Presupuesto Para Evento

Universidad Nacional de Loja

Área Jurídica Social y Administrativa

Carrera de Administración Turística

MÓDULO VII

NOMBRE: Jefferson Coronel

FECHA: 14-11-13

DOCENTE: Dr. Carlos Escudero

Hacer un documento de Presupuesto de Evento Social y Evento Cultural.

Con sus fuentes de ingresos

El presupuesto del evento que se quiere realizar, es un tema que se debe tener presente desde que se empieza con la planificación. La mayoría de las decisiones que se tiene van a estar ligadas directamente al presupuesto que tengamos o que podamos reunir.

Una vez que se establecen la meta y los objetivos, se planifican las acciones y los tiempos, tenemos que cuantificar lo que va a representar cada una de estas tareas.

Existen dos posibilidades a la hora de armar un presupuesto:

• Que adaptemos el presupuesto a la reunión: Como sucede en la organización de cursos, congresos, conferencias, talleres, etc en los que se proyecta un presupuesto de acuerdo a la planificación general, las necesidades y a los objetivos establecidos y se tienen que estimar de forma realista cuáles son las posibilidades de recuperación de esos costos.

• Que adaptemos la reunión al presupuesto: Generalmente sucede en eventos empresariales, como lanzamientos o jornadas de capacitación o incentivos, en los que los organizadores cuentan con una cantidad de dinero y tienen que contratar proveedores de acuerdo al presupuesto.

Existen dos puntos clave a tener en cuenta al momento de la elaboración de un presupuesto:

• Los ingresos

• Los egresos

Para lograr que un evento sea exitoso, más allá de los aspectos organizativos y de la convocatoria, mínimamente tenemos que alcanzar el Punto de Equilibro, que es el de poder recuperar con los ingresos, todo el capital invertido o los costos que hay que cubrir.

El presupuesto es la columna vertebral del evento. Es el documento que va a marcar y determinar decisiones desde el Pre hasta el Post evento.

El presupuesto tiene que ser:

• Real: Es importante estar al tanto de los resultados obtenidos, si existen, en ediciones anteriores del evento que estamos realizando. Esto ayudar a elaborar un propio presupuesto.

• Flexible: Porque mientras vamos planificando y ejecutando, se va a encontrar con muchas contingencias y por esos motivos vamos a tener que ir adaptando el presupuesto a lo que vaya surgiendo.

El armado del presupuesto va a desarrollarse en tres etapas desde el inicio de la planificación del evento hasta que cerramos los contratos con los proveedores y conocemos con un poco más de exactitud la cantidad de asistentes (de acuerdo a las pre-inscripciones).

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