CONTADURIA Y FINANZAS

3.1. Propuesta de Mejora

3.1.1. Control de Activos Fijos

Un activo fijo  ´´es un bien de una empresa, ya sea tangible o intangible, que no puede convertirse en líquido a corto plazo y que normalmente son necesarios para el funcionamiento de la empresa y no se destinan a la venta.´´ (Debitor.es, S.A). Es muy importante en una empresa el buen control de los activos fijos tanto de la entrada de ellos como la salida y el estado en que se encuentran cada uno de ellos. En una empresa grande como Elcatex se puede tornar difícil por la alta cantidad de activos fijos que poseen. A veces en estas empresas grandes no se sabe ¿Qué?, ¿Dónde se encuentran?, o ¿Bajo la responsabilidad de quién? se encuentran los activos fijos. Es exactamente por eso que se necesita mejorar en este control, para poder evitar cualquier pérdida de tiempo o dinero que se esté generando o pueda generar.

La auditoría interna juega un papel muy importante en este plan de mejora ya que son los encargados de inspeccionar y controlar los procesos con el fin de asegurarse que cada vez estén mejorando y que se estén haciendo de la manera en la cual está establecido. La auditoría interna es la que ayuda a la empresa a poder cumplir sus objetivos al evaluar y mejorar la eficacia de la misma. Es necesaria también ya que ellos llevan un control de las gestiones financieras y pueden detectar fraudes, estafas o cualquier anomalía del dinero o algún activo. Si no se lleva un buen control de activos fijos estas cosas pasaran muy fácilmente y la empresa sufrirá más perdidas.

El buen manejo de los inventarios es necesario para poder mantener un buen control de activos fijos. Con un manejo eficiente de inventarios se sabe exactamente lo que entra, lo que se tiene y lo que va saliendo. De esta manera se sabe dónde está cada activo. En Elcatex se lleva el inventario en la base de datos de SAP, y los físicos en Excel, sin embargo mucho del inventario esta desactualizado. Un inventario desactualizado no sirve para la empresa ya que se encuentran dentro de él, cosas que ya no están en físico, no se encuentran cosas que deberían de haber sido ingresadas, por lo tanto crea un desorden en el manejo de los activos. En la empresa esto se da más que todo en el inventario de activos fijos que son categorizados como mobiliario. Durante las actividades realizadas en el periodo de práctica profesional se estuvo trabajando con activos fijos y se pudo ver el desorden que existe en el inventario de mobiliarios. En inventario se encontraban cosas que databan desde 1989 que habían dejado de existir o debían de haber sido dado de baja hace años.

Es muy importante tener una manera fácil de identificar los activos fijos ya que en la empresa pueden tener 50 sillas de la misma marca y color pero cada uno es un activo por separado y necesita ser identificado individualmente en caso de traslado o dado de baja. Actualmente en Elcatex no se tienen identificados los activos fijos salvo por la maquinaria. Poder tener identificado todo mejoraría mucho el proceso de control ya que se podría identificar y conciliar los activos físico vs teórico que sería corroborar que lo que está en inventario sea lo que en realidad se tiene en físico.

3.1.2. Plan de Mejora

Al tener un mal control de activos se generan pérdidas en la empresa. Se tiene un activo todavía en libros cuando en realidad ya no está en físico, esto genera un faltante. Este faltante puede ser grande o pequeño dependiendo del tipo de activo fijo que se esté tratando. Actualmente no se puede calcular el faltante o pérdida que hay en este momento ya que el inventario esta desactualizado.  

Este será el primer paso a realizar, levantar un inventario actualizado para todos los activos fijos en los parques industriales de Zip Choloma, Zip Buena Vista y Elcatex. Primero se deberá realizar conseguir y reorganizar el inventario actual que se tiene en físico en Excel, ordenar el inventario por tipo de activo y por fecha en el cual se realizó la compra o se ingresó el activo. Una vez que se tenga el inventario organizado se filtrara y se escogerán los activos que tienen más de 10 años de haber sido ingresados. Ya teniendo esos activos identificados se procederá a visitar los diferentes parques industriales. Con la ayuda de alguien encargado se estará dando un recorrido buscando los activos fijos que se tienen listados. Se requiere obligatoriamente verlos físicamente, si no se ven físicamente no se podrá marcar el activo como que todavía esta y se marcara como faltante. Una vez que se haya terminado de buscar cada activo se deberá proceder a hacer una solicitud para darles de baja a los activos que no se encontraron. Se mandara correo con los detalles de los activos a dar de baja al encargado de cada parque industrial para su aprobación y corroboración de que esos activos realmente no se encontraron. Ya con la aprobación del encargado se procederá a dar de baja a los activos. Ya sabiendo cuales son los activos que se les dará de baja se puede calcular el faltante generado por ellos sumando el valor actual de todos ellos. La mayoría de ellos ya deberían de estar totalmente depreciados ya con solo centavos de valor actual, pero puede ser que se encuentren algunos tengan un valor mucho mayor aun. Es por eso que el ajuste se deberá de hacer a varios meses.

Otro Aspecto de se deberá mejorar es la compra de los activos. Muchas veces se compran cosas pero no se sabe si son activos o no y por lo tanto no entran en libros como tal, entonces se deberá de poner un procedimiento claro y obligatorio cada vez que se hará una compra de activos. El procedimiento a seguir será el siguiente:

• La persona en necesidad de comprar un activo fijo deberá llenar la solicitud de compra y posteriormente mandarla a ser aprobada por el director financiero para que pueda verificar y evaluar la necesidad de comprar el archivo o no.

• Si el activo fijo es de un valor alto entonces se deberá hacer por lo menos tres cotizaciones de diferentes proveedores.
• Las tres cotizaciones diferentes deben ser llevadas al Director Financiero para la aprobación de la compra.
• Una vez se tenga la aprobación se debe llevar al área de compras la cual procederá a hacer la orden de compra.
• Una vez llegue el pedido deberá de ingresar al almacén en donde se firmara y revisara si las especificaciones son correctas y su funcionalidad está al 100%.
• El activo fijo se le pondrá una identificación con un numero de activo.
• La persona encargada que recibió el activo en almacén debe de exigir la factura por parte del proveedor y pasarla a contabilidad.
• El área de contabilidad debe de registrar la factura en el sistema y pasarla al encargado de activos del área para que este firme y selle la original y se quede con una copia para poder identificar el activo.
• El encargado de activos del área deberá de firmar un documento afirmando que el activo fue entregado con las especificaciones solicitadas y con su funcionamiento al 100%
• El documento deberá detallar las características del activo como la marca, el nombre, número de serie, color, modelo, y numero de activo.
• Una vez firmado el documento, el activo fijo será ingresado a inventario como tal.
• El ingreso del activo deberá de llevar todos los documentos necesarios para hacer la compra y archivarlos en físico.
• El ingreso al sistema deberá de llevar todos los detalles anteriormente mencionados más la ubicación donde se encuentra, el área de trabajo, el encargado de activos del área o responsable, la fecha en que se adquirió, el costo y vida útil del mismo.

Un problema que hay en la empresa es la falta de identificación de los activos. Los únicos activos que están bien identificados en estos momentos son la maquinaria. Durante el proceso de ingreso de activos se deberá de asignar a cada uno un número de identificación con el cual se podrá identificar durante toda su existencia en libros.

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