Presupuesto

ELABORACIÓN DE UN PRESUPUESTO

Influencias y Limitaciones

Para la elaboración de un presupuesto se requiere llevar a cabo un análisis con el fin de recolectar información de los posibles factores que pueden afectar o limitar nuestro presupuesto.

Estos factores que limitan y afectan directa o indirectamente al presupuesto a realizar deben ser clasificados y evaluados, puesto que son influencias. Las influencias pueden ser internas o externas. Las influencias externas se pueden agrupar en tres áreas: economía, población y aspectos laborales; gobierno e instituciones y las relaciones de las empresas con clientes y proveedores. Las influencias internas de igual manera se pueden agrupar en tres áreas: de negocios (productos y servicios); de alto nivel (directivos y accionistas) y las de disponibilidad de recursos. Las limitaciones son otro tipo de influencia que tiene un efecto restrictivo y condicionante. Es necesario identificar las limitaciones con anticipación durante el proceso presupuestal, puesto que esto determinara el orden en que debe preparar los presupuestos individuales. Si no se reconoce una limitación podría jugar metas que simplemente no son alcanzables. Algunas limitaciones pueden ser temporales, puesto que factores internos pueden variar de un año a otro. Después de analizar y evaluar las influencias y limitaciones para realizar el presupuesto, se dispone a anticipar los ingresos.

Anticipar Ingresos

Para anticipar los ingresos primeramente se tiene que evaluar los tipos de ingresos, el propósito es facilitar el análisis posterior, la discusión y el seguimiento de los ingresos, por lo que se dividen los ingresos en subcategorias como: tipo de producto, segmento de mercado y localización geográfica. Es importante tener una estimación de lo que realmente puede conseguirse; Contar con información como las cifras basadas en el historial de clientes, los desarrollos en curso y las actividades internas de inteligencia pueden facilitar la estimación.

El flujo de efectivo es de vital importancia, por lo que se debe llevar un control sobre las fechas de entrada y salida del mismo, teniendo en cuenta aspectos como que la mayoría de clientes se retrasa en los pagos, por lo que se debe comentar con los departamentos correspondientes, las tendencias históricas de los pagos y la salud financiera de los clientes actuales.

Estimar Egresos

El gasto real por lo general es mayor que el presupuestado, es por eso que se debe evaluar los tipos de ingresos y estimarlos. Existen cuatro tipos principales de egresos: los costes corrientes específicos (derivados de productos y servicios específicos), los costes corrientes compartidos (compartidos por toda la organización), los costes de arranque (se presentan al iniciar o expandir una nueva operación) y los costes de capital.

Los gastos deben ser estimados tanto en términos de las cantidades a usar como de los precios a pagar. Las consideraciones de las fechas de los gastos son cruciales para generar una predicción precisa del flujo de efectivo.

Entender los Costes

Se debe tener una relación causa-efectivo de los costes y obtener estimaciones de egresos y análisis más certeros.

El comportamiento de los costes es según el volumen de la actividad. Los costes que permanecen iguales cuando el volumen aumenta o disminuye, son fijos. Los que se incrementan proporcionalmente son variables. Los fijos escalonados permanecen fijos hasta alcanzar cierta capacidad, y entonces se añade otro coste fijo.

Se incurre en un coste directo solo para beneficio de un producto o servicio. Los costes indirectos son conocidos como costes compartidos. Se debe saber distribuir la parte proporcional de costes indirectos en los productos y servicios.

Producir las cifras

Se tiene que confirmar las cantidades monetarias empleando el método producto/insumo, que puede presupuestarse de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba, o incluso emplear otros métodos.

La manera correcta de presupuestar es ver lo que quieres lograr, saber cómo se va a conseguir y definir los recursos necesarios, y no de la manera de limitarse a lo que se tiene, qué hacer con ello y ver que se puede esperar.

Entender los presupuestos de capital

Para entender los presupuestos de capital se tiene primeramente que controlar el capital, autorizar gastos, justificar gastos y vincular presupuestos, mediante el proyecto que se va a evaluar en el cual hay que considerar si las inversiones en capital son necesarias, posteriormente evaluar el riesgo y planear como será administrado, listar los beneficios tangibles e intangibles, elaborar el proyecto de negocio y conseguir aprobación y por ultimo iniciar el plan y revisar el éxito del proyecto.

Elaborar presupuestos de efectivo

Se debe elaborar el presupuesto a partir de las estimaciones de ingresos y egresos y las hojas de balance mediante los formatos estandarizados para pronosticar el flujo de efectivos.

Consolidar presupuestos

Para consolidar los presupuestos es necesaria la revisión presupuestos departamentales y preparar un presupuesto maestro siguiendo el proceso iterativo. Que en pasos generales seria:

1.-Revisar el presupuesto.

2.-Comprobar la consistencia de las cifras.

3.-Preparar el borrador inicial.

4.-Enviarlo a la revisión externa.

5.-Reunir la correcciones.

6.- Y presentarlas para la aprobación y someterlo al comité.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El Manual de Procedimientos del Control Presupuestal, tiene mucha similitud con los manuales o instructivos de contabilidad, organización, etc., cuya finalidad es presentar en forma escrita las políticas, las operaciones, etc., de la empresa, así como definir responsabilidades y límites de autoridad de las personas que intervendrán en el Control

Presupuestal. Es necesario que exista uniformidad para coordinar las actividades de las personas encargadas de la preparación y ejecución de los presupuestos. Este debe contener en forma detallada:

1. Las bases, los propósitos y los funcionamientos del sistema de presupuestos, así como la responsabilidad asignada a cada jefe de departamento.

2. El periodo que abarcará el presupuesto.

3. La organización necesaria para su administración.

4. Los

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