Administracion general. Planeación y organizacion

[pic 1]

 [pic 2][pic 3][pic 4][pic 5]

[pic 6]

[pic 7][pic 8]

TABLA DE CONTENIDO

PLANIFICACION         

• concepto de planeacion         
• principios de planeacion         
• tipos de planes
• los pasos de la planeacion
• ejemplo de objetivo para el area de produccion y de financia         

ORGANIZACIÓN         

• concepto de organización         
• principios de organización         
• tipos de organización
• según sus tramos cuantos tipos de organización existen
• emprendedor puro y emprendedor interno
• que es la reingeneria
• grafico de organigrama y los tres tipos de autoridad
• beneficios y limites del staff
• tipos de derprtamentacion
• departamentacion por numeros simples y por funciones
• departamentacion por tiempo y por procesos
• departamentacion matricial
• centralizacion y descentralizacion de autoridad
• como se delega autoridad
• ventajas y limitaciones de la descentralizacion

  ---

planeacion

Concepto de planeación

La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización.

Principios de planeación

• Factibilidad: lo que se planea debe ser realizable, adaptase a la realidad y a las condiciones objetivas.
• Objetividad: basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, nunca en opiniones subjetivas o especulaciones.
• Flexibilidad: de manera que puedan hacerse adaptaciones al enfrentar situaciones imprevistas y que puedan proporcionar otros cursos de acción a seguir.
• Unidad: todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general. (tienen que seguir el mismo objetivo).
• Del cambio de estrategias: cuando un plan se extiende en realicen al tiempo será necesario rehacerlo completamente.

Tipos de planes

• Misiones o propósitos: identifica el propósito básico, función o tareas de una empresa o dependencia o cualquier parte de ellas.

Ejemplo: la empresa “calzados María” está diseñado para ofrecer el mejor calzado a damas, niños y hombres.

• Objetivos: son los fines hacia los cuales se dirige la actividad.

Ejemplo: la empresa “calzados María” para el año 2019 será un empresa pionera en innovación calzado.

• Estrategias: es la manera de determinar los objetivos básicos de una empresa y la implementación de cursos de acción y asignación de los recursos necesarios para alcanzar esas metas.

Ejemplo: la empresa “calzados María” diseñará promociones de descuentos y otros para aumentar el número de clientes.

• Políticas: son guías generales para la conducta de la organización. establecen premisas amplias y limitaciones. En práctica es un plan general de acción que guía a los miembros de la organización en la dirección de sus operaciones.

Ejemplo: la empresa “calzados María” está dedicado a elaborar productos de calidad que cumplan los requisitos de los clientes y el personal está dirigido a la excelencia, mejora continua y un óptimo servicio al cliente.

• Procedimientos: son menos generales que las políticas y establecen procedimientos y métodos más definidos para el cumplimiento de ciertas actividades.

Ejemplo: la empresa “calzados María” concede vacaciones a los empleados, los procedimientos establecidos debe distribuir las vacaciones para que no interrumpan con el trabajo, establecer el salario,…

• Reglas: reflejan una decisión gerencial de que cierta acción deba o no deba seguirse.

Ejemplo: en las instalaciones de la empresa “calzados María” no se debe fumar.

• Programas: es un complejo de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignación de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para realizar un curso de acción determinado.

Ejemplo: la empresa “calzados María” utiliza un calendario para programar.

• Presupuesto: Es un informe de los resultados esperados, lo cual se expresa en términos numéricos. Puede expresarse en términos financieros, laborales, unidades de producto o en cualquier término numéricamente conmensurable.

Ejemplo: presupuesto financiero.

