Administracion de las Organizaciones

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Título del proyecto: Sistema para el control de depósitos.

Contexto. En la empresa RCO Carreteras de Occidente es donde laboro, en general la empresa RCO se dedica a la operación de los tramos carreteros GUADALAJARA-ZAPOTLANEJO, MORELIA-GUADALAJARA, GUADALAJARA-LAGOS DE MORENO Y LEON-AGUASCALIENTES. Uno de los procesos con los cuenta la empresa para esta actividad es la recolección de la cuota de peaje, que entre otras cosas este ingreso sirve para el mantenimiento de estos tramos carreteros.

La manera en la que se realiza esta recolección de la cuota de peaje es a través de un sistema de cobro, el cual realiza la gestión entre el cajero y el usuario para la determinación de la tarifa a pagar por parte de este último de acuerdo al tipo de vehículo con el que este transitando.

Todas las transacciones que reporta este sistema son debidamente registradas en una base de datos, con este sistema podemos saber cuánto ingreso hay por diferentes parámetros, hasta este punto de este proceso está debidamente automatizado, sin embargo, el proceso que sigue no lo está y se requiere de herramientas de Tecnologías de la Información para llevarla a cabo.

Cuando culmina el proceso anteriormente descrito, es necesario trasladar todo el dinero recaudado, a través de una empresa de valores, para depósito en la cuenta bancaria del fideicomiso, la empresa de valores cuando llega por el dinero emite una ficha de depósito manualmente, la cual sirve posteriormente para cotejar, los registros por parte de nosotros como RCO de estos depósitos se llevan por medio de hojas de Excel y nunca hay un punto de comparación ni conciliación con lo reportado por el sistema de cobro de peaje.

La propuesta es realizar un sistema de control de estos depósitos ligados al sistema de cobro de peaje y con conciliación con contabilidad.

Diagnostico FODA. 

Fortaleza: Este sistema debe ser echo a la medida y a la satisfacción de nuestras necesidades, por lo tanto, debe ser un sistema totalmente robusto en todas las transacciones que se realicen a través de él.

Oportunidades: Se tiene la oportunidad de tener registros completos e históricos de todas las transacciones realizadas con este sistema, el cual podría incluso ser consultado por gerentes y directivos para ver tendencias de ingresos.

Debilidades: Solo existe una debilidad, como es un sistema echo a la medida no podría ser comercializado con alguna otra empresa de otro giro.

Amenazas del Exterior: No existen amenazas del exterior, ya que es un sistema por encargo a la medida.

¿Qué se desea resolver? Resolverá el problema que actualmente existe con la no conciliación de los ingresos con los depósitos bancarios y demoras para tener dictámenes precisos de los mismos.

¿Por qué es importante implementar este proyecto? Porque obvias razones administrativas y toma de decisiones, nunca se tiene a tiempo el balance general de ingresos.

¿Qué queremos lograr? Un total automatizado del proceso de ingresos para minimizar errores, minimizar tiempos, aprovechamiento de los recursos tecnológicos con los que cuenta la empresa, realizar seguimientos históricos.

¿Qué se requiere para lograrlo? y ¿Quiénes participarán? Se requiere implementación de una base de datos, una red dedicada (ya existe), y determinación de formatos. Quienes participarían en el proyecto son, el gerente y colaboradores del área de operación así como técnicos y programadores del área de sistemas.

¿Cuánto costará? y ¿Qué tecnología se necesita?. Es costo de este sistema está calculado los siguientes parámetros: 192 horas-hombre de un programador (19,200 pesos) y 24 horas-hombre de un técnico (1440) en total 20,640. Sobre la tecnología necesaria se requiere ya existe en la empresa, y es precisamente PC’s de escritorio para el personal que utilizaría el sistema, un intranet, y un servidor de base de datos y aplicaciones.

¿Qué actividades se necesitan realizar para lograr los objetivos y quiénes serán responsables? 

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