Planeacion De Ventas Y Operaciones

PLANEACION DE VENTAS Y OPERACIONES (Proceso SOP); el “hoyo negro” de los sistemas ERP y Supply Chain Management Por: Antonio Resa Freg* (Artículo publicado en la Revista Soluciones Avanzadas de Octubre de 1999) 1. INTRODUCCION Hoy por hoy todos los sistemas de cómputo denominados ERP para empresas de manufactura incluyen todos los módulos posibles para hacer más fácil y completa la administración del negocio en sus áreas financieras, comerciales, de materiales, manufactura, recursos humanos, servicio al cliente, ingeniería, etc.

Estos sistemas ERP de alta tecnología de programación aunados a las telecomunicaciones, han avanzado al punto de que hoy es posible pensar en el enlace de toda una cadena de negocios local o global para vender, planear, comprar, producir y entregar productos o servicios mediante la red de internet en todo el mundo. De esta manera la distancia entre los consumidores y los proveedores se ha acortado y los clientes tienen acceso o están penetrando a las empresas para conocer los productos, decidir la compra y despacharse por sí mismos.

Los modelos de negocio que sustentan lo anterior se denominan Supply Chain Management (SCM.- ver número de febrero de 1997), MRPII-ERP de alto desempeño o de Clase “A” y comercio electrónico (e-Commerce o e-Business).

2. PUNTOS VULNERABLES EN LA ADMINISTRACION DE LAS CADENAS DE SUMINISTRO Sin embargo estas nuevas formas de complementar los canales de venta mediante el comercio electrónico tienen puntos vulnerables que es necesario entender y reforzar para lograr un resultado positivo en cada negocio de la cadena.

En Primer lugar esta la calidad de la planeación y operación que tenga cada uno de los miembros de la cadena, es decir, el nivel de confianza de sus planes de venta a lo largo de los canales de

distribución y sus programas de compras debe ser al menos de un 95% de desempeño real vs. plan, porque de lo contrario sus deficiencias serán trasladadas a otros miembros de la cadena y con el efecto domino, se afectará en mayor medida el resultado total.

Por ejemplo: si localiza en una página web de algún proveedor un artículo de su agrado, después de la transacción de compra (segura), le asignan la fecha de entrega, de aquí pasa a las opciones de envío en donde le ofrecen varios medios de transporte para enviarlo a su domicilio. Si la información sobre cantidad, precio, y tiempos es correcta, lo negociado entre la empresa y el cliente en esta transacción mediante la tienda virtual será satisfactorio al cliente, pero si algún dato en cantidad y tiempo no es correcto, entonces se pone en riesgo la satisfacción del cliente y la probabilidad de que vuelva a comprar. ¿Está lista nuestra operación de manera que la información sea de al menos 95% de confianza para que este tipo de transacciones se lleven a cabo exitosamente?

Otro aspecto es la conectividad de datos y comunicaciones que se establecen entre todos los miembros de la cadena. Si no hay códigos, protocolos, redes y programas compatibles, la distribución de la información de la demanda o suministro se realizará fuera de tiempo real y esto desemboca en serios problemas.

También se consideran aspectos sobre la calidad de los productos (factor de máxima importancia), trámites financieros, de logística, legales, mediciones y evaluación del desempeño, etc., que si no son confiables, pueden paralizar las operaciones en cascada. Un aspecto que buscan afanosamente todos los socios de la cadena es la reducción de los inventarios, por lo que la dependencia de un sistema de planeación de recursos MRPII-ERP se vuelve vital, ya que al ser mínimo el inventario, se va disminuyendo el colchón de protección (costo agregado) y por lo tanto un error en la planeación de un miembro de la cadena, repercute en secuencia.

Hay que tener en mente que el manejo eficiente de recursos a lo largo de toda la cadena es lo que define el precio, prontitud y puntualidad en la entrega de la cantidad solicitada, etc. o elementos de calidad total y de valor al cliente y por los cuales nos preferirá por

sobre los de la cadena de la competencia. Esto es lo que se pretende lograr con la implantación de los sistemas ERP, pero la idea de implantarlos en las empresas muchas veces surge por una necesidad administrativa y de control financiero, otras por una actualización de tecnología de información y recientemente por la crisis denominada el error del año 2000.

Pero aun estamos lejos de pensar que después de que ya operemos como empresa ERP, tendremos que recorrer el camino de la integración al ERP de otras empresas con las que tengamos prácticas comerciales y así ser partícipes en el SCM. Esto será más fácil si alcanzamos un ERP de alto desempeño (nivel de Clase “A”.- ver número del mes de abril de 1999), y extendemos este concepto con los socios de la cadena.

3. LA INTEGRACION DE VENTAS Y OPERACIONES PARA UN PLAN COMUN Pero volviendo al primer aspecto del punto anterior, la integración comienza por una célula de negocio llamada “proceso de planeación ventas y operaciones o proceso SOP”, que representa el primer eslabón de la cadena que debe ser verdaderamente integrado al interior de las empresas, para que tanto los planes de ventas, como los de suministro tengan un alto nivel de desempeño o nivel de Clase “A y puedan ser integrados a los planes de otras empresas a lo largo de la cadena.

Tradicionalmente este enfoque de “socios” que debe existir entre las áreas comerciales de ventas/mercadotecnia y operaciones ha sido más bien un abismo que ha generado que cada uno haga sus planes por separado, con la consecuencia de que al final de cada mes, sea el área financiera la que este contando milimétricamente cuanto falta para el presupuesto del mes y después de un clásico pico de ventas en el último instante, se logre la cuota. Todos los que han navegado por los procesos MRPII-ERP saben que este modo de operar sale más costoso, ya que la utilidad de las ventas milagrosas es minada por los altos costos con los que se obtuvo dicha producción. Además consideren si esto es una manera

adecuada de operar, ya que también estos vaivenes del negocio se trasladan a los proveedores principalmente, quienes para “cubrirnos” nos tienen inventarios de protección (y su correspondiente costo financiero oculto en el precio) para sacarnos del apuro con un “buen servicio” en el mejor de los casos.

Una planeación de ventas y operaciones (SOP) saludable, conduce a un solo juego de planes de la empresa. Ya no es el plan de finanzas por un lado, el plan de ventas por otro, el de mercadotecnia por otro y el de producción por el suyo. Es el acuerdo entre todas estas entidades para valorar el plan que haga “clic” para todos con un sentido de “¿hacemos negocio para la empresa con este plan?”;

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