Procedimientos Generales Para Archivar

PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA ARCHIVAR

 Archivar un documento teniendo en cuenta las fechas o los números, es decir de menor a mayor, esto con el fin de no desplazar los archivos hasta llegar a la última hoja, sino colocarlos encima.

 Colocar lo menos posibles ganchos, que con el tiempo hacen demasiado bulto y de paso se oxidan.

 Que los soportes sean fotocopiados por ambas caras de la hoja.

 Verificar exactamente donde se está archivando, es decir en el rubro que se afectó.

 Es importante archivar la orden en el fondo, por donde fue montada en el sistema, independientemente que pertenezca a otro proyecto, esto nos facilita en el momento de las búsqueda de un documento. Lo que se podría tener en cuenta es hacerle una observación a la cuenta. “Esta cuenta pertenece a tal fondo x”.

 En el momento de abrir un nuevo proyecto, es decir un nuevo fondo, la carpeta debe contener lo siguiente documentos:

1. La propuesta

2. El contrato debe estar debidamente firmado por la dos partes, el contratante y el contratista

3. Pólizas debidamente firmadas por el contratista y recibo de caja de las pólizas

4. Acta de inicio

5. Solicitud y asignación del fondo

6. Solicitud y asignación del presupuesto

7. Correspondencia enviada y recibida

8. Ejecución del proyecto. En este paso es muy importante archivar de acuerdo al rubro que fue utilizado. Se debe archivar por el consecutivo de la orden, de forma ascendente.

9. Cuando el proyecto finalice debe reposar el acta de finalización o satisfacción del cliente.

PASOS PARA ARCHIVAR POR RUBROS

 HONORARIOS PROFESIONALES - PERSONAS NATURALES - (ORDEN DE PRESTACION DE SERVICIO- ORDEN DE CONSULTORIA -)

1. Copia original de la orden.

2. Pagos de la orden.

3. Fotocopia del RUT.

4. Pasado judicial.

5. Certificado de antecedentes fiscales expedido por la contraloría General de la Nación.

6. Certificado actualizado de antecedentes Disciplinarios, expedido por la procuraduría General de la nación.

7. Fotocopia de la Cédula de ciudadanía.

8. Fotocopia de la tarjeta profesional (Si lo es).

9. Afiliación vigente a salud, Pensión (Esta debe ser mensual (ley 2800) por el tiempo de la orden, no se debe tener en cuenta los pagos). En caso de pensionado anexar copia del carnet y los pagos a salud se hacen al FOSYGA.

10. Afiliación vigente ARP (Esta debe ser mensual por el tiempo de la orden, no se debe tener en cuenta los pago) – Si lo requiere.

11. CUENTA DE COBRO (por cada pago que se le realice).

12. Fotocopia de la Libreta militar.

13. Cuando pasa más de 4SMMLV, se requiere póliza de de cumplimiento y calidad por el 20 % del total de la orden y 4 meses más.

14. Recibo de caja de póliza.

15. Hoja de vida con los respectivos soportes, títulos obtenidos y experiencia laboral (Sólo se solicita una vez por año o a menos que hay una novedad).

16. Informe de actividades (el resultado) ó acta de cumplimiento.

17. Propuesta o plan de actividades especificando el tiempo de ejecución (mínimo dos).

18. Carta en que se manifieste no estar inhabilitado para contratar (EN CASO QUE NO FIRME LA ORDEN).

19. CARTA DE ACEPTACION DE LA ORDEN (EN CASO QUE NO FIRME ORDEN).

20. Informe de oportunidad y conveniencia emitido por el director del proyecto (Si lo requiere).

21. Acta de Verificación.

22. Certificado bancario con el No. De la cuenta

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