SISTEMA DE ORDENACION ALFABETICO O NOMINATIVO.

SISTEMA DE ORDENACION ALFABETICO O NOMINATIVO

Como su nombre lo indica este sistema se apoya en las letras del alfabeto (A – Z) es llamado también nominativo por que consiste en ordenar por nombres. Es el más utilizado en nuestro medio por servir de base a las demás metodologías.

Este sistema es directo por que los documentos pueden consultarse leyendo el nombre de la carpeta. Las guías principales son las letras, detrás de estas se ubican las carpetas con sus respectivos nombres.

REGLAS PARA ARCHIVAR ALFABETICAMENTE

Nombres de personas naturales, existen dos métodos:

1 método tradicional: basado en el diccionario consiste en agrupar los nombres de las personas siguiendo la secuencia alfabética de cada componente del nombre por unidades de clasificación

Ejemplo:        Pérez          Arango        Claudia         patricia

1. unidad      2. Unidad     3. Unidad      4. Unidad

Este método se ajusta a casi todos los negocios por ser un sistema universal y de fácil manejo para su ordenamiento se siguen ciertas reglas que veremos más adelante.

2 Método basado en el directorio telefónico: se ha creado con el fin de unificar criterios para el manejo del archivo o para la búsqueda en el directorio. Consiste en ordenar alfabéticamente los nombres de personas y tomando el primer apellido como primera unidad de clasificación; el nombre o nombres como segunda unidad; el segundo apellido como tercera unidad. Obsérvese en el diccionario como el segundo apellido está escrito con letra más clara porque son los nombres los que se clasifican después del primer apellido

Ejemplo:    AGUDELO OSPINA FABIO DE JESÚS

                 AGUDELO BERRIO   JAIME ANDRÉS 

Son pocas las empresas que utilizan este método de ordenamiento en el archivo. Sin embargo, se recomienda enfáticamente que la persona domine el uso del directorio, como documento de apoyo de más consultas en la gestión administrativa.

REGLAS

1 invertir apellidos: se invierte, tomando como primera unidad de clasificación  el apellido paterno; la segunda, el apellido materno (si lo tiene); la tercera, el primer nombre; la cuarta, el segundo nombre ( si lo tiene).

Ejemplo: Carlos Alberto Mejía Trujillo

Quedaría: Mejía Trujillo Carlos Alberto

2 nombres con un solo apellido: cuando se tiene un solo apellido (igual en un grupo) y un solo nombre (diferente), se clasifica por el orden de los nombres

Ejemplo: Sofía Aguilar y María Aguilar

El orden seria: Aguilar María

                        Aguilar Sofía

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