ADMINISTRACION DE PROYECTOS. UNIDAD IV CONTROL Y CIERRE DEL PROYECTO

INSTITUTO TECNOLOGICO DE COLIMA.

ADMINISTRACION DE PROYECTOS.

UNIDAD IV CONTROL Y CIERRE DEL PROYECTO.

UNIDAD IV. CONTROL Y CIERRE DEL PROYECTO.

Los proyectos de cualquier naturaleza que pretenden desarrollarse deberán ser cuidadosamente planeados y estimados, de tal forma que puedan ser terminados satisfactoriamente en cuanto a calidad de tiempo y costo. La planeación ayuda a seleccionar los métodos de trabajo más económicos, determinando el equipo, ajustando a las necesidades financieras y de mano de obra, fijando apropiadamente los pedidos y entregas de materiales, estableciendo la supervisión necesaria, definiendo la necesidad de solicitar subcontratistas competentes, en el tiempo adecuado para ella y llevando a cabo el trabajo dentro del costo previsto.

Sin embargo, ningún plan esbozado en papel trabajará con una continuidad completa en la práctica aunque teóricamente sea perfecto. La operación uniforme, tal como se describe en la red de actividades, quedará afectada por retrasos imprevistos, restricciones imprevisibles y factores desconocidos. Por esto es esencial que la administración esté informada, detallada continuamente del progreso de los trabajos y que se hagan predicciones precisas respecto a los efectos de cada uno de los incidentes del lugar, acerca de los recursos disponibles y de las operaciones futuras.

El propósito fundamental del control del proyecto es revisar los resultados reales que se van obteniendo en el desarrollo del proyecto, comparándolos al mismo tiempo con lo planeado y programado con objeto de hacer los ajustes y cambios necesarios a fin de que éste sea terminado satisfactoriamente. Para trabajar eficazmente debe haber una forma de determinar soluciones rápidas y efectivas a los problemas diarios a fin de que la aplicación de las medidas de corrección sean iniciadas con prontitud. Por esto puede ser conveniente hacer de nuevo la programación de la porción incompleta de los trabajos, volver a distribuir los recursos disponibles o bien, adquirir otros; sin duda será esencial revisar el resto del programa completo, con el fin de terminar el trabajo dentro del tiempo especificado al menor costo posible. Al emplear los métodos de redes pueden determinarse las revisiones lógicas necesarias para las nuevas situaciones.

4.1 Control: importancia y métodos de control.

Básicamente, es necesario el control del proyecto mediante el CPM para las revisiones periódicas normales de trabajo, junto con las revisiones del modelo de red. Esta técnica se puede comparar con la de los misiles dirigidos: primero se apunta a un blanco y se aplican todas las correcciones antes de disparar; con el CPM puede estarse cambiando continuamente la trayectoria de manera que el proyecto se dirija consistentemente a su fecha de terminación al costo total establecido.

El procedimiento general consiste en revisar periódicamente la red del proyecto, reemplazando las predicciones originales por los hechos reales, conforme transcurre el tiempo. Cada vez que se revisa la duración de las actividades debe analizarse la red, para determinar si la ruta crítica y la duración del proyecto han sido afectadas. Si se encuentra que el trabajo está en retraso con respecto al programa, podrá corregirse la red y acelerar apropiadamente las actividades faltantes, para restablecer la posición. Esta tarea puede tomar la forma de trabajo extra, de equipo y /o mano de obra adicional, recurrir a los ajustes del trabajo, etc. Podrá predecirse el costo real de estas medidas de remedio, y comparar diferentes alternativas con la finalidad de seleccionar la solución total óptima. Algunas veces será más económico aceptar el retraso en la terminación del proyecto.

Una vez decididas las medidas de corrección, la red con sus programas y gráficas de Gantt se revisan adecuadamente, disponiéndose de un nuevo plan para la parte no terminada del proyecto. De esta forma el plan puede ser actualizado cada vez que sea necesario.

Las causas más comunes de retraso en los trabajos de un proyecto comprenden:

1. Estimaciones incorrectas de la duración de las actividades.
2. Condiciones meteorológicas imprevistas, o características casuales del tiempo.
3. Retrasos impredecibles en la entrega del material.
4. Huelgas, faltas, retrasos u otros problemas de la mano de obra.
5. Condiciones inesperadas en el lugar como la falta de suministro eléctrico, fallas en las instalaciones, etc.

La revisión periódica de las operaciones en el lugar del proyecto, puede realizarse en cualquier tiempo adecuado. Ésta puede limitarse al examen de las actividades críticas o casi críticas, o puede referirse a la situación de todo el trabajo. En términos generales, se puede decir que los factores que definen la frecuencia de la revisión del proyecto son:

1. Grado de incertidumbre.
2. Magnitud del proyecto.
3. Tiempo de terminación.
4. Problemas que se encuentren.

Con  el fin de ahorrar trabajo innecesario en papel, y sin embargo, asegurar que cualquier retraso en las actividades no críticas se detectará inmediatamente, la manera más simple y práctica en un proyecto extenso, consiste en revisar tanto las actividades críticas y cercanas a serlo, como los gastos del trabajo a intervalos cortos y regulares. Cuando el examen de gastos  indique la posibilidad de un retraso y, en cualquier caso, en periodos regulares más largos, se emprenderá una revisión completa de las actividades.

Si se encuentra en cualquier tiempo que las actividades críticas están retrasadas con respecto al programa, o apenas a tiempo, mientras que al mismo tiempo los gastos son más altos de lo que se esperaba, entonces se han descuidado los conceptos críticos a favor de las actividades no críticas; el presupuesto detallado de cada una de las actividades revelará la causa real.

4.1.1 Gráficas de avance.

En el control del proyecto es necesario determinar con precisión,  tanto el avance de cada una de las actividades, como el que corresponde al proyecto total. Para ello se usan las gráficas de control, las cuales permiten vigilar visualmente el desarrollo de las actividades. Existen dos tipos de gráficas: la gráfica de avance y la gráfica de rendimiento.

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