Parcial 1 de Comunicacion

Ejercicio 1:
Sobre la base del ejercicio realizado en la actividad 4 del Módulo 2, //¿Qué barreras percibo? ¿Es posible superarlas? ¿De qué modo?//, elabore estrategias de superación de las limitaciones observadas.

Ejercicio 2:
Tomando como punto de partida la actividad 5 del módulo 2, desarrolle las etapas previas de elaboración del texto, considerando algunas de las propuestas abordadas.

Ejercicio 3:
Continuando con la mecánica operada en la actividad 6 del módulo 2,
3.a. Realice un texto con rasgos típicos del código oral. Recuerde que debe considerar una extensión de seis líneas como mínimo.
3.b. Modifique el texto anterior a otro adecuado al código escrito.
3.c. Señale al menos cinco aspectos orales que haya modificado.

Respuestas

Respuesta ejercicio 1. Situación problemática de actividad N° 4 Mod. 2:

Comunicación en 2 sectores de la compañía proveedora de servicios telefónico: sector Producción y Sector Expedición.

Análisis: el tipo de organización jerárquico provoca

• Pocas reuniones entre los diferentes sectores
• Las tareas de producción se coordinan en ocasiones.

En esta situación se perciben 4 barreras de comunicación:

• Barreras de comunicación en el Sector de Expedición:

El lenguaje de comunicación que se utilizaba para todos los empleados era el mismo, pero había empleados de diferente nacionalidad, por lo tanto para aquellos que manejaban una percepción o interpretación diferente, emitían ese mensaje con distinto significado al sector de producción. Esto no pudo ser detectado por el supervisor ya que contaba con una gran carga de responsabilidades de tres turnos (mañana, tarde y noche) lo cual le implicaba, menor claridad de las responsabilidades, escaso control de las actividades de demanda que se desarrollaban mayor carga horaria de trabajo, toma de decisiones más lenta, reducción de coordinación entre turnos, etc.

Aquí se percibió una barrera semántica de redacción y barreras de percepción (interpretación diferente de algunos empleados)

• Barreras de comunicación entre ambos sectores:

El sector de producción interpreta mal las demandas del sector de Expedición debido a la diferencia de cultura lo cual genera quejas por parte de los empleados de este sector.

Se analiza la comunicación horizontal entre el sector de Expedición y Producción. Se nota que esta es muy escasa ya que tienen pocas reuniones entre ellos. Se estudia los motivos y se perciben las siguientes barreras de comunicación:

Barreras psicológicas; se forman de los prejuicios de los diferentes sectores, son barreras comunes y difíciles de evitar. El Gerente de Producción y el Supervisor de Expedición, adoptan una posición sarcástica y crítica referente a las actividades que desempeñan los respectivos sectores y Barreras semánticas, cada quien interpreta los informes de manera diferente, no hay comprensión en los mensajes que se emiten desde el sector de expedición hacia el sector de producción. (Ocasionados por el grupo de empleados que mal interpretan las órdenes de su Superior)

• Barreras de comunicación en el sector Producción.

Caso 1:

Existe falta de información en la comunicación vertical (descendente y ascendente, de gerente hacia los jefes de turno y viceversa) que provoca espacios vacios, incertidumbre. La comunicación entre ellos se realiza mediante documentación escrita como, cartas, informes, circulares, resoluciones entre otras.

El problema con los jefes de turno, surge a la hora de presentar el estas planillas para su control, este procedimiento no se cumple como se debiera.

A  fin de darle soluciona a esta situación, el Gerente  organiza reuniones para los jefes de turnos para la toma de conciencia de tal irregularidad y se les exige presentar con puntualidad las planillas, pero la situación se vuelve a repetir más adelante.

Aquí se percibió una barrera psicológica, de emotividad; el estado de ánimo que genero la mala predisposición de los jefes de turnos que a su vez provocaba el incumplimiento de las tareas. Se estudio la raíz de esta reacción y se detecto que habría ocurrido un conflicto entre dos jefes de turno por las diferencias de nivel cultural.

Caso 2.

