Redacción Administrativa

INTRODUCCIÓN

La redacción administrativa hoy en día es muy importante en la sociedad ya que con esta nos desenvolveremos en el ámbito laboral, ya sea en empresas privadas o públicas. Es por ello que en el presente trabajo, nos hemos centrado en los documentos más usados, de los cuales desarrollaremos: su utilidad, en que situaciones se emplean, cuál es su estructura y veremos algunos modelos..

En el siguiente trabajo abarcaremos toda acerca de la redacción, empezando por su concepto, tipos y los documentos administrativos más usados hoy en día, tales son: el oficio, la solicitud, el memorando, la carta, el informe, el informe técnico, el contrato y el currículo vitae, entre otros. Abarcaremos también los conceptos, partes, clases y áreas de difusión de los documentos administrativos ya mencionados, para un mejor entendimiento del tema; así como también los tipos y los principios que se deben seguir para redactar estos textos administrativos

CAPITULO I

DEFINICIÓN DE TEXTOS ADMINISTRATIVOS

Conocemos con el nombre de documento administrativo a toda comunicación escrita de carácter formal que se utiliza tanto en la administración pública como en la privada con el fin de permitir el cumplimiento de obligaciones y el goce de derechos reconocidos por la Constitución Política, las leyes y las normas internas de cada entidad o institución política, las leyes y las normas internas de cada entidad o institución.

Los documentos administrativos establecen comunicación entre entidades públicas y privadas, entre éstas y personas ajenas a ellas y dentro de las instituciones con sus trabajadores, socios, usuarios o clientes para lograr sus fines y objetivos.

Textos administrativos: son todos aquellos documentos mediante los cuales las empresas se comunican, clases y principios que rigen para redactar estos documentos administrativos entre sí y tienen como función informar, hacer constar, hacer recordar, y comunicar datos específicos acerca de la comunicación que se da dentro de la institución.

Entre los textos administrativos tenemos:

1. La carta y sus diferentes subtipos.

2. El Curriculum vitae

3. El memorándum

4. El acta.

5. El informe.

6. La citación

7. El Certificado

8. La Constancia

9. Etc.

CAPITULO II

CLASES DE TEXTOS ADMINISTRATIVOS

EMISOR DESTINATARIO TEXTOS

La Administración El ciudadano Informativos: circular, saluda, carta, correo electrónico. Resolutivos (incluidos los jurídicos de carácter procesal): convocatoria o citación, notificación (de acuerdo, resolución, multa, autorización, etc.), requerimiento, emplazamiento, diligencia, suplicatorio, demanda, sentencia, recurso, mandamiento, edicto. Normativos o prescriptivos (escritos jurídicos legales): ley, decreto, reglamento, orden.

Fedatarios: acta, memoria, certificación.

El ciudadano La Administración Solicitud, denuncia, declaración, renuncia, recurso, reclamación.

La Administración La Administración Informe, oficio

El ciudadano El ciudadano Contrato.

CAPITULO III

REGISTRO LINGUISTICO

Los textos administrativos están redactados en un registro formal.

En ellos se debe mantener el principio de cortesía. No deben contener, por tanto, insultos u opiniones infundadas, ni ninguna forma de discriminación.

Igualmente, es necesario establecer una distancia entre la administración y el ciudadano, mediante los tratamientos de respeto (usted), la ocultación del yo y la ausencia de familiaridad en las formas de saludo y despedida.

Estructura

Estos escritos se adaptan a esquemas fijos, como por ejemplo en la instancia.

Las fórmulas fraseológicas contribuyen a mantener la estructura rígida de estos textos (expone, solicita, en virtud de lo cual, etc.).

CAPITULO IV

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES QUE RIGEN LA REDACCIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

4.1.- FORMALIDAD:

Este principio consiste en que los documentos administrativos se redactan necesariamente teniendo en cuenta determinadas normas, pautas, esquemas o formatos establecidos por las instituciones simplemente por la costumbre, con el fin de uniformizar su uso, ahorrar recursos y facilitar su atención o tratamiento.

4.2.- SIMPLICIDAD:

Consiste en que todo documento administrativo debe ser elaborado lo más simple y breve posible con lenguaje sencillo, despojado de términos científicos o técnicos innecesarios de palabras de significación desconocida y de siglas y abreviaturas que podrían dificultar su comprensión.

4.3.-RACIONALIDAD:

En la elaboración de todo documento debe estar presente el principio de la racionalización de recursos, que consiste en eliminar toda exigencia o formalidad costosa. Cuanto más extenso y complicado es un documento es más costoso, tanto que para el que lo hace como para el que lo lee.

4.4.- FLEXIBILIDAD:

No debe existir rigidez o exigencia externa en la elaboración ni en la evaluación de documentos ya que nadie redacta igual que otro. Por lo contrario lo que debe de haber es amplitud de criterio, sentido común, espíritu democrático, flexibilidad en aceptar la gran variedad que hay en la redacción.

4.5.- EFICACIA:

Todo documento debe ser capaz de persuadir o inducir a la acción, en el menor tiempo y con el mínimo costo posible; o sea, debe ser capaz de lograr sus objetivos.

CAPITULO V

TEXTOS ADMINISTRATIVOS MÁS UTILIZADOS

5.1.- LA CARTA.

5.1.1.- CONCEPTO

Es un medio de comunicación escrita enviada, desde un emisor a través de un canal físico (correo o mensajería), a un receptor, dicho documento debe ser breve y especificar de manera clara el mensaje que está plasmado en ella. Entre los tipos de cartas están:

5.1.1.1-. CARTAS COLOQUIALES O INFORMALES

Son todas aquellas que van dirigidas apersonas conocidas y con las que se tiene una relación más íntima o personal y por lo tanto puede ser redactada de manera simple y no estar sujeta a lenguaje formal.

5.1.1.2.- CARTAS FAMILIARES

Como su nombre lo especifica estas van dirigidas a miembros de nuestra familia y pueden ser formales e informales dependiendo de la relación que tengamos con nuestros parientes

5.1.1.3.- CARTAS FORMALES O DE SOLICITUD

Son todas aquellas que van dirigidas a una empresa, el presidente o personas con las cuales no tenemos relación alguna, estas cartas son utilizadas para solicitar

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