Procedimiento archivado

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ARCHIVAR

Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas.  Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y prontamente.

El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa.  El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.

FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS

a. Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.

b.-  Asegurar la perfecta conservación de los documentos.

c.-  Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa.

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA

ARCHIVAR

1.INSPESIONAR

Consiste en ver si la correspondencia esta lista para ir al archivo o si tiene otra indicación.

2. CLASIFICAR

Es determinar bajo que titulo va a ser archivado el documento; ósea elegir por empresa, persona o asunto.

3. CODIFICAR

Ponerle una marca o código al nombre que se ha elegido en el paso anterior, se ubica en la parte superior derecha del mismo. Si no se ha asignado se pone la letra M indicando que va al archivo misceláneo.

4. DISTRIBUIR

Consiste en realizar un arreglo alfabético preliminar en una bandeja distribuidora. Revisar el orden numérico de la documentación y sepárela por grupos de acuerdo con la codificación.

5. ARCHIVAR

Es colocar los documentos en su respectivo legajo que hay en cada carpeta , siguiendo un orden cronológico ascendente.

PRINCIPIOS RECTORES DE LA

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Los fines esenciales del Estado, los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de principios , derechos y deberes consagrados en la Constitución. Los documentos son importantes para la administración y cultura porque son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes y se convierten en fuentes de la historia y patrimonio cultural y de la identidad nacional.

Los archivos son parte legitima y necesaria para el funcionamiento del Estado; son testimonios de los hechos y obras, documentan personas.

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