Planeacion y seguimiento de auditoria ambiental

Primera etapa: diagnóstico general y planificación Esta etapa se orienta al conocimiento general de la estructura, funciones y gestión de la entidad auditada, se basa en las respuestas al pedido inicial de información, en la documentación adicional recopilada por el equipo de Contraloría y en la inspección de campo. Inicia a partir de la fecha en la cual la entidad examinada da respuesta a la solicitud de información y concluye con la aprobación de la planificación. 3.1.1. Diagnóstico general A más de la documentación e información recibida y recopilada, es necesario realizar reuniones de trabajo con las personas vinculadas con la auditoría, y de ser el caso, inspecciones de campo a las instalaciones de la entidad, a los programas o proyectos a evaluar. La inspección de campo, en esta etapa, es una visita rápida a las instalaciones de la institución, programa o proyecto; a fin de identificar fuentes de información, reconocer el área de influencia directa, observar procesos, emisiones, descargas, residuos, ruidos, olores, fugas, manejo de combustibles, productos químicos, sistemas de tratamiento, manejo y control ambiental

Primera etapa: diagnóstico general y planificación Esta etapa se orienta al conocimiento general de la estructura, funciones y gestión de la entidad auditada, se basa en las respuestas al pedido inicial de información, en la documentación adicional recopilada por el equipo de Contraloría y en la inspección de campo. Inicia a partir de la fecha en la cual la entidad examinada da respuesta a la solicitud de información y concluye con la aprobación de la planificación. 3.1.1. Diagnóstico general A más de la documentación e información recibida y recopilada, es necesario realizar reuniones de trabajo con las personas vinculadas con la auditoría, y de ser el caso, inspecciones de campo a las instalaciones de la entidad, a los programas o proyectos a evaluar. La inspección de campo, en esta etapa, es una visita rápida a las instalaciones de la institución, programa o proyecto; a fin de identificar fuentes de información, reconocer el área de influencia directa, observar procesos, emisiones, descargas, residuos, ruidos, olores, fugas, manejo de combustibles, productos químicos, sistemas de tratamiento, manejo y control ambiental

