XVII Seminario Del Sistema Nal De Archivos

Para iniciar la presente guía usted debe tener presente que hace parte de un proceso en el cual sus funciones estarán especificadas por su instructor de este dependerá el desarrollo de cada una de las actividades que aquí se le presentan.

1 Investigue la legislación vigente en Colombia, (acuerdos, leyes, decretos etc., ver lectura XVII seminario del sistema Nal de archivos ) aplicada a los procesos archivísticos de automatización (digitalización y/o microfilmación) de los documentos electrónicos y diga si en su empresa o Institución conocen y manejan el campo legislativo de lo contrario desarrolle una propuesta de capacitación y aplíquela según las necesidades

2 En toda organización o Institución se disponen de sistemas de gestión con el propósito de asegurar sus objetivos y cumplir con una misión para alcanzar estos propósitos se deben precisar responsabilidades (quien) recursos (con que) metodologías (cómo) cronogramas (cuándo), todo basado en procesos, investigue y documéntese sobre manuales de procesos y procedimientos aplicados en la gestión del documento electrónico, cuales utilizan en su empresa o Institución de ejemplos. Si no existen elabórelos y sugiera como los puede implementar (ver lectura manual para archiveros CIA)

3 Investigue que son los metadatos, cual es la clasificación y función de los metadatos, como se crean los metadatos archivísticos, realice un diagnostico en su empresa o Institución si existen los metadatos como se aplican y en qué proceso,

4 Investigue que es la Automatización, que es la digitalización y que es la digitación, cuales son las diferencias, mencione cuales de los tres procesos aplica en su empresa o institución y como lo realizan.

5 Investigue que es la información estructurada (bases de datos) y que es la información no estructurada (procede de la comunicación orientada a personas) y diga cómo influye en la gestión documental. Dentro de su empresa o institución

4.2.1 DE CONOCIMIENTO

Respuesta a preguntas sobre:

 Cuáles son los criterios legislativos a tener en cuenta para los documentos electrónicos.

 Cuáles son los principios a tener en cuenta para elaborar manuales de procedimientos y procesos de la tecnología digital

 Cuáles son las características de los metadatos en el ciclo vital de los documentos.

1 Investigue las políticas institucionales relacionadas con la aplicación de nuevas tecnologías para la gestión electrónica de los documentos y la información y cuál es su función dentro del proceso archivístico en su empresa o Institución.

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