DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA ARCHIVAR

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA ARCHIVAR

1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Elaboración de documentos en general (oficios, cartas, informes, actas, certificados)

El personal responsable de la Unidad Productora, elabora los documentos tomando en cuenta la normativa del MEP y la Legislación Nacional relacionadas con las actividades de la dependencia.

El personal responsable de la Unidad Productora elabora el diseño  y producción de los nuevos documentos con la asesoría técnica del Archivo Central.

1. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS:

Es la técnica mediante la cual se identifican y agrupan documentos con características comunes, por tanto, la clasificación es posiblemente la más importante y compleja de las funciones archivísticas dentro del proceso de organización de los archivos de la gestión debido a que es donde se determina de qué manera y dónde se va a ubicar la documentación para que su recuperación sea más ágil.

TIPOS DE CLASIFICACIÓN:  (ORFUAS)   A la combinación de los tres sistemas se le ha dado el nombre de ORFUAS que quiere decir orgánico, funcional y por asuntos.

• Por estructura orgánica              (OR)
• Por funciones o acciones           (FU)
• Por asunto                                    (AS)

CLASIFICACIÓN POR ESTRUCTURA ORGÁNICA:  

Consiste en analizar la estructura orgánica (organigrama) de la institución que produce los documentos sea pública o privada, los cuales se agrupan en un archivador de tal manera que reflejen las relaciones que tiene determinada la oficina con el resto de la institución, con la Administración Pública, oficinas privadas, particulares y organismos internacionales.

La documentación que se clasifica es aquella generada en los trámites administrativos.  Cuando se da el caso de que una entidad en su estructura sufre cambios, los encargados de los archivos de gestión, deben estar atentos para hacer las modificaciones correspondientes en la clasificación de los documentos según su procedencia.

CLASIFICACIÓN POR FUNCIONES O ACCIONES:

Se refiere a las atribuciones encomendadas o señaladas a las instituciones, empresas o particulares, para que efectúen y cumplan los fines que dan origen a la realización de los servicios o actividades, los cuales se plasman en trámites o negociaciones para poner en marcha dichas actividades, tales como cobrar, inspeccionar  legislar, denunciar, informar, capacitar.  Se deben analizar con detenimiento las funciones y actividades de la institución, principalmente las que realiza la oficina productora, para poder identificar las series documentales.

CLASIFICACIÓN POR ASUNTO:

Se refiere a lo que tratan los documentos, es decir a su contenido informativo, para lo cual se utilizan palabras claves que realmente encierren el asunto.  Es recomendable subdividir éstos, para una mejor localización de los documentos que corresponden a un mismo asunto.

El sistema de clasificación, según se opte no puede darse sin antes realizar un diagnóstico de la institución:  la función, relación con otras organizaciones, estructura, documentación, y otros.  Conocer estos aspectos a fondo es fundamental, porque son los que determinarán en este sentido la elección del sistema de clasificación.  Es recomendable el sistema de clasificación orgánica, orgánica y/o funcional, antes que la de asuntos, debido a que con este último sistema los documentos pierden su organicidad.  Además, al agruparlos de esta forma se mezclan los de un departamento con otro y se pierde entonces la unidad del fondo documental,  principio básico en la organización de los documentos de una entidad.  Por otro lado, es necesario reiterar que el sistema de clasificación por asuntos se aplica en casos excepcionales.  Ésta permite la subjetividad porque cada cual seleccionará el asunto como le parezca, lo cual afectaría su localización por tanto no se lograría un servicio eficaz.

Si en una entidad los archivos de gestión cuentan con un sistema de clasificación uniforme, se obtendrán las siguientes ventajas:

1. ORDENACIÓN

Se refiere a la actividad de establecer secuencias a los documentos dentro de las categorías o grupos previamente clasificados según una unidad de orden preestablecida (alfabética, numérica, cronológica) con el fin de facilitar su ubicación y localización.

a. Ordenación alfabética: Sus elementos son los nombres de personas, cosas, acontecimientos y lugares. Se subdivide en ordenación onomástica, que se refiere a los nombres de personas, la ordenación toponímica que corresponde a los nombres de lugares y la ordenación por asuntos y materias tal y como está dispuesto en alfabeto.

b. Ordenación alfanumérica: Es la combinación del método alfabético con el numérico. Los diagnósticos realizados indican que los archivos de gestión emplean la unidad de orden cronológica para la correspondencia; la alfabética y la numérica para aquellos documentos que por su tipología lo requieren.

c. Ordenación cronológica: Los documentos se ordenan de acuerdo al año, mes y día, es decir, a la fecha del documento. Es el más recomendado en los archivos de gestión donde lo que prevalece es la correspondencia interna y externa, pero es aplicable para otros tipos documentales (ascendente o descendente).

d. Ordenación numérica: Es la asignación de números en forma consecutiva que se le da a los documentos, se utiliza principalmente en documentos financiero-contables.

REGLAS DE ORDENACIÓN ALFABÉTICA DE NOMBRES DE PERSONAS

Al ordenar alfabéticamente los nombres de personas, es necesario indicar que existen algunos procedimientos que se señalan en las reglas que a continuación se explican

Conceptos previos:

-  Indizar:  Es invertir el orden lógico de una frase o nombre para agilizar la ordenación.  Ejemplo en el caso de nombres de personas, primero se escribe el apellido paterno, luego el materno seguido del nombre y los apellidos separados por una coma (,)

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