Taller Semana1

TALLER SEMANA 1 GESTION DOCUMENTAL

No puedo hablar de la importancia de la Administración Documental, sin antes definir que entiendo por gestión documental, pues bien la gestión documental radica en la implementación de algunos métodos y prácticas para administrar toda la documentación que se produce o genera en una organización, ya sea en papel o en forma digital, entre los pasos a seguir debemos como tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Recuperar la información

2. Determinar el tiempo que los documentos deben guardarse

3. Eliminar los que ya no sirven

4. Asegurar la conservación indefinida de los documentos importantes o de mayor relevancia.

El poder seleccionar, organizar y almacenar la información de una empresa con las normas establecidas por la Ley general de Archivo, permitirá a la organización incrementar su competitividad, eliminando los problemas operativos y dinamizando los procesos de trabajo en el día a día y ofrecer a sus clientes un mejor servicio. Aumenta la productividad y reduce costes. Algunas de las tareas que la gestión documental puede hacer más eficientes son la importación y almacenamiento de documentos, las búsquedas de información y los flujos de trabajo.

Teniendo en cuenta que los documentos dan cuenta de las actividades que se realizan dentro de cualquier institución pública o privada, es muy importante su conservación ya que estos se constituyen en un soporte para cualquier actividad de tipo administrativo, legal, histórico etc. por consiguiente la Administración Documental se constituye en una herramienta básica para alcanzar un buen desarrollo de una organización.

En este orden de ideas la importancia de la administración documental radica en que permite la planificación, organización y control de actividades y se realiza en las llamadas oficinas o unidades de administración de documentos, las cuales son reconocidas como reservas de memorias para la organización de empresas y otras entidades; algunas de las principales funciones de la administración documental como lo son la preparación de registros e informes, almacenamiento de los registros y demás documentación y el procesamiento de la información para su utilización y comunicación.

Es así como la administración documental tiene como misión recoger información para procesarla, registrarla y utilizarla, ya que en cada uno de los actos diarios existe un componente informativo que es transmitido a las entidades o empresas; luego de haber sido procesada la información en dicha entidad será utilizada a nivel jerárquico para poder planificar, organizar y controlar las actividades de una organización, permitiendo de esta forma capturar, compartir y distribuir documentos digitales de manera segura, ahorrando considerablemente los costos y tiempos de entrega.

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