Semana 1 administracion documental

La empresa que tomo en este momento es la oficina administrativa del Sena de pescadero de la ciudad de Cúcuta, en donde se hacen los respectivos procesos de manejo de personal administrativo, a cargo de las diferentes especialidades (cursos virtuales, técnicas, tecnologías), que ofrece  la regional de norte de Santander, en donde los documentos de instructores y administrativos contratistas reposan en el archivo de gestión que se maneja dentro de la misma unidad administrativa.

Funciones:

Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea coordinado, de tal manera que el documento apoye la comunicación empresarial y permita la fluidez de la información de principio a fin, hasta llegar al archivo.

Antes de empezar hay que tener en cuenta los documentos que se manejan dentro de esta dependencia los cuales son: hojas de vida, viáticos, y todos los procesos que requiere cada persona a la hora de firmar el contrato dentro de la entidad, en esta oficina solo se manejan contratos anuales.

Las hojas de vida se dividen por cuatro etapas que definen el proceso que se le hace a cada empleado.

La etapa preparatoria, que es donde el empleado consulta las vacantes por la pagina virtual.

La etapa precontractual, que es donde el empleado se acerca a la entidad y lleva su hoja de vida.

La etapa contractual, que es donde ya pasa a ser un funcionario de la entidad, y en donde se lleva los pagos mes a mes del empleado.

La etapa pos contractual, que es donde se vence el contrato y donde se encuentra el acta de liquidación y las firmas correspondientes.

La función de la dependencia es llevar un control del dinero que tiene y que recibe la entidad, presto que el Sena recibe apoyos monetarios del gobierno y empresas, como es el siff, y pues la entidad brinda apoyos de sostenimientos  a los aprendices más integrales, entonces el jefe junto con sus auxiliares tratan de llevar el control de ese dinero de manera que se les puedan brindar a todos.

Además de esto como lo mencione anteriormente lleva el paso a paso de cada contratista dentro de la entidad.

Todo el proceso mencionado anteriormente cumple con cada uno de los parámetros de la administración documental, porque se lleva un control determinado de los procesos archivísticos.

Clasificación del archivo

Como mencione anteriormente hay 4 etapas que se manejan con cada contrato, vamos a ver los documentos que requieren y como se deben clasificar según la etapa a la que corresponden.

1. En la etapa preparatoria por lo general siempre es una hoja debido a que el documento es la impresión del pantallazo que se le toma a la oferta que aparece en la página virtual.
2. En la etapa  precontractual se requieren documento que muestre que quedo seleccionado, la hoja de vida con los estudios realizados, la fotocopia de la cedula, declaración de bienes y rentas, certificado de aptitud laboral, cuenta bancaria.
3. En la etapa contractual esta primeramente el contrato, el acta de inicio, póliza, registro presupuestal, y seguidamente los pagos mes a mes de cada empleado.
4. En la etapa pos contractual encontramos 3 hojas la primera de ellas es el acta de liquidación, la tercera el paz y salvo que traen la firmas.

A medida que se va llevando cada proceso se van archivando los documentos, al culminar el año se cierra la unidad documental, clasificando cada documento en su respectiva etapa y  foliando cada folio, para llevar el control escaneando cada carpeta y según un tabla en Excel que nos muestre cuantas hojas hay en cada carpeta y las fechas extremas que hay en el mismo, después de llevar ese proceso se pasa las carpetas a la dependencia de talento humano donde reposan los documentos 5 años. Es importante tener en cuenta que el Sena tiene una página si no me equivoco se llama el siggep en donde se lleva la información de todo dinero que se le reembolsa a cada contratista.

Control: Realizar el control de la producción documental en lo relacionado a: La elaboración de nuevos formatos de usos dentro de la empresa y del área, así como de hacer una descripción apropiada de los documentos para tener una información más acertada de los mismos. La disposición final del documento. La definición de uso, manejo y cantidad de copias generadas por documento. El establecimiento de vigencias administrativas y valores documentales, todo esto guiándonos bajo las tablas de retención documental de la empresa.

Mantenimiento: actualización del documento en físico o del medio electrónico en el cual ha sido guardada la información y el lugar en el cual se conserva la información documental.

Almacenamiento de documentos: Esta función consiste en recopilar los documentos, debidamente clasificados y organizados por contenidos o temas específicos, y ubicarlos en un lugar adecuado según unas condiciones técnicas, con el fin de que sus características no se pierdan o se deterioren; además de facilitar su consulta en la gestión administrativa, e incluso llegar a apoyar investigaciones de tipo social, jurídico, político, histórico y cultural dependiendo el tipo de empresa que se maneje. En la empresa se maneja información muy valiosa donde clientes internos presenta su hoja de vida con toda su información que esto debe es reservado y se tiene una ética como profesional con respeto y algo confidencial.

Descarte de documentos (comité) En algún momento dado, todo archivo desiste de ciertos documentos que pierden su valor y utilidad con el paso de los años, ya que empiezan a perder sus condiciones físicas y su importancia textual. Los documentos que se identifican como obsoletos o inservibles frente a un proceso, deben ser desalojados del lugar en el cual se habían archivado y conservado, pero no se puede proceder por sólo insinuación de la persona encargada sino que debe sujetarse a la normatividad, según el tiempo que lleven en el lugar y la revisión de sus tablas de retención. Según el acuerdo 006 de 1996, el comité archivístico asignado por el Archivo General de la Nación, interviene y toma la decisión de descarte de documentos, soportándola con actas que justifiquen la actuación.

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