SISTEMA DE ARCHIVACION ALFABETICO

SISTEMA DE ARCHIVO ALFABETICO.

CONCEPTO:

Este sistema de Archivo, la documentación correspondiente a cada asunto, se agrupa alrededor de los nombres de las personas físicas o morales cuyos nombres son, en este caso, el factor o elemento preponderante. De tal manera, cada expediente se forma con los documentos que se refieren a las personas físicas o morales. Estos expedientes se ordenan entonces por riguroso orden alfabético de arreglo sucesivo de palabras; es decir, el orden alfabético se contrae a las letras de cada palabra y no al de las letras sucesivas de dos o mas palabras: terminado el arreglo de la primera palabra, se arregla la segunda y después la tercera.

PROCEDIMIENTO:

REGLAS PARA ARCHIVAR NOMBRES DE PERSONAS

1. REGLA

El nombre de una persona se divide en nombre de pila y apellidos.

EJEMPLOS:

Ernesto Humberto Amaya Cabrera

María Elena Gómez Deras

SE ARCHIVA:

Amaya Cabrera, Ernesto Humberto

Gómez Deras, María Elena

2. REGLA

Si antes del apellido aparece una inicial se toma como nombre de pila.

EJEMPLOS:

Raúl A. Fuentes Colorado

Marina E. Mena Ruiz

SE ARCHIVA:

Fuentes Colorado, Raúl A.

Mena Ruiz, Marina E.

3. REGLA

Si el apellido es igual en varios nombres la siguiente letra nos servirá de base para ordenar.

EJEMPLOS:

Juan José Ramírez Alfaro

Miguel Ramírez Batrez

SE ARCHIVA:

Ramírez Alfaro, Juan José

Ramírez Batrez., Miguel

4. REGLA

Si antes del apellido aparecen partículas: de, del, de la, de los, etc., se inicia la primera inversión con el primer apellido, aun cuando las partículas aparecen en mayúsculas.

EJEMPLOS:

Roxana María de la O

Eduardo del Río Soto

Imelda del Corral Benítez

SE ARCHIVA:

O, Roxana María de la

Río Soto, Eduardo del

Corral Benítez, Imelda del

5. REGLA

Si el nombre de pila y el apellido son los mismos la letra o nombres diferentes nos servirá de clave para ordenar.

EJEMPLOS:

Gilberto J. Pineda

Gilberto A. Pineda Román

Gilberto E. Pineda Zerpas.

SE ARCHIVA:

Pineda Gilberto J

Pineda Román, Gilberto A.

Pineda Zerpas. Gilberto E.

6. REGLA

Si el nombre propio tiene además de la abreviatura de su profesión, grado militar e eclesiástico o la expresión padre e hijo, júnior (Jr), se escribe la abreviatura después de la inversión correcta o entre paréntesis.

EJEMPLO:

Lic. Baltasar García Lima

Ing. Carlos Miranda Paz

Manuel Zúñiga

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