Plan de negocio. Manejo de Documentos

República Bolivariana de Venezuela.

Ministerio Popular Para la Educación

Escuela Técnica Comercial (E.T.C) “Fermín Toro”

Mención: Contabilidad

Asignatura: Introducción a los Servicios Administrativos y Contables

Tema: Manejo de Documentos

Las diversas actividades que el hombre realiza en el quehacer cotidiano, tanto en sus diligencias personales, sociales, laborales, como profesionales, bien sea en el campo civil, comercial, etcétera, requieren y originan una gran variedad de documentos que dan pruebas de sus acciones efectuadas.

Estos documentos abarcan una serie bastante grande en cuanto a su origen, propósitos y carácter legal. Antes de continuar con la clasificación de la amplia gama de documentos, es conveniente saber qué documento es una relación o prueba escrita que ilustra acerca de algún hecho. A los efectos jurídicos, sirven para dejar constancia declaraciones de voluntad y medios de prueba de las mismas y, en ciertos casos, como requisito esencial exigido por la solemnidad de algún acto.

Los documentos pueden dividirse en públicos y privados. Son documentos públicos los que, autorizados por el notario o funcionario público competente, acreditan los hechos, las manifestaciones de voluntad a qué se refieren y su fecha.

Entre los comúnmente manejados en esta primera división, se tienen los siguientes:

A. Del registro del estado civil  (título XIII del Código Civil). Partida de nacimiento, partida de matrimonio, partida de defunción.

B. De identificación personal: cédula de identidad, licencia de conductor, pasaporte, carnet de acreditación como miembro de una institución pública, etc.

C. Acreditación: títulos académicos, certificado de estudios, diplomas, condecoraciones, etcétera.

D. De propiedades personales: título de propiedad de la vivienda, título de propiedad del vehículo, etc.

E. Solvencias certificado y constancia emitida por el sector público, solvencia del impuesto sobre la renta, solvencia de impuestos municipales, certificado médico, constancias de trabajo, constancia de estudio, etc.

Son documentos privados, los realizados únicamente con intervención de las partes interesadas, o con testigos, pero sin mediar ni notario ni funcionario competente. Entre los comúnmente manejados en esta segunda división se tienen los siguientes:

1.- De gestión y diligencias personales:

Constancias:

De trabajo

De estudios,

                    De asistencia a citas médicas:

De reposo médico, etcétera.

 Emitidas por el sector privado

Autorizaciones.

2.- De origen mercantil:

Negociables:    

Cheques

Letra de cambio

Pagaré.

No negociables:

Cotizaciones

Notas de pedido

Orden de compra

Factura

Nota de débito

Nota de crédito

Vale

Recibo

Documentos bancarios.

Documentos privados: de gestión y diligencias personales.

Se estudiarán en esta oportunidad los documentos de carácter privado,  siguiendo el mismo orden establecido en la división antes descrita. Se encuentran en primer lugar los originados por especiales e importantes gestiones y diligencias personales realizadas en la actividad cotidiana.

Corresponden a esta categoría las constancias, entendidas como un documento escrito mediante el cual se deja asentado, de manera expresa y fehaciente, la opción y efecto de un hecho. El modelo siguiente ilustra las partes que la componen y caracterizan.

Partes de una Constancia.

• Membrete.
• Título del documento.
• Texto.
• Lugar y fecha.
• Firma.
• Sello.

El "membrete" generalmente viene impreso en el papel. Ocupa la parte más alta del documento, pues de una manera resumida y ágil se suministra, a terceras personas, información relacionada con la empresa o institución que la expide.

El "título del documento" se refiere expresamente a la palabra “CONSTANCIA”, la cual se escribirá en letras mayúsculas y debidamente centradas a unos cinco espacios debajo del membrete.

El "texto" es el escrito de datos importantes, que narra la acción o efecto de un hecho realizado por la persona ejecutora. Comprende el nombre y referencia del cargo de la persona que suscribe el documento, nombre y apellido de la persona ejecutora del hecho, el número de la cédula de identidad y resumen de datos que describen el hecho.

El "lugar y fecha" en esta parte se describe el nombre de la localidad donde se expide la constancia continuación la fecha escritas en letras.

"La firma" comprende el nombre, apellido y cargo que ocupa la persona que suscribe el documento.

"El sello", impresión que se estampa en el documento para darle autenticidad y carácter institucional. Este debe ser húmedo.

Aquellas empresas o instituciones que frecuentemente expiden constancias, tienen formatos impresos con información de carácter general y dejan espacios libres para asentar los datos personales y particulares de solicitante de esta manera, el proceso se hace más rápido y eficiente. Ejemplo,

Autorizaciones.

Otros documentos privados, originados por gestiones y diligencias personales son las autorizaciones; documento escrito mediante el cual una persona otorga a otra derechos, permiso o facultades para que realice acciones precisas a nombre del otorgante.

Partes de una Autorización.

• Título del documento.
• Texto.
• Lugar y fecha.
• Firma.
  
  

El título del documento, al igual que la constancia, se refiere aquí a la palabra AUTORIZACIÓN, la cual se escribirá en letras mayúsculas y debidamente centradas a unos dos espacios del borde superior de la hoja de papel.

...