Una de las decisiones estratégicas más importantes que debe tomar una empresa es no determinar cómo utilizar los sistemas de información para mejorar los procesos de negocios, sino más bien comprender que procesos de negocios necesitan mejorarse.

PASOS PARA LOGRAR UNA REINGENIERÍA EFECTIVA

Una de las decisiones estratégicas más importantes que debe tomar una empresa es no determinar cómo utilizar los sistemas de información para mejorar los procesos de negocios, sino más bien comprender que procesos de negocios necesitan mejorarse.

Las empresas están conformadas por cientos, en ocasiones miles, de procesos de negocios. ¿Cómo puede decidir cuales necesitan cambiarse y cuales se podrían beneficiar realmente de los sistemas de información?

Cuando los sistemas se utilizan para fortalecer el modelos de negocios o los procesos de negocios equivocados,  la empresa se puede volver más eficiente para hacer lo que no debería (Hammer, 2002).En consecuencia la empresa se vuelve vulnerable ante los competidores que hayan descubierto el modelo de negocios correcto. También se podrían dedicar demasiado tiempo y dinero para mejorar procesos de negocios de poco impacto en el desempeño y los ingresos generales de la empresa.

Usted tendrá que determinar cuáles son los procesos de negocios más importantes en los que se debe enfocar al aplicar nueva tecnología de información y como la mejora de estos procesos ayudara a la empresa a ejecutar su estrategia. Por lo general, la dirección general de la empresa en la que determina cuales procesos de negocios requieren mejorarse y cuales tienen la prioridad más alta.

Esta decisión resulta de considerar dos situaciones:

• Análisis estratégico: los directivos identifican los procesos de negocios que son más importantes para el éxito de la empresa y concentran esfuerzos en estos procesos.
• Puntos de aflicción: los directivos identifican los procesos que producen la mayor parte de las quejas de fabricantes, clientes o empleados y se aplican a arreglarlos primero.

Una vez que se han elegido los procesos de negocios apropiados, las empresas se ocupan de las actividades siguientes:

• Identificar las entradas y salidas de un proceso de negocios.

• Las entradas se refieren a los elementos tangibles e intangibles que fluyen desde el entorno hacia el proceso, incluyendo las solicitudes de productos por parte de los clientes o servicios de los fabricantes. Las salidas fluyen de regreso al entorno y pueden incluir órdenes de tareas, clientes satisfechos, efectivo o materiales.

• Identificar el flujo de productos y/o servicios.

• Todos los procesos están conformados por un flujo de bienes o servicios

• Identificar la red de actividades y las holguras en el proceso.

• Los procesos son conjuntos de actividades de negocios relacionados como recibir solicitudes de clientes, llenar pedidos, archivar documentos y hablar con los proveedores.
• Las holguras son tiempos de retardo integrados en el proceso para facilitar la revisión y vigilancia .Todos los procesos de negocios consumen tiempo, al igual que otros recursos.

• Identificar todos los recursos.

• Todos los procesos consumen capital, mano de obra y tiempo. Ya que la reducción de costos es un objetivo principal del diseño de procesos de negocios, es imperativo que se establezcan los costos iniciales. Estos se refieren al costo del proceso de negocios original en cuanto a tiempo y recursos antes de que se realice cualquier mejora.

• Identificar la estructura y el flujo de información.

• Los procesos de negocios reciben información y apoyo de un flujo de información requerido para la toma de decisiones.

• Identificar los propietarios del proceso.

• Los procesos son propiedad de los encargados de tomar las decisiones que tienen la responsabilidad principal del proceso y las decisiones. En algunos casos, la propiedad es compartida.

• Identificar los actores de los procesos y a los encargados de la toma de decisiones.

•  Los procesos implican una red de actividades y decisiones.

Una vez que las empresas identifican y describen el proceso existente el siguiente paso es comprender cuánto cuesta el proceso y el tiempo que se requiere para realizarlo.

Por lo general os procesos de negocios se miden con las dimensiones siguientes:

• Costo del proceso: el costo total del proceso de negocios para una transacción típica.
• El tiempo del proceso: el tiempo total de decisiones y actividades de todos los actores.
• Calidad del proceso: la cantidad de tiempo y dinero gastado en volver a hacer partes y servicios defectuosos.
• Flexibilidad del proceso: la capacidad del proceso para producir una variedad de resultados, o de cambiar ante la presión del entorno. La flexibilidad se traduce directamente en una mejor utilización de las plantas fabriles y el equipo, así como en menores costos de mano de obra.

Una vez que el proceso de negocios existente se ha comprendido totalmente, el siguiente paso es pensar cómo mejorarlo. Los nuevos sistemas y las tecnologías de información ofrecen bastantes oportunidades para reducir los costos considerablemente, incrementar la eficiencia y mejorar la efectividad y los ingresos.

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