UNIDADES ASESORAS

ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

INTRODUCCIÓN

—

Para funcionar correctamente, todas las organizaciones, independientemente de su naturaleza, cam¬po de operación o ambos, requieren de un marco de actuación. Este marco lo constituye la estructura organizacional, que no es sino una división ordenada y sistemática de sus unidades de trabajo con base en el objeto de su creación traducido y concretado en estrategias.

Su representación gráfica también se conoce como organigrama, que es el método más senci¬llo de expresar la estructura, jerarquía e interrelación de los órganos que la componen en términos concretos y accesibles.

Pese a que es un instrumento altamente utilizado, ya que todas las organizaciones cuentan por lo menos con un organigrama general, es sorprendente percibir la gran diferencia de criterios y enfo¬ques considerados en su preparación. Ello pone de manifiesto la importancia de contar con una base de información homogénea, que permita dar unidad y cohesión a este tipo de recursos.

Concepto

El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestra la composición de las unidades administrativas que la integran, sus relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.

• Objeto

Es el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización.

• Utilidad

•Proporciona una imagen formal de la organización.

• Facilita el conocimiento de una organización, así como de sus relaciones de jerarquía y coor¬dinación.

• Representa un elemento técnico valioso para el análisis organizacional.

• Constituye una fuente autorizada de consulta.

CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA su PREPARACIÓN

• Precisión

En el organigrama deben definirse con exactitud todas las unidades administrativas y sus interrelaciones.

• Sencillez

Debe ser muy simple, para que se comprenda fácilmente. Para ello, se recomienda no complicarlo con trazos innecesarios o una nomenclatura compleja o poco clara.

• Uniformidad

Para facilitar su interpretación conviene homogeneizar las líneas y figuras que se utilicen en su diseño.

• Presentación

En gran medida, su funcionalidad depende de su formato y estructura; por ello, en su preparación deben considerarse criterios técnicos y de servicio, en función de su objetivo.

• Vigencia

Para conservar su vigencia el organigrama debe mantenerse actualizado. Cuando se elabora es reco¬mendable que en el margen inferior derecho de la gráfica se anote el nombre de la unidad responsa¬ble de prepararlo y la fecha de autorización y actualización.

CLASIFICACIÓN

Los organigramas pueden clasificarse según cuatro grandes criterios:

1. Por su naturaleza.

2. Por su ámbito.

3. Por su contenido.

4. Por su presentación.

•

• POR SU NATURALEZA Microadministrativos

Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma general o mencionar algu¬na de las áreas que la conforman.

Macroadministrativos

Contienen información de más de una organización.

Mesoadministrativos

Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede emplearse en el sector privado.

• POR SU ÁMBITO

Generales

Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características (figura 4.1).

En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.

Específicos

Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización (figura 4.2).

• POR SU CONTENIDO

Integrales

Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus rela-ciones de jerarquía o dependencia (figura 4.3).

Es conveniente anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes.

Funcionales

Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones (figura 4.4).

Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organi-zación en forma general.

De puestos Plazas y Unidades

Indican las necesidades de puestos y el número de plazas existentes o necesarias de cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas (Figura 4.5).

POR SU PRESENTACIÓN

Verticales

Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo, a partir del titular en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, se recomienda su empelo en los manuales de organización. (Figura 4.6)

Figura 4.6

Organigrama vertical

...