Presupuestos

CONCEPTOS GENERALES

Definición

• Es un plan de acción dirigido a alcanzar una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones predeterminadas.

• Es el cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina) durante un período de tiempo que por lo general es de un año.

• Es un plan integrador y coordinador que se expresa en términos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un determinado período de tiempo, con el fin de alcanzar unos objetivos fijados por la alta dirección.

• Es el desarrollo y aceptación de una serie de objetivos y metas, así como la movilización eficiente de una organización para alcanzarlos.

• El presupuesto es un análisis sistemático que analiza el futuro y presente de un proceso productivo y financiero de una empresa, que calcula los imput (ingresos) y los output (egresos) de recursos como: el dinero, el tiempo, materiales, uso de maquinaria, de espacio, etc.

El presupuesto debe entregar como resultado indicadores financieros sobre el costo de los recursos requeridos para desarrollar el producto, sobre la rentabilidad, el flujo de efectivo, etc.

El presupuesto es punto de referencia de la manera como se desarrollará el proceso productivo del nuevo período; él permite analizar todos los elementos a tener presente en los procesos de control, financiero,

económico según las proyecciones de algunas limitaciones que pueda tener la empresa.

El presupuesto facilita prever problemas para así planear soluciones anticipadas que eviten conflictos como podría ser la necesidad de buscar financiación y su forma de amortización.

El presupuesto puede ser el fiscalizador del objetivo básico financiero de la empresa para que ella estructure los controles requeridos que permitan al final del período, os logros y alcanzar los objetivos planificados.

El presupuesto es una guía continua que debe ser controlado y evaluado con mucha frecuencia; además cada año se debe evaluar el presupuesto anterior y a la vez planificar el nuevo presupuesto.

La presupuestación es la base sobre la cual se fundamenta:

1) La administración por objetivos

2) La administración estratégica

3) La gerencia participativa

4) La calidad total

Funciones de los presupuestos

1. La principal función del presupuesto es el control financiero de la organización

2. Realizar el control presupuestario para descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando lo ejecutado con lo presupuestado, para verificar logros o redireccionar las estrategias presupuestarias.

3. Cumplir roles preventivos o correctivos dentro de la organización.

Elementos del Presupuesto

1. Es un Plan: Significa que el presupuesto expresa en términos monetarios, lo que la administración busca realizar.

2. Es un plan integrador: Indica que todas las dependencias y actividades de la empresa participan en la ejecución de él, contribuyendo así a alcanzar el objetivo global de la organización.

3. Es un plan coordinador: Significa que los presupuestos para todas las dependencias de la empresa, deben ser preparados conjuntamente y en armonía administrativa.

4. Es un plan expresado en términos monetarios: el valor del presupuesto debe expresarse siempre en términos de unidades monetarias (pesos).

Importancia de los Presupuestos

1. Los presupuestos son útiles en todas las organizaciones, así:

a) En las empresas utilitaristas (compañías de negocios).

b) En las empresas no utilitaristas (organización gubernamental).

c) En las grandes empresas (multinacionales y conglomerados)

d) En las mipymes

2. Los presupuestos tienen importancia en una organización, puesto que ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.

3. Apoyándose en los presupuestos se sostiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.

4. Sirve como política de referencia para la revisión de las estrategias de la empresa de tal manera que permita el redireccionamiento hacia lo que verdaderamente se busca.

5. Facilitan que la alta dirección de la organización cuantifique en términos financieros los componentes del plan total de acción.

6. Las partidas de los presupuestos sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en determinado período de tiempo, siendo a la vez parámetro de comparación cuando se haya terminado los planes y programas.

7. Los presupuestos sirven como medio de comunicación entre las diferentes dependencias (horizontalmente) y verticalmente entre los ejecutivos de un nivel a otro.

8. Los desajustes presupuestales pueden ser detectados y redireccionados por los ejecutivos en los momentos oportunos.

9. Prever circunstancias inciertas

10. Trabajar con rumbo definido

11. Planear metas razonables

12. Anticipare al futuro

13. Prever el futuro

14. Idear mecanismos para alcanzar logros planificados

15. Analizar estrategias

El presupuesto de cada dependencia administrativa, no es funcional si no se identifica con el objetivo global de la organización; a este proceso es a lo que se conoce como presupuesto maestro porque contiene los presupuestos de todas las áreas de la empresa.

¿Qué comprende una buena presupuestación?

• Unos objetivos generales a largo plazo.

• Unas metas específicas a corto plazo.

• Un plan financiero a largo plazo en forma general.

• Un plan financiero a corto plazo en forma discriminado.

• Unos informes de resultados presentados periódicamente.

• Una acción de seguimiento y control permanente.

Relación de la presupuestación con otras áreas de la empresa

Dada la naturaleza de los presupuestos, es un área que se transversaliza con:

1. Área de las finanzas.

2. Área de la administración de personal.

3. Área de ventas.

4. Área de mercadotecnia.

5. Área de producción.

6. Área de contabilidad gerencial, porque:

La contabilidad proporciona datos históricos para proyectar al futuro.

Los datos valorizados de un presupuesto se presentan en formato contable.

Los datos reales para el análisis de las variaciones son suministrados en gran parte por la

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