REGISTRADURIA DE INSTRUMENTOS PUBLICOS

REGISTRADURIA DE INSTRUMENTOS PUBLICOS

Diagnóstico inicial:

Áreas de trabajo:

• Recepción
• Secretaria
• Oficina
• Archivo
• Oficios varios

Estas áreas de trabajo, se encuentran en un relativo  buen estado, lo que permite  el buen desempeño de cada uno de sus trabajadores, no obstante es conveniente realizar la implementación de las 5 “s” para optimizar el desempeño prestado en esta oficina.

EQUIPO DE TRABAJO LÍDER PARA LA IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA:

HAMID BEHAINE DURAN (encargado área de archivo)

ROSA GAMBOA (secretaria general)

Estos dos funcionarios estaremos a cargo de la implementación del programa de las 5”s” el cual se implementara en esta organización.

ELABORACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y AJUSTE PARA LA COMUNICACIÓN DE LA METODOLOGÍA:

Para la elaboración del programa, hemos optado por la creación de manuales de fácil entendimiento. Dinámicos y visualmente atractivos para captar la atención de todos los trabajadores y así puedan seguir el programa sin ningún inconveniente.

La implementación de este proyecto a nuestra organización se debe a la necesidad de brindar cada vez un mejor servicio a la comunidad que llega en busca de nuestros servicio, mejoramos la eficacia y eficiencia,  creamos un excelente ambiente de trabajo, erradicando la presencia de accidentes y sobre todo despertar todo el talento y compromiso de los trabajadores para con la organización.

ÁREA PILOTO:

En la implementación de este proyecto en esta organización tomaremos como “área piloto” el archivo, un lugar de trabajo que carece de organización y necesita un ambiente más ordenado.

FORMACIÓN Y ENTRENAMIENTO:

 El personal que conforma el equipo que trabajara en la implementación del programa de las 5 “s” que se desarrollara en el área de archivo, esta con la preparación idónea del tema. Todo con el único fin de explotar todo el talento, oportunidades y mayor calidad en los procesos ofrecidos.

DEFINICION DL PROBLEMA:

• Desorden de documentación, mala distribución de archivos, muchos de estos sin identificación.
• Presencia de objetos de trabajo en mal estado, lo cual los convierte en objetos inútiles.
• Material obsoleto
• Material innecesario en esta área.
•  falta de aseo.

   PLAN  DE ACCION:

• Alfabetizar archivos, esta acción permitirá encontrarlos de manera más rápida y organizada. Rotular carpetas existentes con el fin de su adecuada identificación de manera inmediata, identificar columnas de archivadores por medio de colores para así guiarnos de manera clara y ágil con los tipos de documentos y/o archivos que se requieran.
• Eliminar archivadores  averiados e invadidos por material ferroso, esto daña la imagen de la organización crea un mal ambiente de trabajo, además de ocupar espacio en esta área.
• Dar de baja objetos como diskettes, cd, carpetas de cartón y archivadores de cajón. Estos objetos ya no son de uso actual.
• Eliminar objetos como escaleras, cajas, sillones etc... estos objetos no pertenecen a esta área de trabajo.
• Asear de manera meticulosa el área de archivo, desechando el papel, polvo y todo aquel foco de suciedad que se encuentre en este lugar.

REGISTOS DE ESTADO DE AVANCE:

Estos  registros se llevaran por medio de mecanismos de diagrama en el cual se registraran los avances del proyecto y se evaluaran los resultados.

[pic 1]

Dentro del estado de avance del proyecto en la organización podemos observar que es altamente aceptado y que si seguimos cada uno de los ítems a seguir del programa con cada área de trabajo la eficacia en la prestación del servicio será de excelente calidad.

Este registro está basado en las evaluaciones echas dentro de las instalaciones y el personal de toda la planta.

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