Versión libre y espontánea Expediente VA-2017-012

Pasto, agosto 8 del 2018

Doctor

OSCAR TIMARAN BOTINA

Personero Delegado en lo Penal Comisionado para la Vigilancia

Administrativa y derecho de Petición

San Juan de Pasto

Asunto: Versión libre y espontánea Expediente VA-2017-012

Me permito hacer las siguientes apreciaciones en lo referente a los hallazgos encontrados en la auditoria 003 2017 realizada por control interno  y que involucran mi nombre:

Hallazgo 5 “Se evidencia que el 65% de los procesos de Asistencia técnica integral agropecuaria auditados, no han ejecutado el plan de acción concertado a cabalidad, en consecuencia se evidencia falencia en la planificación y ejecución de las actividades programadas en este componente; lo anterior constituye un hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria”

Con relación al hallazgo cinco, referente a los proceso de asistencia técnica agropecuaria correspondiente al año 2016, es pertinente señalar que una de las funciones principales para un adecuado funcionamiento de la Secretaría de Agricultura, es la planeación, a través de ella se prevé la contingencia y cambios que pueda deparar el futuro, (helada presentada el 20 de julio), para la Secretaría de Agricultura se convierte en una medida necesaria para afrontar y dirigir las acciones pertinentes encaminadas a aprovechar los mejores esfuerzos del grupo de profesionales, en este sentido se planean las actividades a realizar por parte de los profesionales, ACTIVIDADES PROGRAMADAS:

Siguiendo  el procedimiento CP- P-005.

Inscripción en la UMATA, la cual se realiza en el formato CPF 006, con la que los usuarios son inscritos en la base de datos de la UMATA.

Asignación profesional, consiste en la distribución de los profesionales en los diferentes corregimientos, de tal manera que se logre cobertura y se garantice la prestación del servicio de asistencia técnica (en las áreas agrícolas, pecuarias, agroindustrial, financiera y social), la que se efectúa mediante oficio de delegación suscrito por el Subsecretario de Desarrollo Agropecuario, quien es el responsable de la parte técnica.

Programación del plan de trabajo, teniendo en cuenta las asociaciones asignadas, y conforme al diagnóstico formato CPF – 063, para lo cual los profesionales contratistas, de acuerdo al perfil, y en muchas ocasiones con el acompañamiento de los profesionales de planta, efectúan el diagnostico en campo, en el que se establece un plan de trabajo concertado con la asociación y/o familia, el que se registra en el formato CPF 019, el cual reposa en la respectiva carpeta, y es verificado mediante la supervisión en campo y con los respectivos informes presentados mensualmente por los profesionales contratistas.

Con este plan de trabajo se realiza un cronograma de actividades en el formato CPF – 002, el que es concertado con las asociaciones y/o familias, y el cual es programado en concordancia con la duración del respectivo contrato.

Para el cumplimiento del cronograma se presenta una programación semanal en el formato CPF 003, archivo que reposa en la Secretaría de Agricultura, para su verificación.  Programación sujeta a cambios por las diferentes contingencias que se presentan, como son visitas canceladas por los usuarios, la ocurrencia de fenómenos climáticos intempestivos, con lo cual los profesionales deben desplazarse de manera inmediata a otros sectores; entre otras.

Con respecto a la transferencia de tecnología, acompañamiento y seguimiento, mediante los formatos CPF – 007, y el formato CPF 004, correspondiente a capacitaciones, se verifica por parte del supervisor el cumplimiento de este cronograma de actividades, soportes que reposen en cada una de las carpetas.

En el seguimiento al equipo técnico, los lunes en la Secretaría de Agricultura se realiza comité técnico con todos los profesionales contratistas y personal de planta, en el cual el supervisor de los contratos evalúa los proceso de transferencia y tecnología, realizados con las asociaciones o grupos, donde se plantean diferentes inquietudes y necesidades, tanto de los profesionales como de los usuarios asistidos, y se formulan las soluciones concertadas, quedando registrado en actas que reposan en la Secretaría de Agricultura, para su verificación de lo cual se anexa  la primera de fecha 13/01/2016 al igual que esta se realizaron actas  de cada uno de los comité técnicos hasta el día 26/12/2017 se puede verificar carpeta en la secretaria de agricultura.

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Presentación de informe, actividad que es constado  mensualmente por el supervisor del contrato para efectuar el pago pertinente a los contratistas de la Secretaría de Agricultura.

Consolidar y presentar informe final, actividad que es constada por el supervisor del contrato, y del cual reposan las evidencias en su respectiva carpeta.

Respecto a las observaciones consistentes en falta de documentación en las carpetas, tales como ejecución del plan de acción concertado a cabalidad, programación de actividades; estas evidencias en el momento de la auditoria no reposaban en las carpetas, porque al final de cada mes, cuando se recibe el informe por parte del supervisor, son entregadas por los profesionales, lo cual permite la verificación del cumplimiento de las actividades contractuales, al hacer las cuentas para el pago en la Secretaría de Hacienda se separan estas evidencias y reposan en un carpeta para ser archivadas en cada una de las carpetas de las asociaciones, actividad que ejecutaba el técnico administrativo Carlos Humberto  Criollo Jojoa, quien permaneció en esta Secretaría hasta el día 30 de diciembre de 2016, puesto que fue trasladado a la Secretaría de Tránsito y Transporte de la Alcaldía de Pasto, quedando vacante este cargo hasta el 13 marzo de 2017, fecha en la que llegó el reemplazo; todas estas evidencias ya fueron consignadas en la respectivas carpetas. Anexo archivo magnético denominado “HALLAZGO 5” explicación de cada observación encontrada con su respectiva evidencia, con lo cual se acredita que las 169 asociaciones tomadas como muestra de las 257 inscritas en la base de dato hasta el año 2016, se cumplió con (146 grupos y/o asociaciones) 86% a cabalidad, 9% (15 grupos y/o asociaciones)  está en proceso para darle cumplimiento, aclarando que los factores por los cuales no se ha podido realizar son ajenos a la secretaria de agricultura y dependen  de las asociaciones o grupos pero cuentan con evidencia de visitas y 5% (8 grupos y/o asociaciones) para efectuar plan de mejoramiento que permitan definir la situación de estas asociaciones y respaldar con evidencias.

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