SISTEMA ALFABETICO POR ASUNTOS
Enviado por kathy6 • 15 de Mayo de 2012 • Tesis • 748 Palabras (3 Páginas) • 3.873 Visitas
SISTEMA ALFABETICO POR ASUNTOS
CONCEPTO:
A la clasificación de los documentos por la selección del tema tratado obedece el sistema alfabético por asuntos, temático o ideológico. El nombre de la persona o de la razón social no se considera al organizar los documentos.
No existen unas reglas claras que determinen el vocablo preciso; la única norma es la de carácter experimental. pero, para realizar este análisis conceptual simple, es necesario preguntarse:
¿ Cuál es el tema central del documento?
¿ Los usuarios del servicio de documentación lo solicitarán con ese nombre?
¿ Su traducción e interpretación será precisa?
La organización de un archivo por materias requiere de gran cuidado. Es necesario elegir nombres o expresiones simples, claros, sintéticos, significativos y técnicos para cada asunto, tratando de reducirlos a un solo vocablo y empleando el plural prioritariamente.
En conclusión, el archivo por asuntos tiene como fundamento captar la esencia del documento y decidir el vocablo apropiado. Para ello, es necesario conocer bien el tema central del documento y comprenderlo, conocer la organización de la empresa y conocer e imaginar las necesidades potenciales del usuario.
USOS: Cuando las empresas están interesadas en el conjunto, o en la naturaleza de las transacciones que realizan, o en la clase de material que necesitan archivar, o requieren el uso del tema que tratan, se recomienda el archivo por asuntos.
Veamos algunos casos específicos donde se aconseja su uso:
Instituciones científicas, para archivar la información de los estudios y proyectos que están adelantando.
Colegios, escuelas, academias, universidades y todo tipo de instituciones docentes, para su material didáctico.
CLASES: El archivo por asuntos se subdivide en :
- Estilo diccionario
- Estilo enciclopedia
1) Estilo diccionario o directo
Este estilo no presenta división alguna de temas: éstos están ordenados en secuencia alfabética como las palabras de un diccionario; no necesita tarjetero.
Se usa en la pequeña empresa y en otras actividades donde se justifique la división de los temas; un ejemplo es la lista de las clases de negocios en la sección clasificada o las páginas amarillas de un directorio telefónico.
Su organización es muy simple:
Guías alfabéticas para indicar el orden alfabético del grupo.
CARPETAS INDIVIDUALES, en estricto orden alfabético por asuntos.
Estilo enciclopedia
Generalmente, este estilo tiene un número reducido de asuntos principales y varias divisiones y subdivisiones. Los asuntos principales, sus divisiones y subdivisiones siguen un orden alfabético y están agrupados por relaciones lógicas.
Requiere personal especializado y mayor tiempo
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