAZ ESTADO BOLÍVAR

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del problema

Una correcta gestión administrativa y contable es la que permite llevar un registro y control sistemático de todas las operaciones financieras que se realizan en una empresa. La misma está dirigida por un modelo básico complementado con un sistema de información bien planificado y diseñado, ofreciendo de esta manera, compatibilidad, control, flexibilidad y una relación aceptable entre costo y beneficio. El sistema de gestión administrativa y contable de cualquier organización, sin depender del sistema contable que la misma utilice, debe llevar a cabo tres pasos básicos utilizando todos los recursos que se encuentren relacionados con las actividades financieras, estos son el registro de las actividades financieras de la empresa, la gestión contable y el resumen de la información.

Para la optimización de sus procesos, muchas organizaciones en todo el mundo hacen uso de la gestión administrativa y contable para predecir el flujo de efectivo, tomar mejores decisiones relacionadas con la inversión y los créditos, apoyar a la administración en las etapas de planeación, organización y dirección; también para controlar las operaciones financieras que realiza la empresa y ésta pueda ser compartida entre los distintos departamentos que la integran. Mediante el uso de la gestión administrativa y contable las compañías pueden gozar de una observación adecuada de sus movimientos comerciales y financieros, obteniendo un incremento en la productividad y un mejor aprovechamiento de los recursos que dispone.

Las empresas ubicadas en la República Bolivariana de Venezuela no se quedan detrás en lo referido al uso de una correcta gestión administrativa y contable. Absolutamente todos los entes comerciales y financieros, tienen la necesidad de mantener un control en los movimientos que ocurren en ellos. Por esta razón ha surgido la implementación de sistemas de información con el uso de las nuevas tecnologías a nivel organizacional, es prácticamente un requisito indispensable hacer uso de ellos, para poder tener mejor competitividad en el mercado, rapidez en el manejo de las operaciones, contar con información oportuna y confiable que contribuye a tomar mejores decisiones.

En las empresas tanto públicas como privadas establecidas en el estado Bolívar, se utilizan diferentes estándares para realizar la evaluación y el control de todos los empleados que se hallen trabajando en ella. Para ello, se toma en consideración el establecimiento de normas que forman parte del proceso de planeamiento en la gestión administrativa contable. Aquellas medidas que son presentadas como una actividad del control, por lo general suponen un ajuste de planes que durante la práctica involucra el proceso administrativo como actos simultáneamente realizados que se encuentran interrelacionados entre sí.

El Centro Clínico Familia S.A., se encuentra ubicado en la Vía Venezuela, Torre Angi, Planta Baja, en Villa Colombia, Puerto Ordaz, estado Bolívar. En ella laboran aproximadamente 568 personas distribuidas en diferentes áreas; la misma se dedica a prestar servicio de salud a los pacientes que buscan atención quirúrgica o consultas y laboratorio clínico así como de hospitalización, abarcando las áreas antes mencionadas. También la clínica cuenta con servicio de banco de sangre las 24 horas y los 365 días al año, además posee un departamento de atención al cliente, en el cual se realiza la elaboración de presupuestos, ingresos de pacientes, ejecución de cargos oportunos de consumo a pacientes hospitalizados, gestión de alta (egresos) administrativa de pacientes asegurados, facturación, liquidación de seguros y cobranzas con la finalidad de que se cumplan a cabalidad los procesos administrativos.

En el mismo orden de ideas, esta empresa presenta una problemática al momento de plasmar en sus libros contables la información de las transacciones de la empresa, ya que al momento de liquidar las facturas a los clientes del centro clínico en estudio, los pacientes que cancelan a través de aseguradoras, quienes abonan los servicios a la clínica de manera tardía, y no desde el momento en que se procesan las facturas, es decir, desde que el cliente es atendido en las instalaciones del centro clínico con la clave de una empresa aseguradora. Los días que se otorgan estas aseguradoras para cancelar a la clínica varían entre 30 a 60 días lo cual resulta en retrasos y afecta la situación económica de la empresa y por ende, la gestión administrativa y contable que se lleva en ella.

La causa principal que genera esta situación es dada por la carencia de políticas administrativas y contables para controlar la planificación de los recursos de la organización, donde están involucradas las facturas y la contabilidad de la compañía de forma modular. Sin embargo, la planificación de recursos empresariales puede intervenir en el control de muchas actividades, pero la falta de esta hace que no exista un sistema eficiente para controlar el atraso de las operaciones de servicios de aseguradoras provocando que se venza el plazo de las facturas y el retorno del dinero a la clínica no llegue en el tiempo respectivo.

Como consecuencia se crea en el centro de salud baja rentabilidad, poniendo en peligro la estabilidad económica de la empresa y por ende la productividad, ya que no se está logrando promover las operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces, al igual que un servicio de calidad, acorde con la misión que la institución debe cumplir. Lo que se traduce en un sistema de gestión administrativo contable deficiente cuyo funcionamiento coordinado no está orientado a salvaguardar sus pertenencias, a lograr las metas y a mejorar su desempeño como parte de las políticas administrativas que se debe de cumplir en toda organización, aún más, si es del ramo de la salud.

Si este problema no es solventado se pronostica la pérdida de muchos clientes que son atendidos por la alianza con los seguros que son aceptados en la compañía. También se prevén fallas en la contabilidad que se lleva en los libros de la empresa, la cual podría atrasarse y recaer en multas para la organización por no cumplir con una información financiera correcta y oportuna que permita agilizar las gestiones y satisfacer las exigencias estipuladas en la Ley del IVA, ISLR, Ley del trabajo, entre otra.

En cualquier empresa o institución se desenvuelve una cierta cantidad de tareas que se apoyan en la gestión administrativa y contable de la misma. Para que se produzca el efectivo

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