Analisis critico-Gestion de riesgos

Análisis Crítico Capítulo 4

Esencialmente, en este capítulo Liliana Buchtick aborda como analizar los riesgos cualitativamente que se identificaron en el segundo proceso de la gestión de riesgos y así determinar cuál sería su impacto en el proyecto. En este capítulo la autora explica en que consiste y que se obtiene de este Análisis. A su vez hace mención de las herramientas que se usan frecuentemente, incluyendo una evaluación de probabilidad, categorización de los riesgos. Al terminar el análisis se obtendrá una planilla con el resultado de los riesgos más importantes como el responsable de cada riesgo, como también cuales necesitan un estudio más profundo, es decir un análisis cuantitativo.

 Existe dos tipos de análisis de riesgos, de los cuales la autora indica cuando, el orden y por qué usar cada uno.

• Análisis Cualitativo: Este tipo de análisis prioriza y evalúa los riesgos según su probabilidad de ocurrencia y el impacto que generaría al ocurrir. Se le considera un análisis subjetivo porque se realiza a criterio del equipo del proyecto, además es fácil, rápido y no dispone de mucho presupuesto. Su desventaja es que no es tan exacto como el análisis cuantitativo.

• Análisis Cuantitativo: Este análisis es objetivo por que se basa en datos y modelos. Cuantifica el riesgo en términos financieros es decir analiza numéricamente el efecto de los riesgos sobre el proyecto. Se realiza cuando se necesita un análisis profundo de mayor certeza, es decir sirve para ver que riesgos impactan más en el riesgo general del proyecto. No siempre se necesita realizar este tipo de análisis ya que requiere crear un modelo y el uso de un software por lo que demandaría tiempo y costos.

Para la autora el análisis cualitativo de riesgos implica analizar los riesgos y evaluar la probabilidad de ocurrencia como el impacto si ocurren. En función de eso se procede a priorizar los riesgos según su importancia y criticidad del proyecto. Asimismo tiene que existir un equilibrio entre el costo y el beneficio de realizar este análisis. Es fundamental realizar este análisis ya que al no realizarlo pone en peligro el éxito del proyecto.

Al finalizar el análisis se obtiene la actualización del registro de riesgos que se creó cuando se identificaron los riesgos. En este registro incluye lo siguiente:

• Una lista priorizada según la importancia de los riesgos junto con la probabilidad y el impacto de cada uno. Se usa una columna “prioridad” que indicaría la prioridad de cada riesgo, es decir prioridad “1” indica si es un riesgo importante, “2” si es un riesgo de prioridad media y “3” si es bajo o de poca importancia.
• Riesgos agrupados por categoría que se refiere al área en que puede surgir estos riesgos. Por ejemplo: tecnología, personas, contratos. Para esto se usa una columna “categoría”.

• Las causas del riesgo aquí se identifican que cosas las provoca o cuales son las áreas que se debe prestar atención. Por ejemplo hay un riesgo de entregar tarde un proyecto, la causa es que la persona que lo planifico el tiempo uso estimaciones irrealistas por su inexperiencia. Esta causa identificada ayudará cuando se planifique como responder a este riesgo, a su vez eliminar o minimizar varios riesgos a la vez.
• Calificación del riesgo: Surge del producto de la probabilidad e impacto, ayuda a determinar la prioridad. Por ejemplo un riesgo es de 7.5 en la escala del 1 al 10 que significa que es un riesgo bastante alto.
• Tendencias en los resultados, durante el proyecto los datos en el registro pueden cambiar mostrando así distintas versiones del registro. El valor de la columna “calificación de riesgo” puede variar con el tiempo es decir de un riesgo critico puede bajar o viceversa.

Al actualizar el registro de riesgos resulta 3 listas a considerar: A corto plazo que son los riesgos más urgentes; los riesgos que necesitan un análisis profundo, para esto se usara un análisis numérico o cuantitativo y los riesgos de baja prioridad que podrían cambiar su prioridad durante el avance del proyecto por eso deben estar bajo supervisión para asegurarse de que estén bajo control.

Para priorizar y analizar los riesgos, la autora hace mención de los elementos o insumos necesarios para iniciar el análisis de los riesgos cualitativamente, siendo los más importantes:

-Registro de Riesgos: Es una planilla que contiene los riesgos identificado y documentados. Contiene la lista de riesgos a priorizar y analizar. En esta plantilla se agrega las columnas de probabilidad, impacto y calificación.

