Sistema Por Asuntos O Temático

SISTEMA POR ASUNTOS O TEMÁTICO

Cuando no se maneja un gran volumen de expedientes, los documentos se pueden clasificar, codificar, distribuir y archivar según su contenido o asunto, es decir, no se le da importancia al nombre del cliente, empresa, entidad o fecha.

El sistema por asuntos o temático, se puede utilizar en los siguientes casos: organigrama de una empresa, expediente privados del ejecutivo o por la descripción de lo que se archiva.

Métodos para archivar los documentos en forma lógica, se debe considerar la secuencia alfabética o la sucesión numérica. Por lo tanto, hay dos métodos para archivar:

a) Alfabético Temático. No presenta dificultad para archivar los expedientes, ya que utiliza el orden alfabético y se emplean las respectivas guías alfabéticas.

b) Numérico Temático. Este método es práctico porque se auxilia de guías numéricas consecutivas. Algunas veces, un expediente se solicita por el asunto y no por su número, por lo tanto, es necesario elaborar las respectivas cédulas de catalogación numérica.

Es importante destacar que, en ocasiones, la correspondencia trata varios asuntos, por lo que es necesario elaborar una referencia cruzada o tener una o varias copias del documento, de cualquier forma, el documento se archiva en los dos o más asuntos que trate la correspondencia.

Ejemplos:

1. La figura 6.1 muestra el organigrama de la empresa Lodel, S.A. En esta empresa los documentos se archivan de acuerdo con el sistema alfabético temático, como se muestra a continuación.

Dirección general: Correspondencia personal.

Recursos Humanos: Formación profesional.

Informática: Programas.

Departamento Contable: Póliza.

Publicidad: Prensa, Radio y Televisión.

Correspondencia: Actas.

Departamento de Compras: Proveedores.

Departamento de Ventas: Pedidos.

La denominación de este sistema es porque se destina, en orden progresivo, un número para cada expediente. Este número puede ser asignado por el archivista o estar marcado en el documento, como el número de folio de una factura, pedido, cotización, póliza, etc. Al archivar, se utilizan guías para separar los expedientes, por ejemplo: de 10 en 10, 25 en 25, 50 en 50, 100 en 100, según la extensión del archivo.

Cuando un expediente tenga un grosor excesivo, recuerde que es conveniente elaborar legajos, por ejemplo: Al rotular un folder al cual se le asignó el número 50, el legajo sería 50-1. Además, recuerde que en cualquier sistema de archivo que utilice se deben realizar las respectivas referencias cruzadas cuando así se amerite.

Para localizar rápida y exactamente los expedientes, es necesario elaborar cédulas de catalogación, éstas facilitan la consulta del archivo. La cédula incluye el nombre del cliente, empresa o asunto de que trate y el número donde se puede localizar.

Las empresas prefieren el sistema numérico porque permite establecer un inventario de los expedientes existentes y porque la secuencia numérica evita la omisión o repetición de éstos. Otra de las ventajas que tiene es que se puede combinar con el sistema por asuntos, (numérico temático), o auxiliarse del abecedario (alfanumérico), como en el Registro Federal de Contribuyentes, el cual consta de una serie de letras y números correspondientes al nombre y fecha de nacimiento de una persona.

Ejemplo: A los siguientes expedientes se les asignó un número progresivo a partir del 01, las guías se establecieron de 5 en 5 y se realizaron las respectivas cédulas de catalogación (véanse figs. 7.1 y 7.2).

2. La Compañía Pavesa S.A., archiva los documentos de acuerdo con el sistema numérico temático.

01 Dirección General: Correspondencia Personal.

02 Recursos Humanos: Formación de Personal.

03 Informática: Programas.

04 Departamento Contable: Pólizas.

05 Publicidad: Prensa, Radio y Televisión.

06 Correspondencia: Actas.

07 Departamento de Compras: Proveedores.

08 Departamento de Ventas: Pedidos.

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