TRABAJO DE DESCRIPCIÓN DEL CARGO AL JEFE DE ARCHIVO DE LA GOBERNACIÓN

TRABAJO DE DESCRIPCIÓN DEL CARGO AL JEFE DE ARCHIVO DE LA GOBERNACIÓN

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Centro de la Industria la Empresa y Los Servicios CIES

Tecnólogo en Gestión Documental

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ACTIVIDAD DE LOS DOCUMENTOS

• Los documentos que llega a recepción son de diferentes oficinas a nivel local y nacional, o público (Fuera de administración)
• En recepción se radican los documentos en donde se le coloca el código de cada dependencia, fecha y hora de la radicación, número consecutivo y la firma la persona encargada.
• Luego de tener varios documentos son llevados a la oficina del Archivo Central.
•  Se  revisa cada documento si está bien radicado, si un documento sale mal radicado, se devuelve a recepción para su debida corrección, de lo contrario se escanea cada documento.
• Se realiza un registro en el software de cada documento.
• Luego los documentos son entregados al mensajero
• El mensajero hace un breve registro de cada documento en la planilla correspondiente a la secretaria, en donde se le coloca la fecha de llegada del documento, el número consecutivo, el código de cada secretaria.
• Distribuye por cada secretaria los documentos correspondientes a esa dependencia, la secretaria encargada recibe los documentos, firma en la planilla con fecha y hora de recibido.
• En cada secretaria tienen un archivo, que se llama “Archivo de Gestión”, en donde se guardan los documentos para luego proceder hacer su trámite.
• Se procede a realizar el trámite de cada documento, si hay que dar respuesta, o producir algún oficio.
• Luego de haber realizado el trámite de los documentos, se guardaran en el archivo de gestión por un tiempo determinado, de acuerdo con la tabla de retención
• Si es necesario se trasladara el documentos al archivo central para su preservación por un tiempo considerado, de acuerdo con las tablas de retención

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