Procedimiento Para Manejo De Sobreventas

Una sobreventa es una situación que se procede cuando hay más reservaciones por llegar que cuartos disponibles para alojarlas. Esto se traduce en que una parte de las reservaciones confirmadas no tendrán una habitación para dormir en el hotel cuando lleguen.

Por regla general, cuando se produce una situación de sobreventa se lleva a cabo lo siguiente:

1. El Gerente de Reservaciones deberá hacer una meticulosa revisión de todas las reservas por llegar para verificar si no hay cancelaciones o cambios que no se hubieran realizado en el sistema.

2. Una vez determinado el número de reservaciones que no tendrán cuarto, se deberá encontrar un hotel de la misma categoría, o mejor, para alojarlos.

3. Se procederá a reservar el número de habitaciones necesarias en el otro hotel (en algunas ocasiones, y dependiendo de la cantidad de cuartos necesarios y de las condiciones de ocupación de la ciudad, se tendrá que utilizar más de un hotel) después de negociar y dejar bien establecidas las condiciones de tarifa y forma de pago.

4. Se envía un mensaje (vía fax o e-mail) al otro hotel, reconfirmando por escrito las condiciones de tarifa y pago acordadas. Es común que los hoteles se acepten las cartas de transferencia en caso de sobreventa, enviando las cuentas al cobro después, aunque esto siempre deberá estar autorizado por la Gerencia General.

5. Se elabora una carta, llamada “carta de transferencia”, por cada una de las reservaciones que serán enviadas a otro hotel, en papel membretado del hotel, la cual deberá contener la siguiente información:

• Fecha.

• Nombre del hotel a quien va dirigida.

• Nombre de los huéspedes que estarán alojados en el otro hotel.

• Fechas de entrada y salida.

• Mención de los servicios que el hotel pagará.

• Nombre, título y firma de la persona que emite la carta (en general estas cartas son emitidas por el Gerente de División de Cuartos, el Gerente de Reservaciones o el Jefe de Recepción).

No se menciona la tarifa en la carta de transferencia, ya que en muchos casos se tratara de tarifas confidenciales que el cliente no debe conocer.

6. La carta de transferencia se elabora en original y dos copias: El original es para el hotel adonde se envié al huésped (en el argot hotelero, los huéspedes enviados a otro hotel reciben el nombre de “fallados” o “bompeados”), una copia es para el departamento de auditoría de ingresos y la otra para el archivo de recepcion.

7. Al llegar los clientes al hotel, el jefe de recepcion o el jefe de turno, procederá a explicarles la situación y a proveerles la transportación que los llevara a otro hotel. Como es lógico suponer, esta tarea no es nada fácil y exige una gran dosis de paciencia y espíritu de servicio por parte de quien debe convencer a los huéspedes de ir a un hotel diferente al que escogieron en primer

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