Se analizo la comunicación entre los empleados y jefes de los turnos tarde y noche. Aquí se percibió una barrera de transmisión. Hay falta de comunicación entre jefe-empleado y carece de retroalimentación.

Ante el poco interés de los jefes de ambos turnos, las tareas de producción se coordinan en ocasiones, las indicaciones que se transmite a los empleados y la que  circula de un sector a otro es muy escasa. Por otro lado, los empleados expresan sus ideas, quejas, crítica o sugerencias para con sus jefes, pero los criterios transmitidos no llegan al nivel superior o no se tienen en cuenta. Esto provoca poco interés en los trabajadores quienes no cumplen con las planillas o las presentan parcialmente.

En resumen:

Barreras de comunicación en sector de Expedición: barrera semántica de redacción y barreras de percepción (interpretación diferente por parte de algunos empleados)

Barreras de comunicación entre ambos sectores: Barreras psicológicas y Barreras semánticas.

Barreras de comunicación en Sector de Producción: barrera psicológica, de emotividad y barrera de transmisión.

Si…es posible superar estas barreras utilizando métodos o estrategias que abarquen los sectores implicados y establecer, implementar y mejorar una buena comunicación.

Estrategias de superación de las limitaciones observadas.

• En el caso de del sector de Expedición, se propone que exista un jefe por cada turno que pueda optimizar la supervisión del jefe encargado del sector, es decir, crear y planificar los niveles de la organización utilizando la departamentalización por sector. Esto  implica crear puestos de trabajo, independencia y optimización de actividades lo cual agiliza resultado de las mismas.
• Elaborar técnicas de comunicación que abra un enlace amplio en ambos sectores, preparar específicamente al grupo de empleados que perciben el lenguaje de la organización de manera diferente.

• Proveer canales óptimos y enfocar la eliminación de barreras de comunicación entre los trabajadores de los diferentes turnos y los supervisores correspondientes. Este procedimiento se hace formalmente para que todos los miembros de la organización participen.
• Mejorar los canales de comunicación entre los sectores:

• asegurarse que exista buena codificación de los mensajes, que se interprete lo que realmente se comunica, eliminar toda barrera de comunicación como; percepciones o interpretaciones diferentes, diferencias del lenguaje.
• asegurarse que el lenguaje siempre sea claro, simple y directo. Evitar planillas, notas o informes mal elaborados. Eliminar ruidos; por ejemplo si estamos en medio de una reunión y notamos que el receptor está cansado, cambiamos el tono de voz o posponemos la reunión para otra ocasión. Otro caso puede ser, un factor ambiental que estorbe la recepción del mensaje, etc.

• Se debe llegar a una coordinación efectiva tanto de las actividades como de la comunicación. La coordinación es un proceso de integración, por lo tanto es indispensable que sea efectiva en los diferentes sectores, en la medida que las actividades se ejecuten, requieren un flujo de información más constante. La falta de coordinación genera conflictos, por el contrario si es efectiva, eliminaría la carencia de uno de los principios de la comunicación institucional; “interdependencia” (relaciones entre los diversos elementos del sistema entre sí y con el medio)
• Frecuentar las auditorías internas que comunique la situación de cada sector, lo que se debe corregir, las expectativas logros, demoras etc.
• Plantear formas de integración entre los miembros del los sectores. Mediante reuniones, talleres, informáticos, etc., proponiendo la comunicación como cultura organizacional.
• Cursos de liderazgo para los supervisores: modelo de líder consultivo, carismático, participativo, sustentador, dirigente, para reforzar el grado de confianza y seguridad que les da a sus subordinados, orientar a un carácter influenciador, alguien a quien sus seguidores quieran imitar.

Respuesta de ejercicio N2. En base a la actividad N° 5 del módulo 2: Etapas previas de elaboración del texto, considerando algunas de las propuestas abordadas.

PASOS PREVIOS A LA REDACCION.

Como primera instancia para tener conocimientos previos de la situación que voy va a plantear por escrito al director, realizo un estudio de la misma luego prosigo con los siguientes pasos:

PASO 1- Recopilo información que sea útil y escojo solo la que voy a necesitar.

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