Portafolio De Proyectos

¿Qué es una Cartera o Portafolio de proyectos?

Definiremos como Cartera o Portafolio de proyectos a una colección de proyectos y/o programas (grupo de proyectos relacionados y gestionados de una forma coordinada para obtener beneficios y control que no sería posible gestionándolos individualmente) y otros trabajos que se agrupan juntos para facilitar la gestión efectiva de ese trabajo para alcanzar los objetivos estratégicos del negocio. Los componentes de la cartera son cuantificables; eso es, que pueden medirse, clasificarse y priorizarse. Los proyectos o programas (a menudo referidos como “componentes de la cartera”) pueden no ser interdependientes o estar directamente relacionados. En cualquier momento, la cartera representa una vista de sus componentes que reflejan y afectan a los objetivos estratégicos de la organización. Es decir, la cartera representa el conjunto de programas, proyectos, sub-carteras, y otro trabajo activo en un instante de tiempo determinado. Una cartera refleja las inversiones realizadas o planificadas por una organización, que están alineadas con la misión y objetivos organizativos. Aquí es donde se identifican las prioridades, se hacen las inversiones, y se asignan los recursos. Si los componentes de una cartera de proyectos no están alineados con su estrategia organizativa, la organización puede cuestionarse por qué se va a hacer el trabajo.

La Gestión de la Cartera es la gestión centralizada de una o más carteras, que incluye identificar, priorizar, autorizar, gestionar, y controlar proyectos, programas y otros trabajos relacionados, para alcanzar objetivos estratégicos de negocio específicos. Hay muchas variedades y tipos de gestión de cartera, pero según el estándar de PMI (Instituto de dirección de proyecto), la Gestión de la Cartera es un enfoque para alcanzar los objetivos estratégicos seleccionando, priorizando, evaluando y gestionando proyectos, programas y otro trabajo relacionado basado en su alineamiento y contribución a los objetivos estratégicos de la organización. La gestión de Cartera combina el foco de la organización asegurándose de que los proyectos seleccionados para invertir alcanzan la estrategia de la cartera con foco en la gestión de proyectos para gestionarlos de forma efectiva y dentro de la contribución planificada para la cartera.

Una de las mayores quejas de los directores de proyecto es la aparición aleatoria de nuevos proyectos en las organizaciones. Dichos “directores de proyecto” parecen estar preocupados por la inexistencia de una estrategia coherente y de que los directivos no sean conscientes del número de proyectos que se están abordando al mismo tiempo. Como consecuencia, algunos profesionales perciben que están trabajando con intereses contrapuestos, en muchos proyectos innecesarios, y en general en demasiados proyectos. Dar a los proyectos un énfasis estratégico ayuda a resolver dichos sentimientos y es el primer paso para crear un entorno donde los proyectos tengan éxito en cualquier organización. La Dirección de proyectos no es solo para el “director de proyecto”, es una filosofía de gestión aplicable a todas las áreas de una organización empresarial. Este es el principal fallo por el que las empresas, aún gastando mucho dinero en formar a sus directores de proyecto, fallan en la implantación de un proceso de gestión de proyectos.

Algunas empresas multinacionales, por ejemplo, utilizan lo que llaman el “Consejo (Council)” para establecer una dirección estratégica para sus proyectos. Un “Council” puede ser permanente o temporal, y formado para resolver temas estratégicos. Como resultado, un “Council” involucra normalmente a la alta dirección. Usualmente su papel es fijar la dirección, gestionar proyectos múltiples o un conjunto de proyectos, y ayudar en la resolución de problemas e incidencias organizativas.

Gestión del portafolio de proyectos

La gestión del portafolio, va a permitir que los proyectos estén perfectamente alineados con la estrategia de la organización mediante la selección y priorización de los proyectos que se van a definir. Trata de gestionar todos los proyectos de la organización de la forma que mejor le convenga acorde con la estrategia de la entidad patrocinadora.

Gestión del Portafolio de Proyectos (GPP) implica la evaluación, revisión y planificación periódica de la cartera de proyectos a mediano y largo plazo de una organización ejecutando un número representativo de proyectos complejos.

Esta metodología se sustenta en un principio básico: los recursos de cualquier organización son limitados. Por ello, es necesario disponer de una metodología de gestión del portafolio de proyectos alineada con la estrategia de la organización: así se consigue ejecutar aquellos proyectos que aporten mayor valor para la gestión. La idea principal es, por tanto, mantener el portafolio de proyectos equilibrado y que contribuya a realizar la visión a medio y largo plazo en la organización patrocinadora.

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