• Plan de Gestión de Riesgos: Se describe como se va a realizar la gestión de riesgos en este proyecto. Además, incluye las plantillas a utilizar, las personas que participaran y su rol, definiciones de probabilidad a usar, presupuesto asignado, categorías de riesgo y tolerancia de los interesados.
• La EDT: Indica el alcance del proyecto que se va a entregar al terminar el mismo, las hipótesis, restricciones, entre otros. Sirve para para analizar lo riesgoso del proyecto ya que muestra el trabajo a entregar. Además se vuelven a analizar sus hipótesis y restricciones.
• Archivos y documentos de proyectos anteriores: Son los planes, políticas y procedimientos, información histórica, lecciones, entre otros. En la información histórica se puede encontrar el análisis de riesgos hechos en otros proyectos similares, entre otros.
• Factores que influencian al proyecto: se relacionan a la cultura y estructura de la empresa, recursos, condiciones del mercado, actitudes de los interesados, etc. Estos factores ayudan a analizar cada riesgo y a determinar su probabilidad e impacto.

Según la autora hace mención de diferentes herramientas para analizar los riesgos cualitativamente dependiendo de la cantidad de riesgos y del tamaño de grupo de personas que los analizaran. A continuación se hará mención de dichas herramientas.

1. EVALUAR LA PROBABILIDAD Y EL IMPACTO DE LOS RIESGOS: Los riesgos se analizan evaluando su probabilidad de que ocurran y el impacto que puedan generar en el proyecto si acontecen. Estos riesgos pueden impactar en los objetivos del cronograma, costos, alcance y calidad. Generalmente, se analizan en reuniones junto con el quipo de proyecto y/o interesados. Para analizar un riesgo debemos plantearnos las siguientes preguntas:

•        ¿Cuál es la probabilidad de que el riesgo impacte el costo del proyecto?

•        ¿Si ese riesgo ocurre, cómo impactaría a las actividades del cronograma?

Luego se anotará en el registro de riesgos, la probabilidad y el impacto de cada uno de los riesgos analizados. Entre los factores de riesgos que se analizan son:

• Probabilidad de ocurrencia: Es una indicación subjetiva para tomar decisiones. Sin embargo la probabilidad podría ser cuantitativa. Por ejemplo, 50% de que ocurra (escala numérica) o probabilidad alta (escala relativa).

• Impacto o consecuencia del riesgo si ocurre: Se refiere en qué modo va a impactar el proyecto si es que ocurre. Se caracteriza como un valor o estimación única. Por ejemplo, cómo va a impactar la imagen de la empresa, presupuesto del proyecto, cronograma, alcance, calidad. Es decir si ocurre: Aumentará el presupuesto, el cliente no estará satisfecho con los resultados por lo que afectará en la reputación de la empresa, se entregará el producto con días de retraso, pagar una multa al proveedor, etc.

• Cuando ocurriría el riesgo: Indica la fecha que se espera que ocurra, en caso no ocurra se podría bajar su importancia o eliminarlo de la lista de riesgos. Asimismo, tiene una persona asignada a controlar el riesgo que estará pendiente de dicha fiesta de ocurrencia. Por ejemplo: en un proyecto de construcción, si no nieva en invierno antes de tal fecha es probable que luego no nevará ni afectará la construcción del edificio.

• Con que frecuencia ocurriría: Esto se da luego que se determine la probabilidad y el impacto del riesgo, se documenta en el registro de riesgos con que frecuencia se espera a que ocurra.

2-MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO DE LOS RIESGOS: Esta se construye en base a una fórmula:

RIESGO=PROBABILIDAD*IMPACTO

Dado a que este análisis es subjetivo, la evaluación de los riesgos depende de la actitud del evaluador ya que habría diferentes estimaciones por parte de los interesados al tener perspectivas de riesgo diferentes. Al final de la matriz mostrará cuantos riesgos hay en cada probabilidad e impacto. En general, se usan colores para representar la prioridad de los riesgos. Se usará el color rojo para indicar los riesgos altos, amarillo para los riesgos medios y verde si son bajos. Una de las ventajas de esta matriz es que es fácil de usar, aprender y ampliamente usada. Solo se requiere conocimiento de probabilidad básica. También es buena para comunicar visualmente, muestra el nivel de riesgo de un proyecto en una matriz, se puede actualizar en una planilla ya que existe un software específico para ello.

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