Procedimiento de encomienda

Instructivo Kenny Bus            

Procedimiento operacional

Encomiendas y custodia

Objetivo

La forma de recibir y despachar, encomiendas y/o correspondencia, además de bienes en custodia deberá atenerse a lo indicado en este instructivo con el propósito de tener un control exacto de los elementos que se encuentren en la sala de encomiendas y custodia.

Normativas

El ingreso a la sala estará restringido a personal de la empresa que no cumpla funciones relacionadas con el ingreso y despacho de encomiendas y/o correspondencia y custodia.

No se permite el almacenamiento de objetos que no correspondan a encomiendas y custodia.

Área de Trabajo

La sala estará sectorizada y claramente identificable las áreas para:

• Recepción de encomiendas para ser enviadas a diferentes destinos.
• Encomiendas recepcionadas provenientes de diferentes destinos.
• Correspondencia
• Custodia

Documentos Relacionados

• Talonario Boletas de venta, para pago de envíos personas naturales.
• Talonario Guías de despacho Convenio Empresas.
• Listado Tarifas encomiendas y correspondencia
• Listado Tarifas custodia
• Guía de Encargos
• Planilla de ingresos diarios

OPERACIÓN

Todo envío a cualquier destino debe ir incluido en la Guía de encargo y el envío con su respectiva boleta o guía.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE RECEPCIÓN PARA DESPACHO

• Recepción del envío, valorización de acuerdo a tarifas indicadas
• Confeccionar boleta o guía dependiendo del tipo de cliente
• Incluir en Guía de encargo el envío.
• Adosar boleta o guía a envío (incluir teléfono de contacto)
• Almacenar en área respectiva
• La Guía de encargo es individual por bus y destino.
• Entrega de los envíos a Conductor y/o Asistente, chequeando la carga, en conjunto, el documento original de la guía de encargo, debidamente firmado por la persona que recepcionó, queda en poder del encargado de encomienda y el duplicado y triplicado en poder del conductor.
• Los documentos originales deben quedar archivados por destino y correlativamente.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE RECEPCIÓN DE ENVÍOS A IQUIQUE

• Recepción guía de encargo
• Chequear carga en conjunto con chofer y/o asistente, verificando que todos los envíos recepcionados se encuentren detallados en la guía de encargo y vengan con su respectiva boleta o guía
• Almacenamiento de carga recibida en lugar destinado para ello
• Archivo de guía de encargo separadas por lugar de envío y correlativo

PROCESO DE ENTREGA DE ENVÍOS RECEPCIONADOS EN IQUIQUE

• Atención de público, ubicar envío solicitado, solicitar firma y RUT en boleta o guía, proceder a la entrega.
• En caso de extravío de documentos la entrega se efectuará por libro de correspondencia señalando Nombre RUT y Firma de quien retira e indicar el envío entregado
• Archivar, boletas o guías separadas por origen y correlativo

Rendición diaria

•  La oficina contará con una Planilla de ingreso de valores diarios, la cual registrará el valor emitido en cada una de ellas      

Rendición mensual

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