Sistema de Archivo por asunto

Sistema de Archivo por asunto

Es también un sistema de clarificación mas que de ordenación en ellos se forman expedientes de acuerdo a una clarificación de los asuntos de la empresa: ventas, compras, legales, administrativos, etc. En atención al asunto que se refiera cada documento, se incluirá correspondientemente.

Se clasifican por el contenido es decir por asunto.

De esta forma las guías divisorias pueden servir para indicar los tipos principales de asuntos en que se considera dividido el conjunto de negocios de la empresa y las subguias pueden utilizarse para reducir conceptos menos amplios de la clarificación expresada por la guía.

Cada uno de estos grupos principales correspondería a una guía divisoria y si hubiera la necesidad las subguias descompondrían los distintos conceptos.

Sistema por asuntos

Sistema por asunto

El archivo por asuntos es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por nombres de personas, compañía o lugares.

Los archivos por asuntos se establecen con guías y expedientes, o guías y tarjetas, lo mismo que los archivos de correspondencia.

Los encabezamientos de un archivo por asusto en una mueblería podrían ser:

* Muebles de alcoba

* Muebles de comedor

* Muebles de sala

* Tapetes

Cuando se utiliza el archivo por asuntos

1. Cuando los documentos no se refieren al nombre de una persona o de una empresa.

En una compañía que vende dulces al por mayor, pueden ser organizados según las clases de productos de confitería.

2. Cuando es posible que los documentos sean solicitados por el asusto a que se refieren

Suponiendo que se tratan de una empresa dedicada a la construcción, se le pedirían a la secretaria, por ejemplo, cotizaciones de proveedores en la extensa rama de la construcción, que en este caso pueden ser acabados en madera, pinturas para exterior, pinturas para interior, barnices. El contrato de cada empresa cambia o se sujeta al criterio de la secretaria o persona que maneja el archivo.

3. Cuando es probable que todos los documentos relacionados con un producto o actividad se necesita a un mismo tiempo.

Por ejemplo, el jefe de ventas de una empresa fabricante de embarcaciones deseara tener la información disponible acerca de un nuevo modelo de bote de vela, el J-2000, antes de planear una campaña de ventas para ese modelo. Si la información esta totalmente dispersa archivada bajo los nombres de los proveedores de partes, diseñadores y subcontratistas, el empleado tendrá que buscar en todo el archivero.

Clases de archivo por asuntos

• Archivos por asuntos combinados

Un archivo por asunto combinado contiene encabezamientos por materias combinadas con encabezamientos de nombres de individuos compañías.

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