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EL DERECHO Y LOS ARCHIVOS

ACUERDO No. 060 del 30-10-2001

Este acuerdo establece pautas para la administración de las comunidades oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

De acuerdo a lo establecido por las leyes:

* 80 de 1989: crea el archivo general de la nación de Colombia.

* 594 de 2000:por medio de la cual se dicta otras disposiciones de archivo y se dictan otras disposiciones

* 527 de 1999: Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Artículo primero: establece los lineamientos que permiten a las unidades de correspondencia de las entidades públicas o privadas a cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, conservación, recepción y consulta de los documentos.

1. Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, ,acumulados por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

2. Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

3. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal.

4. Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

5. Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

6. Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

7. Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento en que las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Se hacen definiciones de los siguientes conceptos

8. Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento en que , las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona, Remitente , Nombre de la Dependencia, etc.

9. Serie documental: unidades documentales, emanadas de un mismo sujeto productor como consecuencia

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