Portafolio De Proyectos

PORTAFOLIO DE PROYECTOS

Un portafolio es una colección de proyectos y/o programas que se agrupan para facilitar una gestión efectiva del trabajo para cumplir con los objetivos estratégicos del negocio. Dichos proyectos y programas pueden ser interdependientes o pueden estar directamente relacionados, mismos que compiten por una serie de recursos y que son dirigidos dentro dentro de una misma organización.

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Caracteristicas

o Recientemente Microsoft lanzó al mercado su solución de Project and Portfolio Management (PPM) titulada Microsoft Enterprise Project Management (EPM) la cual permite la administración centralizada de proyectos. Los elementos que componen ésta solución son los siguientes:

 Microsoft Office Project Professional 2003 . Es la herramienta usada por el Administrador de Proyectos para definir y secuenciar actividades y tareas, asignar tiempos, recursos y costos, etc.

 Microsoft Office Project Server 2003 . Es un servidor que provee un repositorio centralizado para proyectos, recursos, calendarios organizacionales, etc.

 Microsoft Office Project Web Access . Es una interfaz web para que usuarios con perfiles diferentes (ejecutivos, administradores de proyectos, equipo de trabajo, etc.) puedan interactuar, ver y actualizar la información correspondiente a su actividad, compartir documentos, administrar riesgos, etc.

 Integración con Microsoft SharePoint para administración de riesgos, interacción entre miembros del equipo de trabajo, compartir documentos, listas de discusión, directorio de contactos, calendario de eventos, etc.

 Integración con Microsoft Outlook para que el equipo de trabajo pueda ver y actualizar sus actividades y avances rápidamente y dentro de Outlook. Permite integración limitada con PocketPC y Palm a través de sincronización de agenda

Una organización gestiona de forma efectiva su portafolio de proyectos cuando los proyectos que forman el portafolio cumplen tres condiciones:

• Están alineados estratégicamente.

• Maximización de valor.

• El conjunto de proyectos está balanceado.

El portafolio de proyectos tiene un claro foco estratégico, la selección y priorización ha de realizarse con una clara visión estratégica. Dentro del portafolio se busca la eficiencia, esto es que todo proyecto contribuya a la estrategia de la mejor forma posible. En la tabla 1 tenemos una comparación de las diferencias entre la dirección de portafolio y la gestión de múltiples proyectos.

Dirección de Portafolio Gestión de múltiples proyectos

Propósito Selección y priorización de proyectos Asignación de recursos

Foco Estratégico Táctico

Planificación Medio / Largo plazo Corto plazo

Responsabilidad Dirección de Portafolio Responsables de proyectos y recursos

Tabla 1. Comparación entre dirección de portafolio y gestión de múltiples proyectos

Mediante la creación del portafolio de proyectos se establece una visión compartida entre todos los actores respecto al gobierno de los proyectos.

La estrategia se traduce en resultados en la medida en que las iniciativas y proyectos que se desarrollan, contribuyen significativamente a la misma y están alineadas y priorizadas en función de los objetivos de negocio

La Administración del Portafolio habilita a las organizaciones a identificar y seleccionar qué inversiones deben de ser realizadas para maximizar el valor del negocio. Contribuye a:

• Apoyar a lograr la estrategia de la Organización

• Seleccionar los proyectos correctos

• Alinear la inversión de proyectos a los objetivos estratégicos

• Evaluar si se tienen los recursos suficientes para lograr materializar las inversiones

• Evaluar si los proyectos están generando los beneficios propuestos

• Definir los procesos para la administración eficiente del Portafolio de Proyectos

EJEMPLO:

A QUIEN LE INTERESA EL PORTAFOLIO DE PROYECTOS

El conocimiento de portafolio de proyectos es para todos aquellos interesados en la administración de programas y proyectos, que incluye a ejecutivos senior, quienes toman decisiones estratégicas de la organización, administradores de portafolio, administradores de programa y a administradores de proyecto, a su vez a miembros del equipo de proyecto, miembros de la PMO (Project Management Office), gerentes, jefes, clientes y otros involucrados en la administración de portafolios.

Tips a considerar

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