Sistema De Control

SISTEMA DE CONTROL Y PROCESO DE CONTROL

Si el control se estudia como última etapa del proceso administrativo, esto no significa que en la práctica suceda de la misma manera; el control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Tradicionalmente, se ha concebido al control como una serie de procedimientos complicados que se utilizan para corregir defectos o desviaciones en la ejecución de los planes, una vez que han sucedido. La anterior concepción es por demás equivocada, ya que el control bien aplicado es dinámico, promueve las potencialidades de los individuos y, más histórico, su carácter es pronóstico, ya que sirve para medir la temperatura presente y futura de la actuación de todos los recursos de la empresa, siendo su principal pronóstico, prever y corregir errores, y no simplemente registrarlos.

A fin de poder emitir una definición formal de este concepto, se revisarán algunas definiciones más aceptadas:

Burt K. Scanlan. El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

Robert Eckles. Ronald Carmichael y Bernard Sarchet. Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.

George R. Terry. El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

Henry Farol. Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

Harold Koontz y Cyril O'Donnell. Implica la medición de lo logrado en relación con el estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.

Robert B. Bucéele. El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.

Robert C. Appleby. La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y económicamente.

Elementos del concepto: del estudio de las anteriores definiciones, es posible obtener sus elementos coincidentes:

• Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación. Como se dejó entrever, muchas de las técnicas de planeación, lo son también de control.

• Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

• Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.

• Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores.

Con base en estos elementos, se puede definir al control como:

La evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.

Importancia: El control es de vital importancia dado que:

• Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.

• Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.

• Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

• Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

• Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.

• Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

• Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

Principios: Que deben de incluirse en todo sistema de control eficaz si se desea alcanzar el objetivo que se tiene en mente. Estos son los principios básicos de mayor importancia.

• El sistema de control debe estar actualizado: Esto nos indica que el sistema de control de be de estar actualizado demuestra verdadero interés en el objetivo del control., Ya que está relacionado con el presente, con lo que está ocurriendo en al actualidad para cerciorarse de que los planes se desenvuelvan en la forma prevista.

• El sistema de control debe mantener un registro de todos los objetivos: Esto nos indica que para lograr las metas y objetivos de la organización en general es imprescindible que tanto los departamentos como las diversas áreas de funcionamiento cumplan con sus objetivos, así con este registro que se tomaran medidas correctivas en el momento y en el sitio requerido, siempre habrá una coordinación de esfuerzos en toda la empresa.

• El sistema de control debe de prestar especialmente interés para evitar cualquier desviación en los objetivos: El hecho de detectar cualquier anomalía no implica que se pretenda corregir al gerente, sino que simplemente se trata de ayudarle a elegir la medida correctiva que resulte más eficaz. Si el sistema de control no detecta las anomalías en forma minuciosa, el gerente se ve obligado a perder tiempo muy valioso para analizar e interpretar los reportes que se le proporcionan. Asimismo, existe la posibilidad de que pasen inadvertidos los problemas potenciales.

• El sistema debe de informar al empleado sobre cualquier desviación: este principio nos indica que conviene comunicarle al empleado cualquier anomalía que se presente. Esto implica que el superior no tenga que estar informado del movimiento de las operaciones, sino que si el empleado debe dirigir y controlar su propio rendimiento debe de estar constantemente enterado de la forma en que va progresando. Si se expiden informes acerca del rendimiento del personal, el empleado siempre estará dispuesto a modificar cualquier actitud o hábito para incrementar su desarrollo sin sentir que se le está presionando u obligado a hacerlo. Asimismo, el gerente dejará de ser un “capataz” de su personal y sabrá orientarlo en forma adecuada. Tan sólo intervendrá si observa que no se

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