. Recopilación de información

. A los entes que tienen relación con la gestión ambiental de la organización auditada, se les puede solicitar reportes de cumplimiento normativo, y de ser el caso, la realización de inspecciones conjuntas. Este mecanismo, permite manejar aspectos propios de la auditoría ambiental con un equipo limitado en cuanto a su composición. Es de mucha utilidad la localización de estudios, resultados y conclusiones desarrollados por organizaciones especializadas, así como la identificación de datos disponibles sobre la medición de impactos y la obtención de hojas de seguridad de sustancias peligrosas. Es recomendable verificar la existencia de planes de contingencia: evaluar procedimientos, capacitación del personal, frecuencia de simulacros, existencia de equipamiento requerido, intervención de terceros, etc. GUIA DE AUDITORIA AMBIENTAL Página 14 3.2.2. Muestreo estadístico Cuando se disponga de muchos registros o informes, se debe analizar la documentación y datos de los casos obtenidos a través de muestreos estadísticos. En el caso de existencia de bases de datos es necesario determinar la validez y confiabilidad de los registros. 3.2.3. Trabajo de campo El trabajo de campo debe ser perfectamente diseñado, considerando el tiempo disponible, la ejecución previa de los contactos necesarios y la preparación de los documentos: - Listado de información a ser obtenida y revisada. - Formularios de entrevistas. - Ayudas técnicas. (Ver el Formato 6 de los Anexos 3 y 4 sobre la ayuda técnica legal). - Formatos de actas para registro de observaciones y/o registro de constancias de muestreo. (Ver el Formato 5 del Anexo 2 sobre el acta de inspección). - Disponibilidad de recursos requeridos. - Participación del representante del auditado, responsable de los aspectos técnicos de las instalaciones o proyecto a ser inspeccionado. - Coordinar la logística necesaria para transporte y muestreos. - Necesidad de registros fotográficos, de georeferenciación o de video. - Identificar políticas y regulaciones especiales para el ingreso, autorizaciones, horarios de trabajo y equipamiento. Es recomendable iniciar el trabajo de campo con una reunión, en la cual se presentarán los miembros del equipo de Contraloría a las autoridades y técnicos del organismo auditado, se darán a conocer el alcance y objetivos de la auditoría, la agenda establecida para el trabajo de campo y se coordinarán los recursos y logística necesarios. El trabajo de campo es de trascendental importancia, pues solo allí se pueden analizar las diferentes instalaciones y áreas de la organización o del proyecto, objeto de la acción de control, sus interacciones con el ambiente y la confirmación de las áreas críticas. Las siguientes actividades y controles son necesarios: - Verificar si las medidas para prevenir, mitigar, controlar y compensar las alteraciones ambientales significativas han sido implementadas adecuadamente, y si éstas cumplieron el efecto preventivo deseado. - Identificar si los procesos implementados corresponden a prevención, corrección, compensación o remediación. GUIA DE AUDITORIA AMBIENTAL Página 15 - Evaluar las acciones correctivas implementadas, en caso de efectos inesperados. - Identificar impactos o problemas ambientales no considerados. - Determinar si los impactos ambientales son acumulativos, sinérgicos o susceptibles de ser incrementados por factores externos ambientales, como los de tipo climático. - Identificar y discutir recomendaciones técnicas. - Dialogar con representantes de las poblaciones que se encuentran en el área de influencia directa del proyecto o de la institución. - Determinar si la organización establece acciones para proteger la salud de sus trabajadores y de los pobladores del área de influencia directa del proyecto. - Entrevistar a los trabajadores de la organización auditada, para evaluar si han sido preparados o capacitados sobre temas de protección ambiental y si tienen el entrenamiento apropiado para actuar en situaciones de emergencia. - Evaluar el almacenamiento, señalización y manipuleo de productos químicos. - Cuando se trate de una misma actividad en varias localizaciones, equiparar procedimientos para determinar fortalezas y correctivos que se pueden aplicar. - Verificar el cumplimiento de los permisos emitidos respecto de las descargas, vertidos y efluentes. Revisar la vigencia de informes, permisos, licencias y aprobaciones ambientales requeridas. - Verificar protocolos de monitoreo y periodicidad en la calibración de equipos. - Identificar el riesgo de estar expuesto a sanciones por incumplimiento de la normativa relacionada. - Examinar los planes de contingencias: revisar equipamiento, definición de rutas e infraestructura requerida, evaluar la respuesta y preparación ante incidentes ambientales. - Evidenciar el cumplimiento de las labores de fiscalización ambiental, equipamiento, resultados y periodicidad del control. - Evidenciar iniciativas para prevenir, disminuir o remediar impactos ambientales. - Identificar factores que limitan la gestión del auditado, que se encuentran fuera de su control, por depender de otra organización. 3.2.4. Muestreos y análisis de laboratorio La institución auditada es responsable de reunir los datos sobre las condiciones ambientales mediante muestreos en campo. Los resultados de los análisis de laboratorio pueden ser proporcionados por la entidad, respecto a períodos de tiempo importantes. Sin embargo, en ocasiones puede ser necesaria la realización de muestreos propios de GUIA DE AUDITORIA AMBIENTAL Página 16 la auditoría, por no disponer de esta caracterización o cuando se tenga dudas sobre la confiabilidad de los resultados. En todo caso, se debe tener presente la posibilidad de que durante la visita de campo no se mantengan las condiciones habituales de operación del proceso o proyecto. En el manejo y transporte de las muestras recolectadas se deben respetar las especificaciones determinadas por el laboratorio y cumplir los plazos determinados para la realización de los análisis respectivos, de acuerdo a los protocolos. 