Politica de Tarjetas Corporativas

Objetivo

Determinar las normas bajos las cuales se asignan y autorizan las utilizaciones de las Tarjetas de Crédito Corporativas.

Alcance

Aplica para todos los funcionarios de Casa Matriz y cada una de las filiales, a los cuales se les ha asignado una tarjeta de crédito corporativa, e incluye la autorización de los gastos. Su vigencia será a partir de la fecha de publicación.

Directrices Generales

1. Se asignaran las Tarjetas de Crédito Corporativas, toda vez que las funciones a desempeñar, requieran realizar viajes recurrentes y/o compras de servicio.

1.  Los cargos que requieren dichas asignaciones serán autorizados por la Dirección Financiera, previa solicitud del Director del Área.

1. Las compras o gastos incurridos en la tarjeta asignada a cada funcionario son su responsabilidad y deben tener relación con sus funciones, quedando prohibido los préstamos de dicha tarjeta tanto a otros funcionarios de la organización como a terceros, así como la utilización para compras personales.

1. El préstamo a terceros y el uso de la misma para beneficios personales, se considera una falta grave que dando inicio a un proceso disciplinario.

1. Se prohíbe el uso de las tarjetas para la realización de avances de efectivo.

1. La tarjeta podrá ser utilizada para:

• Gastos de representación con clientes potenciales, previa autorización del Director de Área.
• Compra de Tiquetes
• Compra de Libros
• Pago de hoteles únicamente cuando la Compañía no tenga convenio y previa autorización de Tarifas por el Director de Área.

1. Después de utilizada la tarjeta, se debe hacer entrega de los recibos correspondientes a cada gasto junto con la relación de las actividades realizadas y la autorización del Director del Área en un período no mayor a xxx días. No realizar la entrega de dicho reporte se considera como una falta grave que da inicio a un proceso disciplinario.

1. El retiro o modificación de la tarjeta de crédito, puede hacerse por la Compañía en el momento que lo considere.

1. Toda solicitud de Tarjeta de Crédito, debe ser realizada por medio del documento xxxx y presentada por el Director de Área.
2. Todo funcionario al que se le asigne la tarjeta, deberá suscribir una autorización para deducción de su salario en caso de incurrir en gastos no autorizados en la Dirección de Recursos Humanos.
3. Es responsabilidad del Director de Área la autorización de los gastos incurridos en la tarjeta, así como dichos gastos también deberán ser avalados por el Director Contable.
4. La Dirección de Recursos Humanos, es responsable del registro de tarjetas asignadas a los funcionarios, así como de solicitar la verificación y autorización de dichos gastos al momento de su retiro y antes de proceder al giro de su liquidación.
5. Las Tarjetas de Crédito podrán solicitarse únicamente con el Banco autorizado por el Comité Administrativo.

Otras disposiciones

1. Cualquier modificación de la presente política, será aprobada por el Comité Administrativo de la organización.

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