Taller 2 Gestión Documental
Enviado por andrus1966 • 22 de Noviembre de 2015 • Trabajo • 1.147 Palabras (5 Páginas) • 167 Visitas
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3.1. Actividades de Reflexión inicial
El Dato: Unidad pequeña, elemental y de gran importancia, la ausencia de uno sólo, puede dificultar la debida fluidez, claridad, solidez y precisión de la información.
La Información: Conjunto de datos, debidamente organizados, procesados y transformados, que cumplen el objetivo de transmitir un mensaje determinado para que el usuario final pueda tomar decisiones o acciones.
Documento: Instrumento que contiene la información necesaria para realizar la transmisión del conocimiento humano, y que de manera precisa da testimonio e ilustra una circunstancia o situación facilitando el acceso a temas específicos. El documento recopila la información necesaria para lograr transmitir una información en la gestión empresarial.
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
Posibles fallas que existen en el proceso general del documento archivístico:
- Documentos incompletos
- Desorganización
- Perdida de datos
- Suciedad y deterioro en los documentos y demás medios de soporte.
- Desintegración del archivo
- Demoras en la búsqueda de los archivos y como consecuencia no se puede dar una respuesta u acción de manera oportuna.
- Sobrecostos en el mantenimiento del archivo
3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje
Descripción: Asuma el rol de empleado de la oficina de archivo en la siguiente situación y justifique la pregunta planteada: En la oficina donde labora hay una serie de documentos desorganizados, dentro los cuales se evidencian, notas, cintas magnéticas, mapas, borradores, dibujos, apuntes rápidos, planos, fotografías, cuadros, videos y discos duros. A usted se le ha asignado la tarea de darles una clasificación adecuada, la cual la debe exponer a su supervisor de Archivo. Teniendo en cuenta lo anterior, determine: ¿Cuál sería la clasificación de los documentos mencionados según el soporte? Recuerde justificar claramente la respuesta que le debe entregar a su supervisor.
SEGÚN EL SOPORTE | ||
Textuales | Notas, borradores y apuntes rápidos | Los más empleados en la gestión empresarial |
Gráficos | Mapas, dibujos, planos | Permiten visualizar de manera rápida la información |
Imagen | fotografías, cuadros | Reflejan y/o evidencian la información plasmada en textos o gráficos |
Cinta | Cintas magnéticas, video | Buscan, de una manera dinámica, motivar, plasmar y captar la atención de una o varias personas |
Otros Soportes | Discos duros. | Otras formas de conservar y soportar la información |
Argumento: La organización de los archivos es indispensable para tener un acceso rápido y eficaz a la información y como existen reglamentaciones y técnicas de archivos, estos deben ser aplicados de manera correcta, como la que acabo de realizar, basándome en la clasificación conforme a los soportes documentales ya que estos son tipos de registros y evidencias vitales, que apoyan la función archivística y permiten a la empresa tener acceso inmediato y eficaz a la información que va a servir de soporte a la toma de decisiones y/o para dar respuesta a una consulta realizada en alguna área específica.
3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)
Actividad interactiva:
[pic 1]
3.4. Actividades de transferencia del conocimiento
Foro Temático:
Teniendo en cuenta la temática del tercer contenido de estudio, responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas:
- Describa con sus palabras el procedimiento de cada una de las etapas de un dato.
[pic 2]
Recolección
Los datos al ser pequeñas unidades deben ser recolectados a fin que al ser sometidos a un procesamiento y transformación se conviertan en una información útil que permita tomar decisiones o acciones que el usuario final considere conveniente. Para la recolección debemos seleccionar un instrumento de medición, aplicar el instrumento de medición y preparar las mediciones obtenidas para su correcto análisis.
Los datos se denominan entrada.
Procesamiento
Recopilados los datos se procede a su tratamiento y para ello se usa operaciones que nos permiten ordenar y transformar los datos en información, por cuanto el dato solo adquiere esta característica luego de un adecuado procesamiento.
Transformación
En esta etapa los datos procesados se convierten en información y son útiles a una determinada persona o empresa.
- Escriba las cuatro tipologías documentales que se presentan en el contenido y exponga la importancia de cada una de ellas en el proceso de la administración documental.
TIPOLOGIA DOCUMENTAL |
CLASES DE TIPOLOGIA | EJEMPLOS | IMPORTANCIA |
Correspondencia comercial | Las cartas comerciales, informes ejecutivos, informes presupuestales y circulares. | Son creados de acuerdo a la actividad de la empresa y permiten evidenciar sus características y desarrollo especifico. A través de ellos se ofrecen productos o servicios, funcionan como un canal de comunicación a nivel interno y externo de la empresa |
Documentos contables | Las facturas, los recibos de caja, los comprobantes, entre otros. | Son el soporte a las operaciones comerciales mediante los cuales se evidencian movimientos financieros y sirven para medir pérdidas o ganancias. |
Documentos especiales | Las actas, las certificaciones, las escrituras, los soportes electrónicos, las imágenes o audiovisuales | Los registros electrónicos, imágenes o audiovisuales permiten la conservación de la información. |
Documentos legales | Los registros civiles, partidas, hojas de vida, registros de pagos y cobros. | Por su contenido pueden servir como prueba y demostrar la existencia de un hecho o suceso. Lo cual permite la clasificación de estos en archivos de gestión, central o histórico. |
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