3.2.5. Identificación y jerarquización de los hallazgos Los impactos ambientales evidenciados, asociados a las actividades ejecutadas, deben ser evaluados a fin de determinar su importancia, atendiendo los siguientes aspectos: - Dimensionar cuantitativamente o cualitativamente el impacto. - Establecer los factores ambientales involucrados, sensibilidad o vulnerabilidad. - Identificar causas, efectos y consecuencias probables como inminentes. - Reconocer potenciales riesgos. - Establecer acciones correctivas a corto, mediano y largo plazo. - Diferenciar aquellos aspectos que requieren acción inmediata. - Determinar las consecuencias de los incumplimientos y de ser posible valorar los daños ambientales. - Analizar acciones emergentes, fecha de notificación y acciones correctivas implementadas. Evaluar la capacidad de respuesta ante acciones emergentes. Una vez realizado el registro, la descripción e identificación de la constancia documental, la determinación de los responsables, las cuantificaciones y valoraciones pertinentes; el equipo de Contraloría revisará los hallazgos para organizarlos y establecer su jerarquización. La forma de organizar los hallazgos, responde a la necesidad de facilitar el entendimiento de los resultados. La jerarquización es función de la magnitud del impacto, de la sensibilidad del entorno y del tipo de criterio de auditoría empleado. La jerarquización permite reconocer los temas de alta prioridad que demandan una respuesta inmediata. Al concluir esta etapa, es necesario verificar el cumplimiento de los objetivos establecidos en la planificación de la auditoría ambiental. Los respaldos documentales obtenidos, los registros de las actividades realizadas, los protocolos y ayudas técnicas utilizadas, de ser el caso, deben ser certificados y debidamente archivados en los papeles de trabajo, cuyo manejo debe responder a lo establecido en las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental EAG – 04. GUIA DE AUDITORIA AMBIENTAL Página 17 3.2.6. Comentarios, conclusiones y recomendaciones Los comentarios consisten en la exposición de las condiciones, criterios, causas y efectos de los hallazgos obtenidos en la ejecución de la acción de control, con relación a los hechos que afectaron al ambiente, las personas y la economía del proyecto, objeto de la auditoría. Las conclusiones, representan los pronunciamientos profesionales del auditor ambiental sobre la materia objeto de la auditoría, se sustentan en el análisis de la evidencia de la auditoría e identifican a los sujetos responsables de las inobservancias de carácter técnico, legal o económico, describen las normas de auditoría inobservados y las consecuencias o efectos para la institución. Las recomendaciones son las acciones que se requieren para corregir los incumplimientos detectados. En las recomendaciones puede establecerse la necesidad de realizar investigaciones adicionales o de promover reformas en la reglamentación vigente. 3.3. Tercera etapa: comunicación de resultados En cumplimiento a lo establecido en el artículo 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 22 de su reglamento de aplicación, los auditores ambientales, en el desarrollo de la acción de control, deben mantener comunicación con los servidores de la organización auditada y demás personas relacionadas con las actividades examinadas. La comunicación de resultados provisionales, se realizará a medida que se identifiquen los hallazgos y al finalizar el trabajo de campo; preferentemente mediante documentos escritos, en los cuales se incluirán los comentarios y conclusiones relativos a los aspectos significativos detectados. En estas comunicaciones no constan las recomendaciones, a fin de respetar el debido proceso y dar oportunidad a los auditados, para presentar los documentos y alegatos que aclaren o desvirtúen los hallazgos. El borrador del informe, revisado por el supervisor del equipo de control, se da a conocer en la conferencia final. El objetivo fundamental del informe de auditoría es la descripción jerárquica de los hallazgos, identificados por el equipo de Contraloría, para establecer las acciones que permitan corregir los incumplimientos. El informe final está sujeto a los procesos de control de calidad institucionales. La estructura general del informe deberá sujetarse a lo establecido en el reglamento para la elaboración, trámite u aprobación de informes de auditoría, con las siguientes consideraciones adicionales: - En los formatos 1, 1a, 2 incluir los nombres de todas las entidades consideradas dentro del alcance. - En el formato 3: - En el alcance de la acción de control, incluir las entidades y unidades analizadas, relacionadas con el objeto de la auditoría. GUIA DE AUDITORIA AMBIENTAL Página 18 - En la base legal, estructura orgánica y objetivos, incluir los correspondientes a las entidades y unidades analizadas, relacionadas con el objeto de la auditoría. - En información del proyecto, describir el entorno de la institución, proyecto o procesos que serán objeto de análisis con las obligaciones de las unidades y entidades relacionadas; considerando la identificación de administradores y fiscalizadores de los contratos. - En servidores relacionados, organizar la información por entidad y en orden jerárquico. - En resultados, se ubicarán los comentarios tomando en cuenta, adicionalmente, la secuencia del proceso analizado. Los resultados de ensayos, mapas y soportes fotográficos relevantes pueden incorporarse en el texto del comentario o en anexos. - En resultados, cuando se han identificado la condición, el criterio y la causa, pero no es factible demostrar los efectos que el incumplimiento causó sobre el ambiente y la población; en la redacción del comentario no se incluirá el efecto. Una vez concluida la auditoría, se sugiere realizar una autoevaluación del proceso y los resultados, a fin de identificar aspectos que pueden ser mejorados. Se recomienda revisar los protocolos, formatos y ayudas técnicas empleados a fin de corregirlos, en caso de ser necesario, para que sean aplicados en acciones de control posteriores. 3.4. Cuarta etapa: seguimiento El seguimiento de las recomendaciones, parte de una estrategia informativa orientada a difundir los resultados de la auditoría hacia sectores involucrados con su cumplimiento, aplicación, o control social. Una vez receptado el informe final aprobado por la Contraloría General del Estado, las instituciones auditadas deberán elaborar un plan que permita aplicar las recomendaciones emitidas, en el cual se determinarán las actividades necesarias, con definición de recursos, responsables, tiempos asignados. Este plan puede ser acordado conjuntamente con el personal del auditado y constituir parte de los resultados de la auditoría ambiental. En función de esta planificación,

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