Sistemas De Ordenacion

SISTEMA DE ORDENAMIENTO ALFABETICO

Definición

Tiene como principio universal, el uso del alfabeto y existen para su ordenamiento una serie de Criterios. Es un sistema directo porque los documentos se pueden consultar y archivar en las gavetas del archivador directamente.

El sistema de ORDENAMIENTIO lo podemos dividir en :

a) Alfabético por nombres de personas naturales

b) Alfabético por nombre de personas jurídicas o de empresas

c) Alfabético por Asuntos o temático

d) Alfabético Geográfico

SISTEMA DE ORDENAMIENTO ALFABETICO POR NOMBRES ONOMASTICO

Definicion

Sistema que se lleva únicamente cuando el archivo es constituido por expedientes cuyos encabezamientos corresponden a nombres de personas.

Para Determinar el lugar que le corresponde a cada carpeta , de acuerdo con el alfabeto, es necesario adoptar CRITERIOS DE ORDENAMIENTO.

Los nombres de personas se dividen en Unidades de Ordenamiento y se Matriculan de acuerdo con este orden

Primera Unidad o Palabra de Orden Primer apellido

Segunda Unidad o Palabra de Orden Segundo Apellido

Tercera Unidad de Orden Nombre

Cuarta o más Unidades Otros datos aclaratorios

2. Apellidos con prefijos y partículas

En los apellidos que tienen partículas se considera la partícula como parte de la unidad de ordenamiento.

Sistema de Clasificación Alfabético

Apellidos Compuestos

Se toma como una Unidad de Ordenamiento. En estos casos se recomienda además averiguar el segundo apellido.

Nombre de Mujeres casadas y viudas

En los países de habla hispana, el apellido paterno no desaparece, para efectos legales y comerciales, ni es obligatorio cambiar el documento de identificación, por el hecho de cambiar de situación civil .(Matrimonio o viudez).

Sistemas de Ordenamiento Toponímico

Definición

El sistema toponímico o alfabético geográfico, como su nombre lo indica, es la ordenación de las series y subseries documentales alfabéticamente por nombres lugares. Este tipo de ordenación puede basarse en países, estados, territorios, zonas, direcciones, entre otros. Siempre teniendo en cuenta el criterio que más se ajuste a la documentación y a las necesidades administrativas.

El sistema toponímico tiene un campo de acción sujeto a restricciones de carácter territorial. Para la identificación de las guías y subguías siempre se hace necesario un mapa.

Sistemas de Ordenamiento Temático

Definición

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