PROTOCOLO DE COMUNICACIÓN CON LAS AUTORIDADES COMPETENTES ANTE LA IDENTIFICACIÓN DE ILÍCITOS

PROTOCOLO DE COMUNICACIÓN CON LAS AUTORIDADES COMPETENTES ANTE LA IDENTIFICACIÓN DE ILÍCITOS.

1. OBJETO: Definir el modo en el que se establecen las comunicaciones internas y externas que afecten al SGCS BASC, con respecto a la comunicación con las autoridades competentes.

1. ALCANCE: Todas las operaciones que desempeñen los empleados de la empresa durante la prestación de los servicios a la cadena logística del comercio internacional a escala nacional.

1. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA: Manual de seguridad BASC.

1. TIPO DE COMUNICACIÓN ESTABLECIDA: Vertical descendente: aquella que fluye desde los rangos superiores de la empresa (gerencia) hasta los rangos inferiores o empleados. Vertical ascendente: aquella que fluye desde los rangos inferiores hasta los rangos superiores.

1. SITUACIONES A REPORTAR: 1) Para notificar oportunamente a las autoridades correspondientes (Aduana o PNC), sobre cualquier cambio estructural en compartimentos ocultos descubiertos en los remolques, camiones o en cualquier equipo de transporte que se utilice para cruzar las fronteras o movilizar la carga hacia los puertos, previa autorización recibida de la cadena de mando establecida; 2) En caso se presente una amenaza de bomba en las instalaciones; 3) En caso de secuestros o extorsión a personal de la empresa o a la empresa; 4) Al identificar cuando una unidad de carga o transporte ha sido contaminación con ilícitos. Otras situaciones será la Gerencia General que tomará las decisiones sobre el particular.  

1. ESTRATEGÍAS DE COMUNICACIÓN EN CRISIS: 1) Silencio o evasiva: Está basada en ofrecer la mínima información posible o en no realizar ningún tipo de reacción, se utilizará cuando la crisis es poco violenta, no se usará en una crisis grave; 2) Negación: Basada en la negación de cualquier tipo de información; 3) Transferencia de responsabilidades: Responsabilizar a otras partes es el modo de ejecución de esta estrategia, se usará cuando la empresa es totalmente inocente de cualquier hecho; 4) Confesión o responsable: Se trata de reconocer la responsabilidades de la empresa derivadas de la crisis. Es importante dar argumentos y cerrar la crisis lo antes posible.

1. MEDIOS DE COMUNICACIÓN DISPONIBLES: En la tabla siguiente se destacan los medios de comunicación que se dispondrán y utilizarán para comunicar las situaciones antes descritas. 1) Teléfono fijo; 2) Teléfono celular; 3) Correo electrónico; 4) Comunicado de Prensa y 5) Combinación de los anteriores.

1. DIRECTORIO TELEFÓNICO: El siguiente directorio telefónico se colocará en diferentes áreas de la empresa, a fin de mantener su disponibilidad inmediata en casos de emergencia.

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