Tecnicas De Presentacion

TÉCNICAS DE PRESENTACIÓN

Consideraciones de Estilo

Para su presentación exterior deben considerarse los siguientes aspectos:

1. Tamaño del papel. Los informes deben ser presentados en papel tamaño carta.

2. Calidad del papel y protección del documento. Las hojas deberán ser de buena calidad, protegidas por una cubierta, debidamente encuadernadas, con empaste grueso o bien otro tipo de prensa de los que se emplean en las imprentas.

3. Presentación. Si se utilizan figuras, apéndices o anexos deben aparecer en hojas del mismo tamaño y con la misma calidad de impresión y evitar el uso de pegamento, cintas adhesivas o grapas.

4. Tipografía. Se recomienda utilizar tipos de fuentes tales como: Times New Román de 12 puntos, Arial de 10 puntos o Courier New de 12 puntos. Debe utilizarse el mismo tipo de fuente en todo el documento, exceptuando en situaciones cuando se debe resaltar información.

5. Interlineado o espaciado. Se recomienda usar espacio y medio entre todas las líneas del manuscrito, aún después de los títulos, citas y referencias.

6. Márgenes

Márgenes

Izquierdo-Derecho-Superior-Inferior Encuadernación

2,54 cm (1”) 1.27 cm (0.5”)

7. Alineación. El texto debe escribirse en forma justificada, no debe haber palabras divididas al finalizar una línea.

8. Numeración de páginas. Todas las páginas deben numerarse, en forma consecutiva. El número de la página se ubica en la esquina superior derecha con arábigos.

La introducción, tabla de contenidos, conclusión y bibliografía con números romanos en minúscula, centrados y en la parte inferior de la hoja.

9. Sangría: La primera línea de un párrafo debe sangrarse con cinco espacios, el resto de las líneas iniciarán en el margen izquierdo.

10. Seriación. En algunos casos podría resultar necesario enumerar elementos en serie, por lo que : éstos se mencionan en un mismo párrafo deben utilizarse letras minúsculas, sin subraya seguidos por un paréntesis final.

Ejemplo:

Las tres formas de realizar la inscripción eran a) por Internet,

b) vía telefónica y c) en forma personal.

Si los elementos que se van a enumerar son párrafos separados por una serie, po ejemplo, pasos de un procedimiento, éstos se identificarán con números arábigos seguido por un punto.

Ejemplo:

Una vez que la recepcionista recibe el documento debe proceder con los siguientes pasos:

1. Anotar en la hoja de registro la fecha y la hora de recibido.

2. Verificar que el documento contenga los anexos-indicados

3. Transferir el documento a la oficina respectiva

La enumeración debe respetar la sangría de primera línea al dar inicio a cada párrafo continuar con la segunda y posterior al margen, igual como en todos los párrafos.

Párrafos enumerados que no indican secuencia entre uno y otro, el caso de los párrafos planteados en las conclusiones o las recomendaciones, se identifican con números arábigos, punto y sangría francesa (todas las líneas del párrafo se ubican debajo de la primera letra del párrafo inicial.)

Ejemplo:

CONCLUSIONES

1. Se verificó la documentación existente.

2. Se estableció la aplicabilidad de normativa institucional y su efecto en los procedimientos

descritos.

3. Se identificaron los distintos procedimientos existentes y la secuencia de ellos para plasmarlos en un

manual.

4. Se identificó cada uno de los puestos del área secretarial de la Asesoría Jurídica las funciones que

les correspondía ejecutar.

5. Se ordenaron los procedimientos, según los puestos y actividades.

6. Se confrontó la validez de ios procedimientos descritos, con los responsables directos de éstos.

El Informe de una Página

Se conoce por informe cualquier tipo de comunicación que proporcione unos datos precisos, relativos a un caso concreto, dirigida a una persona que debe conocer dichos datos o tomar una decisión respecto al caso de que se trate. En una empresa es necesario disponer de este tipo de datos, debidamente consignados, que recojan de manera simplificada y clara las base fundamentales en que se apoya la gestión de la razón social.

Pueden pedirse informes sobre cualquier tema. Un informe debe centrarse en los aspectos relevantes de un caso.

Para su redacción, se pueden seguir los siguientes pasos:

 Acopiar todos los elementos de juicio posibles sobre el caso, rechazando los datos hipotéticos y las informaciones procedentes de fuentes de dudosa fiabilidad.

 Estudiar la documentación, para redactar un relato sintetizado que se base en los datos recopilados.

 Buscar elementos, razones, relaciones, comparaciones, etc., que permitan emitir una conclusión razonable.

 Ordenar con toda lógica los elementos presentados en el escrito, con el propósito de que toda la redacción, desde el principio hasta el fin, resulte clara y precisa.

 Evitar la subjetividad: el informe refleja hechos y aporta datos, no opiniones personales.

 Intentar ser breves: los informes excesivamente largos, pocas veces se leen por entero. Por regla general, es suficiente un informe que no ocupe más de una página, tamaño folio, mecanografiada a doble espacio,

 Los altos cargos y los responsables de funciones concretas en la empresa han de disponer de numerosos datos, por lo que necesitan informes que les faciliten los conocimientos que precisan. Por eso, muchas veces se tiene que recurrir a los tres sistemas clásicos de exposición permanente de la marcha de¡ negocio: estadísticas, gráficos y diagramas.

El siguiente es un ejemplo informe mensual de una empresa editora en el que se detalla la situación de determinadas obras, a efectos de informar a los empleados:

INFORME MENSUAL

Enviado al Sr. Julián Marcos Araceli Vargas

Por Esteban Devesa

Ref.:

...