Significado e importancia del control de los materiales

Significado e importancia del control de los materiales

En una empresa industrial o manufacturera, la inversión en materiales representa una porción considerable de su activo circulante, lo cual requiere que el costo de los mismos sea cuidadosamente controlado de manera tal que garantice tanto su uso eficiente como la veracidad y exactitud de las cifras de costos mostradas.

La acumulación de costos de los materiales en un producto es una de las responsabilidades de los contadores de costos. Durante el proceso, deben decidir cómo tratar los costos por las actividades rutinarias referidas a la adquisición y manipulación de materiales, en cuanto a los procesos de compra, almacenamiento y recepción de éstos

Control Interno

El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización.

Una segunda definición definiría al control interno como “el sistema conformado por un conjunto de procedimientos (reglamentaciones y actividades) que interrelacionadas entre sí, tienen por objetivo proteger los activos de la organización.

Procesamiento y clasificación de los materiales

El control de los materiales se establece mediante la organización funcional y la asignación de responsabilidades, a través del uso de formularios impresos, registros y asientos que afectan a los materiales desde el momento en que son solicitados al proveedor, hasta que los productos terminados ingresan en el almacén respectivo, lo cual representa la etapa de compra de materiales.

Los materiales o suministros son los elementos básicos que se transforman en productos terminados a través del uso de la mano de obra y de los costos indirectos de fabricación en el proceso de producción.

Los costos de los materiales puede ser directos o indirectos, los materiales directos son aquellos que pueden identificarse con la producción de un artículo terminado, que pueden asociarse fácilmente al

producto y que representan un costo importante del producto terminado. Ej: el acero utilizado en la fabricación de automóvil.

Los materiales indirectos son los demás materiales o suministros involucrados en la producción de un rtículo que no se clasifican como materiales directos. Ej: el pegamento que se emplea en la fabricación de

muebles. Los materiales indirectos son considerados como costos indirectos de fabricación.

Evaluación y salvaguarda física

Objetivo de verificación y evaluación

Los datos registrados relativos a los activos sujetos a custodia deben compararse con los activos existentes a intervalos razonables, y se deben tomar las medidas apropiadas respecto a las diferencias que existan.

Asimismo, deben existir controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se incluyen en los estados financieros, ya que este objetivo complementa en forma importante los mencionados anteriormente.

Los objetivos de salvaguarda física hacen referencia a los controles de acceso a los inventarios, registros, a los formatos, almacenes y procedimientos, esto se logra permitiendo el acceso a los almacenes únicamente a las personas autorizadas, de igual forma el acceso a los registros y comprobantes.

CICLO DEL CONTROL DE LOS MATERIALES.

En una empresa manufacturera, la inversión en materia prima o materiales representa una porción considerable de todos los costos de producción. Es necesario, por lo tanto, que el material sea cuidadosamente controlado con la finalidad de garantizar el uso efectivo y eficiente del mismo y evitar el riesgo de que se deteriore, sufra mermas por daños, robos u obsolescencia.

DEPARTAMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL CONTROL DE LOS MATERIALES.

En el ciclo de control de los materiales, se deben desarrollar una serie de funciones en forma sistemática, lógica y secuencial para alcanzar el objetivo de la organización, estas funciones o actividades son las siguientes:

 Ingeniería, planeación y distribución de la producción.

 Compra de materiales.

 Recepción e inspección de materiales.

 Almacenamiento y entrega de materiales.

 Contabilización de las transacciones relacionadas con los materiales.

INGINIERIA

Ingeniería, planeación y distribución de la producción

En las empresas que tienen gran volumen de producción o que sus procesos productivos son muy complejos existe un departamento de ingeniería, planeación y distribución de la producción, o en su defecto, existe un encargado responsable de ejecutar las actividades inherentes a este departamento. Las actividades que realiza el departamento de ingeniería, planeación y distribución de la producción son las siguientes:

 Diseñar el producto.

 Especificar los materiales a comprar.

 Estudiar el efecto del uso de materiales sustitutos.

Preparar la lista de materiales requerido en las diferentes órdenes de producción o procesos productivos

Compras

 Para realizar la compra de materiales se utilizan comúnmente dos formatos: la Requisición o Solicitud de Compra y la Orden de Compra.

 El departamento de compras tiene las siguientes funciones:

 Recibir las solicitudes de compra de todos los materiales.

 Solicitar cotizaciones de los proveedores.

 Elaborar y emitir la orden de compra.

Recepción e inspección de los materiales

Entre las funciones que normalmente debe cumplir el departamento de recepción e inspección de los materiales se encuentran:

 Recibir el material con la respectiva orden de entrega.

 Cotejar el material recibido con la copia de la Orden de Compra.

 Verificar la cantidad y calidad del material.

 Verificar y aprobar las facturas de los proveedores.

 Enviar las facturas aprobadas al departamento de contabilidad general para su registro.

 Si se presentan irregularidades, no recibir el material.

 Si el material cumple con las especificaciones, preparar el formulario Informe de Recepción.

 El formulario usado para el control de la recepción de los materiales es el Informe de Recepción.

Almacén

En algunas empresas pequeñas el almacén puede ser un anexo del departamento de recepción y la persona encargada, tanto de la recepción como almacenamiento de las materias primas, puede ser

...