Caso 1
Enviado por jjeessii92 • 23 de Septiembre de 2015 • Apuntes • 1.316 Palabras (6 Páginas) • 284 Visitas
Diagrama causa – efecto
Jessica Díaz Valdivia
Integra en este apartado el diagrama de causa – efecto que realizaste.
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Control interno en el ciclo de ingresos
Introducción:
Una vez que has reconocido la importancia del control interno en la contabilidad administrativa, es necesario determines las medidas utilizadas en la recepción de efectivo y cuentas por cobrar a partir de identificar deficiencias de control en el ciclo de los ingresos.
Acciones:
- Resuelve los siguientes hallazgos, indicando:
- Recomendación (actividad de control)
- Acciones correctivas
- Responsables
- Fecha a implementar la actividad de control
- El nivel de riesgo de la operación (alto, medio o bajo)
Ejemplo
Control de ingresos | ||||||
Hallazgo: | ||||||
Identificación de riesgos en el ciclo de control de ingresos en el departamento de alimentos y bebidas (restaurante) | ||||||
Identificación y descripción de puntos de control | Acciones preventivas (actividad de control) | Límites de control | Procedimiento de monitoreo y responsables | Acciones o medidas correctivas | Procedimientos de verificación | Sistema de registro |
• El protocolo del mesero / vendedor señala que debe realizarse la apertura de cheque en comanda y en sistema inmediatamente después de haber tomado la primer orden del cliente /comensal | • El protocolo del mesero/vendedor señala que debe realizarse la apertura de cheque en comanda y en sistema inmediatamente después de haber tomado la primer orden del cliente/ comensal | • Se establece un límite de 5 minutos a partir de la toma de orden del primer alimento o bebida al comensal para que dicha orden se encuentre registrada en cheque y en sistema | • Se establece un procedimiento de monitoreo a cargo del gerente del restaurante y maitre o capitán quienes deben verificar la apertura en tiempo y forma de cheques en comanda y en sistema de forma total o aleatoria (por mesero / vendedor) | • En caso de encontrar cheques no registrados antes del tiempo límite de control se procede al levantar un acta administrativa y asignar responsabilidades a quién corresponda | • El gerente de alimentos y bebidas verifica que se cumpla con las acciones preventivas y procedimientos de monitoreo de forma presencial y por medio la revisión de sistema y entrevista a los colaboradores | . • Se registra y documenta el proceso de monitoreo a través del diseño e implementación de una hoja de control donde se indica el procedimiento, responsable, resultados y observaciones de forma diaria, semanal o mensual según lo determine el nivel de riesgo y las anomalías detectadas |
Riesgo: Alto |
Riesgos en el departamento de alimentos y bebidas | ||||||
Hallazgo 1: | ||||||
No se solicita a los huéspedes en casa que firmen los cheques de consumo | ||||||
Identificación y descripción de puntos de control | Acciones preventivas (actividad de control) | Límites de control | Procedimiento de monitoreo y responsables | Acciones o medidas correctivas | Procedimientos de verificación | Sistema de registro |
Seguir procedimiento de registro en la entrada del restaurante por hosstes o meseros. | Que se coloque el número de habitación, nombre y firma. El capitán es el responsable de corroborar los datos. | El cheque debe ser firmado antes de que el huésped abandone el restaurante. Se mencione al huésped durante el check in el procedimiento. | Revisiones sorpresa y retroalimentación de finanzas. | Levantar acta administrativa a la primer discrepancia del empleado. | Auditor de ingresos revisa la auditoria nocturna y revisa las discrepancias. | . El cheque de consumo llega a la caja; monitorear sistema y conteo físico de los cheques de consumo. |
Riesgo: Alto |
Riesgos en el departamento de alimentos y bebidas | ||||||
Hallazgo 2: | ||||||
El Capitán cubre los descansos de las cajeras del centro de consumo sin contar con el 100% de las habilidades necesarias para el correcto y ágil cobro de cuentas en horas pico. | ||||||
