Tarea 2 automatizacion de procesos administrativos 1

1. Yo propongo que utilizaran herramientas de comunicación electrónica tales como internet, conectar a red todas las computadoras del área de ventas, correos electrónicos y programas para llevar registros de entradas y salidas de mercadería o pedidos de clientes, ya que por el tipo de organización es la forma más fácil  en que todos los empleados del área de ventas tendrán acceso eficaz y tangible de la información y no generara mucho gasto para la empresa. Y acá es más fácil llevar un registro de códigos de barras por medios eléctricos ya que estos pueden ser buscados más fácilmente en una herramienta computarizada.

2. Para proteger la información en el departamento de ventas propongo guardar información física (facturas, lista de clientes, etc.) y información digital (en base de datos con copia de seguridad respectiva) en dos áreas diferentes (una oficina apartada una de la otra) donde solo tenga acceso personal claramente identificados con sus gafetes y códigos de accesos a tales ares. En el caso de base de datos tener contraseñas a las computadoras y tener contraseñas a las bases de datos y tener una o dos personas a carga en dichas áreas para que ellos puedan identificar quienes tienen acceso o no a la información de ventas para evitar que persones ajenas a los procesos y información de clientes quede resguardada. Y llevando un control escrito de quienes ingresan y salen de las áreas donde de resguarda la información anotando hora, día, mes, año, jornada de trabajo, nombre de la persona que ingresa etc.

3. La mejor manera para guardar información es discos duros en PC, ya que estas son de rápido acceso aquí podemos crear base de datos con un alto contenido de información y la búsqueda es más rápida y eficiente gracias a que las PC cuentan con motores de búsqueda que nos facilitan esa tarea. Y de esta misma manera las PC se pueden interconectar entre sí en red para que la información se mande más rápido hacia otra persona, podemos usar correos electrónicos también donde la información que se envié no se alterara ya que ira escrita y se podrán seguir cada paso que este indique. Ejemplo un cliente llega y pide 5 sillas estilo colonial de código 10231564, el vendedor anotara esto en un formulario con nombre del cliente, código de la silla deseada, cantidad etc. El empleado en sala de ventas mandara esta información por medio de correo o bien por medio de la comunicación en red de las pc por algún programa X en la empresa y la información llegara a producción si alteraciones y precisa. De esta forma tienen una entrada una salida y un proceso.

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