Pasos de la planeación

• conciencia de oportunidades: advertir una oportunidad, se debe conocer la posición en la que nos encontraremos a la luz de los puntos fuertes y las debilidades, comprender porque se desea reducir la incertidumbre y saber cuáles son las expectativas de ganancias. La fijación de objetivos realista depende de este conocimiento.
• establecimiento de objetivos: Consiste en establecer objetivos para la empresa en general y luego para cada área de esta, realizando lo anterior para el corto y largo plazo. Los objetivos explican los resultados esperados, señalan los pasos a seguir así como su prioridad, y que se debe lograr con las estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas con los que se cuenta.
• consideración o desarrollo de premisas: las Premisas son suposiciones sobre el ambiente en el que el plan ha de ejecutarse. Cuanto mayor sea el número de personas encargadas de la planeación que entiendan y estén de acuerdo en utilizar las premisas congruentes del proceso, tanto más coordinada será la planeación de la empresa.
• determinación de alternativas: Consiste en buscar y examinar cursos alternativos de acción, especialmente los que no son muy evidentes, ya que en muchas ocasiones la alternativa razonable que no es muy obvia puede ser la mejor.
• comparación de las alternativas: Después de buscar los cursos alternativos y examinar sus fortalezas y debilidades, el siguiente paso es evaluarlos mediante una comparación entre estos y las metas antes fijadas. Ya que existe gran cantidad de cursos para todas las situaciones y son muchas las variables que se deben analizar.
• elección de una alternativa: En este paso se toma una decisión según el objetivo.
• formación de planes de apoyo: En este paso ya que muchas veces cuando se toma una decisión, la planeación está completa, por tal motivo se necesitan planes derivados para respaldar el plan básico.
• expresión numérica de los planes a través de presupuestos: En este paso se le da significado a la toma de decisiones y al establecimiento del plan, mediante una expresión numérica convirtiéndolos en presupuestos.

Ejemplo de objetivos para el área de financia:

Crecimiento en las ventas, dividendos más altos, aumento de utilidades.

Ejemplo de objetivos para el área de producción:

Aumentar la cantidad producida en el anterior año.

organización

Concepto de organización

Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y así, valerse el medio que permite a una empresa alcanzar determinados objetivos.

Principios de organización

• Del objetivo: Todas las deben estar relacionadas con los objetivos y propósitos de la empresa. La existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar los objetivos establecidos y no se deben hacer gastos innecesarios en puestos que no contribuyen en nada a lograr los objetivos.
• Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse a la realización de una sola actividad. El trabajo se llevará a cabo más fácilmente si se subdivide en actividades relacionadas y delimitadas.
• Jerarquía: La necesidad de establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en línea clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.
• Paridad de autoridad y responsabilidad: Esto se refiere a que a cada grado de responsabilidad debe corresponder al grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
• Unidad de mando: Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe; y los subordinados no deberán reportar más de un superior porque si el empleado recibe órdenes de más de un solo jefe, esto solo le ocasionara confusión.
• Difusión: Las obligaciones de cada puesto que cubren autoridad y responsabilidad, deben publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos los miembros de la empresa que tengan relación con dicha autoridad y responsabilidad.
• Amplitud o tramo de control: Debe haber un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de manera que éste pueda realizar sus funciones con eficiencia.
• Coordinación: Siempre deberán mantenerse en equilibrio las unidades de una organización. El administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones.
• Continuidad: La empresa debe mantenerse, mejorarse y ajustarse constantemente

Tipos de organización

• organización informal: Es la organización que emerge espontánea entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos. Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo y se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal.
• organización formal: Es la organización basada en una división del trabajo racional, con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso de decisión. Es la organización planeada; la que está en el papel.

Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de puestos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc.

Según sus tramos cuantos tipos de organización existen?[pic 9]

[pic 10]

Tramo de administración estrecho:

Ventajas

• Supervisión estricta
• Control  estricto
• Comunicación rápida entre subordinados  y superiores

Desventajas

• Los superiores tienden a intervenir demasiado en el trabajo de los subordinados
• Muchos niveles de administración
• Altos costos debido a numerosos niveles
• Distancia excesiva entre el nivel inferior y el superior

Tramo de administración amplio:

Ventajas

• Los superiores están obligados a delegar  
• Se deben establecer políticas claras
• Se debe seleccionar con cuidado a los subordinados

Desventajas

• Tendencia de que los superiores con exceso de trabajo se conviertan en cuellos de botella para la toma de decisiones.
• Se requiere de administradores de calidad excepcional
• Riesgo de pérdida de control para el superior

Emprendedor puro y emprendedor interno

Emprendedor puro: es la persona que realiza cosas similares pero fuera del escenario organizacional.

...