Semana 1 Administracion Documental

ENSAYO SOBRE EL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL

Primero que todo debemos hacernos un pregunta especifica ¿ que es la ADMINISTRACION DOCUMENTAL?, durante mucho años atrás lo hemos venido empleando como vulgarmente lo llamamos ARCHIVO, ahora, la definición de Administración Documental podríamos decir que se basa de una manera práctica y concisa planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivos, así mismo, la documentación es organizada, en tal forma que la información institucional puede ser recuperada para su uso de la administración en el servicio del ciudadano y como fuente de historia. Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa.

Ahora bien, teniendo en cuenta la definición de Administración Documental, pasemos sin mas preámbulos al tema que nos atañe, que es el PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL: es aquel que resguarda los documentos, expedientes y demás información, organizando y ejecutando actividades de clasificación, codificación y custodia de documentos, al fin de mantener la información actualizada y organizada a disposición de la entidad.

Sin embargo para llevar a cabo tal gestión debe seguir ciertos parámetros que son los que le van a ayudar a seguir adelante con su objetivo como son:

1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.

2. Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que se requieren.

3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.

4. Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados

5. Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos

6. Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan.

Asi pues el administrador documental tiene en sus manos mucha responsabilidad, responsabilidad que debe ser distribuida de tal manera que el administrador pueda tener una organización en los documentos adecuada en donde pueda encontrar todos y cada uno de los documentos relacionados.

Ahora

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