ENCUESTA PARA UN CONCEJO COMUNAL

Vaya por delante que buena parte de mi jornada laboral consiste en asistir a reuniones y/o convocarlas y organizarlas y, quizás sea por eso, las odio especialmente o, maticemos, odio perder el tiempo en las mismas. Lamentablemente esto último es algo más frecuente de lo que se pueda uno imaginar.

Si queremos ser productivos hemos de guardar nuestra cartera de los ladrones de tiempo principales. En mi caso, mis ladrones de tiempo más comunes son: las reuniones, el teléfono, y las interrupciones imprevistas. El email es otra herramienta que muchos catalogarían como ladrón de tiempo pero, al menos en mi caso, no lo es ya que es la principal herramienta de trabajo y lo tengo “medianamente controlado”.

Centrémonos hoy en las reuniones. Cuando analizamos el tiempo que dedicamos a reunirnos, hay cuatro criterios que no deberíamos perder de vista:

1. Optimizar el número de reuniones.

Una reunión tiene un elevadísimo coste para la organización ya que hay que multiplicarlo por el número de asistentes. Optimizar el tiempo invertido en reuniones es un elemento de ahorro y de aumento de la productividad y, en consecuencia, de aumento del beneficio empresarial.

2. Optimizar la duración de las reuniones.

Reuniones que superen los noventa minutos se han demostrado altamente inefectivas ya que la atención de los asistentes decae hasta un límite que convierte la reunión en improductiva. Si no tienes más remedio que superar los noventa minutos de duración, planea descansos de diez minutos.

3. Optimizar el número de asistentes a la reunión.

Como organizador pregúntate a quién vas a convocar y el motivo. Si una persona no es crítica para la reunión convócale en opcional o limítate a informarle de que se va a celebrar la reunión y a quién de su departamento has convocado explicándole los motivos de tu elección. Un asistente a una reunión que no debería estar en la misma es un peligro para el desarrollo de la misma ya que podría intentar justificar su presencia con intervenciones que dinamitarán la mismo. Esto aplica especialmente a los “jefes”.

4. Documentar las conclusiones y fijar las acciones a llevar a cabo.

La redacción del acta de reunión es fundamental. Y debe recoger dos cosas: los acuerdos y las acciones pendientes. Lo demás es accesorio. De hecho si en lugar de un acta escribimos una novela el resultado será que no la leerá nadie. Un acta debe ser, ante todo, una herramienta y no una obligación que se convierta en papel mojado.

Desde el punto de vista del organizador de la reunión, he construido un pequeño guión que recoge los criterios citados. Para ello he dividido la labor de organización de la reunión en tres momentos en el tiempo: antes, durante y tras la reunión.

a) Antes de la reunión.

a.1 – Definir el propósito de la reunión. ¿Hay alternativas a la reunión?

Es fundamental llegar a la conclusión razonada de que la reunión es “inevitable”. Si algo se puede resolver por teléfono o correo o con una breve visita a uno o más de los asistentes es que la reunión no es necesaria. Evítala a toda costa.

a.2 – Revisar las acciones pendientes de la anterior reunión.

Si la reunión es de tipo “seguimiento” y tiene una periodicidad es fundamental que cuando te pongas a planificar la siguiente tengas en cuenta las acciones pendientes del grupo. Un breve repaso debería ser suficiente ya que dichas acciones deberían haber formado parte de tu sistema GTD al terminar la anterior y deberían estar siendo perseguidas desde ese momento.

No obstante, se hace necesario un “balance de situación”.

a.3 – Elaborar el orden del día.

Un orden del día se compone básicamente de:

- Los puntos a tratar en la reunión.

- La persona que expondrá cada unos de esos puntos.

- El tiempo dedicado a cada punto.

No hay que hacer nada muy sofisticado, todo el mundo sabe hacer una tabla de tres columnas.

Personalmente acostumbro a incluir el orden del día en la propia convocatoria de la reunión junto con las acciones pendientes de la anterior reunión si las hay.

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