Sistema Informático COMDOC

Trámite del Expediente

A partir de la implementación del Sistema Informático COMDOC en el 2006 se

considera necesario explicar, dentro de este sistema, el manejo del expediente para

aplicarlo en el área administrativa.

El presente trabajo ha sido elaborado por el Centro de Capacitación Superior del

HSN y supervisado por la Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría

Administrativa con el objeto de facilitar la comprensión del trámite de expedientes

administrativos, siguiendo las normativas del DP-1025/06 referido al SISTEMA DE

COMUNICACIONES DOCUMENTALES III (COMDOC III) Reglamentación General.

TIPOS DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Para la comprensión del expediente se hará una breve reseña de los documentos

de la gestión administrativa en el ámbito de la gestión pública:

Trámite interno: (TRI) asunto breve y de rutina. Se debe registrar, prohibiéndose el

uso de carpeta. Se utiliza carátula o portada para su mejor reconocimiento y

ordenamiento. Su tramitación se agota dentro del organismo de origen.

Nota: comunicación escrita dirigida de persona a persona, referida a asuntos del

servicio.

Memorando: escrito de uso interno que se dirige de persona a persona o de área a

área comunicándole una situación especial y exponiendo elementos de juicio

referentes a un asunto en trámite, sirviendo de ayuda memoria para encarar la

solución del caso.

Informe: se dirige de dependencia a dependencia. Remite datos u opiniones

fundamentadas sobre un asunto determinado.

Dictamen: opinión que emite un órgano de consulta, basado en normas jurídicas de

aplicación, jurisprudencia o antecedentes que pudieran existir, tendiendo a orientar a

la autoridad que debe resolver el caso.

Oficio: pueden ser administrativos —de la Administración Pública— y judiciales —del

Poder Judicial—.

Cédula: comunicación característica del ámbito administrativo o judicial.

COMDOC III

Se hará una breve introducción al Sistema de Comunicaciones Documentales III

(COMDOC III) que nos permitirá comprender su función y la forma en que se

diligencia cada documento.

El sistema facilita y agiliza la tarea administrativa permitiendo el registro y

permanente seguimiento de la documentación; por ejemplo: memo, nota, trámite

interno, expediente, etc. En el sistema conviven dos tipos de documentación: documentación papel y

documentación electrónica.

Documentación papel: documentación que requiere soporte papel: el expediente,

el trámite interno y el memo papel con documentación adjunta. Además, para un

memo papel con documentación adjunta se puede iniciar una Carpeta Contenedora

para Áreas e incluirlo en ella.

La documentación papel se debe registrar, y para su control debe ser transferida

a través de un remito.

Documentación electrónica: documentación interna que no requiere un sustento

en papel, por ejemplo: memo y nota. Es más ágil, ya que se genera y se “hace

visible” en el área destinataria una vez firmado en forma electrónica. Esto obliga a

que las áreas ingresen al sistema diariamente, por uno o más usuarios del área, ya

que tienen la responsabilidad de tomar conocimiento, dar respuesta o proceder en

consecuencia con lo solicitado.

Dentro del sistema informático existe una clasificación de los papeles que se

diligencian en:

Carpetas: por ejemplo: el expediente y el trámite interno. Son contenedores de otros

documentos y de otras carpetas. Las Carpetas Contenedoras para Areas son carpetas

que pueden iniciar cada área para su mejor ordenamiento interno. Si bien, presentan

el mismo procedimiento que los expedientes y los TRI, tienen otro valor

administrativo ya que sólo pueden contener memos y notas, y no necesitan ser

originadas por la Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría

Administrativa.

Documentos: pueden ser de papel o electrónicos, por ejemplo: una nota o memo.

No son contenedores de carpetas ni de documentos.

Al crear o registrar un documento, el sistema COMDOC III genera un número

llamado CUDAP (Clave Única de la Documentación de la Administración Pública) que

está conformado por el tipo de documento, remitente, número (de siete dígitos) y año

en que se originó el documento.

No pueden existir documentos sin esta identificación única.

Por ejemplo:

EXP-HSN : 0000001/2006

EL EXPEDIENTE

Todo acto administrativo debe tener un expediente como antecedente.

El expediente administrativo está conformado por una serie de formalidades:

- Formalidades frecuentes o etapas: deben cumplirse siempre y son indispensables

para la tramitación. - Formalidades especiales: etapas del trámite que puede tener o no tener lugar, de

acuerdo a cada caso.

Formalidades Frecuentes

Formalidades Especiales

Iniciación

El inicio de un expediente administrativo puede realizarse de oficio o a petición de

cualquier persona física o jurídica, pública o privada que invoque un derecho subjetivo

o un interés legítimo.

La Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría Administrativa tiene la

facultad de determinar, registrar y caratular la documentación como trámite interno o

expediente administrativo. Todas las unidades tienen la obligación de suministrar

información de un expediente basándose en su identificación inicial.

Al iniciarse un expediente el sistema Comdoc genera un CUDAP que es la

identificación del expediente desde su ingreso al sistema y durante toda su

tramitación. También genera un código de barras que facilita el ingreso y egreso del

expediente con un lector óptico.

Hay expedientes administrativos preexistentes al sistema Comdoc. En este caso,

serán registrados y tipificados como SA (sistema anterior) por la Dirección de Mesa de

Entradas y Despacho de Secretaría Administrativa para luego ser transferidos al área

solicitante.

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