Identificación y descripción de puntos de control | Acciones preventivas (actividad de control) | Límites de control | Procedimiento de monitoreo y responsables | Acciones o medidas correctivas | Procedimientos de verificación | Sistema de registro |
-Roles de descanso. -Descripción de las funciones. | -Contratar a un cubre turnos si es que se cuentan con más centros de consumo. - Sí solo se cuenta con un centro de consumo pasar a un recepcionista a cubrir la caja del restaurante. | Establecer los descansos de lunes y martes y días hábiles de miércoles a domingo. | El departamento de recursos humanos monitorea el roll de descansos; que se estableció por el gerente de alimentos y bebidas. | El departamento de recursos humanos monitorea el roll de descansos; que se estableció por el gerente de alimentos y bebidas. | -Verificar en listas de asistencia. -Pasar formato para cambio de horario y hacerlo con 1 semana de anticipación. -Si el empleado tiene quien lo cubra puede ser con menos tiempo de anticipación y hacer el formato de cambio de turno. | . -Listas de asistencia. -Formato para cambio de horario y hacerlo con 1 semana de anticipación. -Formato de permiso de ausencia. -Bitácora para cada empleado |
Riesgo: Medio |
Control de riesgos en el ciclo de control de ingresos en el departamento de recepción | ||||||
Hallazgo 4: | ||||||
Se generan modificaciones manuales en las tarifas debido a que existen discrepancias en las tarifas publicadas en las páginas de Internet y las cargadas en el sistema de Recepción, lo cual puede generar pérdidas financieras por otorgar descuentos indebidos. | ||||||
Identificación y descripción de puntos de control | Acciones preventivas (actividad de control) | Límites de control | Procedimiento de monitoreo y responsables | Acciones o medidas correctivas | Procedimientos de verificación | Sistema de registro |
-Gerente de Ventas es el encargado de modificar las tarifas dependiendo de la temporada y ocupación del hotel. -Establecer una clave de acceso al sistema única para el Departamento de Reservas. | -Establecer claves para el acceso al sistema. -Seguir las políticas establecidas por la dirección general. | -Solo la persona autorizada pueda realizar estos cambios. -Establecer procedimientos y políticas. | El auditor corrobora las tarifas de descuentos y convenios; es monitoreado por cuentas por cobrar | Baja del personal si se le sorprende cambiando tarifas. | Auditor de ingresos, cuentas por cobrar y finanzas revisan las tarifas y lo corroboran. | Documentos de auditorias |
Riesgo: Alto |
Riesgos en el ciclo de control de ingresos en el departamento de recepción | ||||||
Hallazgo 4: | ||||||
Se identifica que durante la ejecución del procedimiento de check in, no se recaba la firma de autorización de los huéspedes en los vouchers de verificación, lo que puede generar que en caso de que no reconozcan los cargos se generen contra - cargos por las instituciones bancarias. | ||||||
Identificación y descripción de puntos de control | Acciones preventivas (actividad de control) | Límites de control | Procedimiento de monitoreo y responsables | Acciones o medidas correctivas | Procedimientos de verificación | Sistema de registro |
-El recepcionista debe pedir la firma durante el check in. -El Gerente de Recepción debe llevar un registro de ellos y monitorearlo constantemente | -Pedir la firma del huésped antes de que se le entregué la llave de su habitación, si no hay firma no hay llave. - El Gerente de Recepción debe llevar un control de firmas y revisarlo constantemente. | - El huésped debe firmar la autorización antes de recibir la llave de su habitación.
| - Archivar los vouchers firmados; el Gerente de Recepción debe verificar que estén firmados. | -Se levantara un acta administrativa al recepcionista que no tenga el voucher firmado por el huésped y se le descontara de su salario la sp0erdidas de capital que esto ocasione. | El recepcionista entrega la autorización a huésped durante el check in y antes de entregarle la llave; el Gerente de Recepción debe llevar un registro de estas firmas. | . Los vouchers de verificación. |
Riesgo: |
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