Recibo Y Despacho De Correspondencia

Recepción:

En la Compañía tenemos la Unidad de Correspondencia por outsorcing, donde se recibe directamente ya sea físicamente , por fax o por correo certificado y se envía toda la correspondencia de la Compañía .

2. Clasificación:

Se Clasifica la correspondencia si son oficiales de la entidad, se radican o si son de carácter personal o documentos, revistas, folletos y otros, estos no se radican pero se entrega a su respectivo destinatario.

3. Apertura:

Se deja la carta o comunicación con sus respectivos anexos.

4. Radicación:

Se radica con un número consecutivo, con fecha y hora, en nuestro caso se genera un adhesivo con un código de barras que nos sirve más adelante para que nos firmen la planilla en señal de recibido.

5. Registro:

En el registro de toman todos los datos de la comunicación y se genera el adhesivo

6. Distribución y reparto:

Existe un mensajero interno el cual realiza 4 recorridos en el día, 2 en la mañana y dos en la tarde, donde entrega y hace firmar la planilla en señal de recibido.

Como podemos mejorar el proceso de recepción y despacho de documentos:

Se debe tener en la dirección de la Unidad de Correspondencia a una persona con conocimientos en Administración documental, pues es necesario que la persona que está dirigiendo la Unidad conozca y comprenda todo lo relacionado con Gestión documental, por eso veo que no se está llevando adecuadamente todo el proceso de Correspondencia y no tienen el mismo compromiso para la parte documental.

Asi todo se manejaría mas acorde con las necesidades de la compañía, agilizando todo el proceso de correspondencia, recepción y despacho.

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