Administración Organizacional

ORGANIZACIÓN

Es el proceso mediante el cual se diseña estructuras organizacionales para lograr los objetivos predeterminados, tomado en cuenta la filosofía organizacional (misión, visión, valores, objetivos estratégicos), los recursos necesarios y el contexto en que actúa la institución.

Busca los medios y recursos necesarios que permitan llevar a cabo la planeación, y refleja la manera como la organización o empresa intenta cumplir los planes. Es la función administrativa relacionada con la asignación de tareas, la distribución de las mismas y la asignación de los recursos necesarios entre los equipos o departamentos. La organización es el proceso de comprometer a las personas en un trabajo conjunto estructurado para conseguir objetivos comunes.

FUNCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

Tiene como función principal diseñar una estructura en la que queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa así como su responsabilidad y autoridad. Además, la organización tiene como objetivo ordenar el conjunto de relaciones que puedan surgir entre las diversas tareas y entre todas las áreas de funcionamiento de la empresa.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

 Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.

 Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

 Suministra los elementos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.

 Elimina la lentitud y la ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

 Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

CARACTERÍSTICAS DE LA ORGANIZACIÓN

• Complejidad. Existen organizaciones altas y bajas. Las grandes organizaciones tienen un gran número de niveles intermedios que coordinan e integran las labores de las personas a través de la interacción indirecta. En las organizaciones pequeñas las actividades las realizan interactuando directamente con los colaboradores.

• Anonimato. Le da importancia al trabajo u operación que se realice, sin tomar en cuenta quién lo ejecuta.

• Rutina estandarizada. Son procesos y canales de comunicación que existe en un ambiente despersonalizado o impersonal, las grandes organizaciones tienden a formar subcolectividades o grupos o equipos formales o informales, manteniendo una acción personalizada dentro de ellas.

• Estructura organizacional no formal. Configuran una organización informal cuyo poder, en algunos casos, son más eficaces que las estructuras formales.

• Tendencia a la especialización y la proliferación de funciones. Pretende distanciar la autoridad formal de las de idoneidad profesional o técnicas, las cuales necesitan un sistema extra formal de interdependencia Autoridad-Capacidad para mantener el orden.

• Tamaño. Va a depender del número de participantes y dependencias.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA ORGANIZACIÓN

a) Subdividir el trabajo en trabajo en unidades operativas (departamentos).

b) Agrupar las obligaciones operativas en puestos.

c) Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.

d) Aclarar los requisitos del puesto.

e) Seleccionar y colocar los individuos en el puesto adecuado.

f) Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la administración.

g) Proporcionar facilidades personales y otros recursos.

h) Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN

El proceso de organización comprende una serie de etapas, muchas veces secuenciales, pero también pueden desarrollarse de manera paralela, y consisten en:

• División del trabajo. Es la separación y delimitación de las actividades con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y mínimo de esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento del trabajo.

• Jerarquización. Se refiere a la disposición de funciones por orden de rango, grado o importancia.

• Departamentalización. Es la división o agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas con base en su similitud.

• Descripción de funciones, actividades y responsabilidades. Es la recopilación ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarias para llevar a cabo el trabajo de la mejor manera.

• Coordinación. Se refiere a sincronizar y armonizar los esfuerzos, las líneas de comunicación y autoridad deben ser fluidas y se debe lograr la combinación y la unidad de esfuerzos bien integrados y balanceados en el grupo social.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Es el proceso mediante el cual se establecen:

• Unidades organizacionales (dirección, departamentos, secciones, áreas, jefaturas, comités, cargos o puestos de trabajo).

• Relaciones formales de autoridad, coordinación, asesoría, apoyo, supervisión, control, etc.

• Niveles jerárquicos y tramos de control.

• Establecimiento de procesos y procedimientos, así como de los sistemas de comunicación y coordinación.

• Establecer sistemas de cargos como: de alta dirección, ejecutivos, operativos, asesoría, apoyo, fiscalización o control.

• Luego de establecidas las unidades y los cargos, se hace necesaria la determinación de los niveles de responsabilidad y la autoridad formal asignada a cada puesto.

• Se trata, también, de determinar qué recursos y qué actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organización. Luego se debe diseñar la forma de combinarla en grupos operativos, es decir, crear la estructura organizacional de la institución. Algunos autores refieren que a la estructura organizacional se debe organizar el sistema de recursos que son necesarios para que el capital social realice sus actividades de manera eficaz.

...